Aux bons ouvriers, les bons outils !

Je ne vais rien vous apprendre en écrivant, qu’en tant que manager, il faut constamment jongler entre différents sujets et différentes temporalités. Lorsque les to-do-list s’allongent, il dévient parfois difficile de faire une vraie coupure lorsque l’on ferme la porte de son bureau. Le soir venu il vient parfois à l’esprit tout un tas de choses à ajouter à cette pile de dossiers, tous plus urgents les uns que les autres.

Dans cet article promis depuis quelques temps, je passe en revue les outils qui m’aident au quotidien à rester autant organisée et zen que possible (toutes choses égales par ailleurs).

1 – Quand le bullet journal vient à la rescousse

Voilà trois ans que ce petit carnet me rend la vie plus facile. Je ne vais pas ici me lancer dans une description de comment faire un bullet journal, si cela vous intéresse je vous conseille ce blog et cette vidéo pour vous accompagner dans vos premiers pas. La technique du bullet journal est une réponse d’un designer face aux limites que rencontrent les systèmes traditionnels d’organisation, sous forme de liste de tâches ou d’agenda papier. L’idée est de regrouper dans un seul cahier toutes les tâches que vous planifiez avec la possibilité d’avoir une vue mois par mois, semaine par semaine et jour par jour. Si vous avez une action à accomplir qui vous vient en tête mais qui n’est à faire que le mois prochain ou dans dix jours, pas besoin de l’ajouter à votre to-do-list, inscrivez là directement dans la colonne du mois ou du jour correspondant. Cet outil m’a vraiment permis d’alléger cette fameuse charge mentale que j’avais, et d’arrêter de ressasser la liste des choses à faire que je ne voulais pas oublier, que ce soit professionnelle ou personnelle.

J’ai longtemps eu un seul bullet journal avec une séparation par jour entre les tâches professionnelles et les tâches personnelles, je suis désormais passée à un bullet journal personnel, sur lequel j’inscris jusqu’à la plus petite des tâches (comme sortir les poubelles ou faire les courses) et mon bullet journal professionnel pour le suivis des différents dossiers et la vie du service. Le principe est de créer son propre bullet journal, (même si j’avoue avoir fait une incartade et acheté un modèle tout fait chez Panda planner tentative que je ne recommande pas), afin d’adapter la structuration à ses propres besoins. Mon conseil principal lorsqu’il s’agit du bullet journal est : n’essayer pas à tout pris d’en faire un objet esthétique, il doit rester pratique et ce n’est vraiment pas la fin du monde si vous finissez par écrire avec plein de stylos différents dedans. Mon bullet journal me sert à noter presque tout, sauf ma liste de course que je garde dans mon téléphone pour être certaine de toujours l’avoir sur moi au moment où je décide d’aller faire quelques achats.

2 – Un agenda en ligne qui vous permet d’avoir à la fois une vision de vos rendez-vous personnels et professionnels

Il n’y a rien de plus rassurant quand on commence sa journée que de savoir que tous les détails concernant son déroulement sont inscrits dans son agenda : rendez-vous à 9h ici avec Mme X sur tel sujet, réunion avec tels participants avec tel ordre du jour, déjeuner à l’extérieur, réception de colis, rendez-vous médical, verre avec les copains etc… Que vous utilisiez Google agenda, Ical, Outlook ou d’autres solutions de synchronisation, l’important est que vous puisiez y accéder depuis l’ensemble des outils que vous utilisez : téléphone, ordinateur ou tablette. Si vous ne voulez pas être dérangé par les demandes d’invitation à des rendez-vous sur votre téléphone personnel, pas de soucis vous pouvez facilement désactiver cette fonction.

3 – Adieu cahiers et documents de traitement de texte, bonjour One note (ou Evernote pour ceux qui le souhaitent) !

Quand j’ai commencé à travailler, le must de l’organisation c’était un grand cahier dans lequel chaque jour je notais la date et les différentes tâches réalisées ou les notes prises lors de réunions. Cette technique a le mérite de rassembler sur un seul support l’ensemble des sujets traités. Mais lorsqu’il fallait effectuer une recherche sur un point précis, il était nécessaire de se remémorer la date exacte à laquelle cela avait été inscrit puis tourner frénétiquement les pages, à moins que l’on se soit lancé dans un système sophistiqué d’onglets avec des petits post-it. Evidemment un cahier ne durait pas l’année alors les recherches devenaient de plus en plus périlleuses au fur et à mesure que leur nombre grandissait.

Une autre alternative consiste évidemment à ouvrir un document de traitement de texte par dossier ou sujet suivis, chaque document est ensuite archivé dans une arborescence qu’il faut avoir bien conçu. Mais soyons honnête, rare sont les journées ou les réunions où l’on aborde un seul sujet à la fois, ce qui implique de constamment naviguer entre plusieurs documents et de savoir où tout est rangé.

Face aux déceptions rencontrées avec ces deux systèmes, la réponse m’est venue d’une collègue et amie Emilie Thilliez-Fernandes qui m’a présenté One note de la suite Office de Microsoft et toutes se potentialités pour organiser son travail et assurer un suivis aussi facile que possible. Le principe de One note reprend le concept de carnet ou de classeur dans lequel on inscrit toutes ses notes avec des groupements de section, des sections et des pages. Pour suivre tous les dossiers de l’année en cours, j’ouvre un nouveau bloc-notes, je l’organise en groupements de sections pour les gros chantiers, subdivisés en sections dans lesquelles j’inscris mes notes, compte-rendus de réunion et idées au fur et à mesure. Cet outil me permet de remédier aux limites des deux systèmes précédents grâce à : la facilité de recherche avec la touche magique Ctrl+F et la possibilité de naviguer d’un dossier et d’un sujet avec les onglets. One note propose des sauvegardes en ligne sur One drive (ce qui permet une consultation multi-supports) et peut également être un outil collaboratif avec la possibilité de le partager avec des collègues pour travailler sur un projet. Windows vous donne des boutons ? Une alternative à One note existe avec Evernote qui propose le même type de solution pour s’organiser avec en plus quelques outils supplémentaires comme la possibilité de tagguer ses écrits pour faire un archivage thématique des différentes prises de notes, pour en savoir plus je vous conseille le podcast de Michael Hyatt sur ce sujet.

A lire ces lignes on pourrait facilement croire que l’industrie de la papeterie est en passe de perdre une de ces plus fervente cliente, pour l’anecdote je vous rassure, je continue à utiliser mes carnets pour tous mes projets extra-professionnels comme ce blog ou d’autres aventures à venir !

Voici pour ce court article qui j’espère vous aura donné quelques pistes pour vous faciliter votre organisation au quotidien. Vous connaissez d’autres outils qui vous facilitent la vie ? Partagez vos astuces en commentaire !