Réunion ce lundi ! Encore ?

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Vous avez le ventre qui grogne, les yeux qui ont de plus en plus de mal à rester ouverts et la nuque tendue ? Pas de doute vous souffrez d’une réunion qui s’éternise. Vous avez toute ma compassion… Marre de devoir subir ces réunions hebdomadaires qui durent plus de deux heures et qui n’aboutissent finalement à pas grand chose ? Je suis loin d’avoir la solution miracle pour assurer à coup sûr une réunion performante, mais je vous propose dans cet article de tout d’abord vous rappeler les bonnes pratiques en matière de conduite de réunion, avant de vous présenter cinq idées originales pour rendre ces temps d’échanges et de prise de décision plus intéressants et productifs.

A chaque réunion sa configuration, guide des bonnes pratiques :

Réunions de Floriane-Marielle JOB

5 idées pour twister vos réunions :

1 – Changer d’air

La salle de réunion commence à vous oppresser, la seule idée de devoir vous y rendre vous fait bailler d’avance ? Changez de lieu ! Essayez de vous réunir dans votre espace de pause autour d’un café, dans vos espaces publics lorsque vous êtes fermés ou mieux allez prendre l’air. Nilofer Merchant dans une conférence TED passionnante nous propose de faire nos réunions en marchant, un moyen imparable pour être plus créatif et pour lutter contre les effets néfastes d’une position trop statique au travail. Alors on part marcher ?

2 – S’appuyer sur de nouveaux outils

Un projet à créer ou une solution à trouver lors d’une réunion ? Sortez vos post-it et enclenchez une session de tempête dans le cerveau. En permettant à tous les participants d’inscrire leur idée sur papier on permet de lever l’autocensure due à la prise de parole. Vous pouvez ensuite afficher les réponses sur un tableau en les hiérarchisant et en formant des typologies, ce qui vous permettra de mieux cerner le problème.

Une alternative pour ceux qui en on marre de voir leur budget post-it exploser, les cartes heuristiques. Celles-ci permettent une représentation graphique des processus de pensée en faisant un lien entre un concept et les idées qui y sont associées. On note le problème au centre d’une feuille puis l’on se lance dans des branches permettant de traiter les différentes thématiques qui en découlent. On fait circuler la feuille entre les participants et on obtient à la fin une meilleure cartographie du sujet qui nous occupe. Pour en savoir plus sur comment se lancer dans les cartes heuristiques (mind mapping en anglais) vous pouvez consulter le MOOC gestion de projet.

Envie d’aller plus loin en matière de visualisation ? Si parmi vos équipes vous avez un collègue qui fait toujours de petits dessins sur son bloc note ou si vous même vous avez envie de dessiner, lancez-vous dans la facilitation graphique. Le sketchnote, ce n’est pas seulement esthétique, c’est aussi un outil efficace car la visualisation de manière colorée permet de mieux mémoriser et de résoudre des problèmes plus facilement. Pour vous former à la facilitation graphique, je vous conseille d’aller faire un tour sur Youtube ou de suivre sur les réseaux sociaux #sketchnote. Pour ceux qui préfèrent un bon manuel, je vous conseille Le guide avancé du sketchnote de Mike Rohde (Eyrolles, 2017) avec en contributrice Magalie Le Gall bien connue du monde des bibliothèques.

3 – Encourager la participation

Pas facile de libérer la parole en réunion, pression vis-à-vis de la hiérarchie, peur du ridicule, petite forme… autant de raisons qui peuvent conduire l’animateur de la réunion à se sentir un peu seul.

Pour encourager la participation des personnes conviées à la réunion, il est intéressant d’inviter en amont une ou plusieurs personnes à présenter un des sujets inscrits à l’ordre du jour. On leur propose alors de faire une présentation courte de 2-3 minutes pour faire le point sur ce qui a été fait, ce qui reste à faire et sur les difficultés. Les personnes qui interviennent ont donc le temps de se préparer en amont de la réunion et se sentiront ainsi plus en confiance.

Afin d’évaluer l’état d’esprit des participants en début de session pourquoi ne pas leur faire dessiner un smiley révélant leur état d’esprit. Ce petit exercice permettra d’identifier les participants qui peuvent être moteurs dès le début de la réunion et d’avoir une attention particulière pour les personnes inquiètes ou en colère. On refait le même exercice en fin de réunion afin de voir si l’état d’esprit à changé et si la plupart des personnes quittent la table satisfaites.

En introduction et tout au long du déroulement de la réunion encouragez le retour verbal sur vos propositions. Si vous animez une réunion avec de nombreux participants, invitez les gens à se signaler d’un geste de la main. En créant un climat de confiance et en instaurant des principes de respect de la parole de chacun, il y a plus de chance que les langues se délient.

Pour favoriser le débat vous pouvez aussi essayer la méthode des 6 chapeaux développée par Edward de Bono dans son ouvrage Six chapeaux pour penser (Interéditions, 1987) qui invite les participants à endosser un point de vue différent sur un sujet en portant un des six chapeaux, chaque couleur correspondant à une attitude/posture différente : le blanc pour la neutralité, le rouge pour les émotions, le vert pour la créativité, le noir pour le pessimisme, le jaune pour l’optimisme et le bleu pour l’organisation. Cet outil permet à chacun de s’exprimer plus librement tout en abordant la situation sous des angles différents afin d’aboutir à une solution plus complète.

4 – Privilégier la concentration

La concentration est devenue une ressource rare. Nous sommes constamment sollicités et abreuvés d’un flot continu d’information. Ces éléments ne sont pas propices à la prise de décision. Aussi je vous propose d’essayer le temps de la réunion l’exercice de la déconnexion. On dépose tous son téléphone, on limite le recours aux connexions internet et on se concentre. La déconnexion doit avoir comme contre partie une réunion plus courte, on est 100% concentrés et dans 45 minutes la réunion est clôturée !

5 – Des invités extérieurs, pourquoi pas ?

Que vous travailliez sur un nouveau projet ou que vous cherchiez à construire de nouveaux partenariats, pourquoi ne pas inviter des personnes extérieures à vos services à intervenir en réunion ? C’est l’occasion parfaite pour cet invité de marque de vous présenter les projets qu’il porte ou les solutions qu’il a pu trouver à un problème. En tant qu’observateur neutre, l’invité peut également donner un avis riche en enseignement lors de vos débats internes. Pensez-y !

Vous avez mis en place d’autres dispositifs intéressants pour dynamiser vos réunions ? Faites-nous en part dans la section commentaire !

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