PowerPoint m’a tuer* !

Vous avez vous aussi, souffert pendant des heures à écouter parler un conférencier qui ne faisait que lire ses slides et vous paniquiez à l’idée d’en être à la diapositive 49 sur 290 ? Les pavés de textes et les schémas incompréhensibles vous donnent encore de l’urticaire et l’idée de devoir à votre tour imposer le même cauchemar à vos équipes ou à votre hiérarchie vous brise le cœur ? Si vous vous reconnaissez dans ce paragraphe, alors cet article est fait pour vous ! Avoir un support visuel en réunion est loin d’être une obligation, lorsque l’on est bon orateur et percutant. Seulement ce n’est pas tous notre cas… Il faut aussi considérer que les présentations permettent de retenir l’attention des personnes qui ont une mémoire plus visuelle qu’auditive. De plus l’évolution des us et coutumes managériaux fait désormais qu’arriver avec une présentation est quasiment un pré-requis. Alors comment ne pas tomber dans le travers des slides qui finissent par être une glose illisible ? Dans cet article je vous présente quelques idées pour améliorer vos présentations en réunion. Notez que non je ne parlerais pas de Prezi, car oui j’ai un problème d’oreille interne et donc ce programme me donne à chaque fois le mal de mer.

La méthode Pecha Kucha

Une image vaut mille mots, dit le proverbe. C’est exactement l’idée derrière le concept, certes un peu extrême, de Pecha Kucha. Le principe : diffuser une série de 20 images pour une durée de 20 secondes chacune qui viennent ainsi rythmer une présentation nécessairement courte. S’il ne vous est pas possible de faire tenir votre propos dans un peu plus de six minutes, vous pouvez au moins garder l’idée d’illustrer simplement chaque axe de votre speech par une image. Je ne vais pas encore ramener les conférences TED sur le tapis, mais c’est exactement le modèle de présentation graphique recommandé par leurs coachs aux différents speaker.

Piktochart

Envie de malgré tout mettre quelques mots de texte ? Piktochart, dans sa version gratuite et en ligne, vous permet de créer de belles présentations, illustrées grâce à leur banque d’images et de pictogrammes qui permettent de venir renforcer la force de vos propos. L’application est plus maniable et offre plus d’options que le site Canva. La promotion Gerda Taro et Robert Capa de conservateurs de bibliothèques est une ardente pratiquante de ce logiciel qui permet de mettre toute sa créativité au service de son projet.

Les planches

Les amateurs de séries télé se rappellerons peut-être des planches d’intention que présentent les créatifs pubards dans la série Mad Men. Pas besoin de siroter un verre de bourbon à deux heures de l’après-midi pour avoir le droit de créer de belles présentations que l’on peut accrocher directement dans la salle de réunion (oh la belle œuvre d’art) ! Ce support est particulièrement adapté pour une restitution de groupes de travail car il permet à chaque sous-groupe de construire un panneau qu’il présentera par la suite. L’idée, c’est sur un support en carton plume ou rigide, de coller des images et graphiques ou carrément de dessiner pour illustrer son sujet. C’est l’idéal pour mobiliser les personnes kinesthésiques.

Si avec cela vous n’avez pas trouvé de quoi mettre fin à la fameuse « pensée Powerpoint » et à l’hégémonie de Microsoft sur nos réunions, je rend mon tablier ! Si cet article vous a plu, je vous présenterai prochainement quelques idées pour faciliter le compte-rendu de réunion.

Des idées à nous faire partager ? N’hésitez pas à partager vos expériences dans les commentaires ou sur les réseaux sociaux !

Pour aller plus loin :

Franck Frommer, La pensée PowerPoint. Enquête sur ce logiciel qui rend stupide, La Découverte, coll. « Cahiers libres », 2010, 260 p.

Réunion ce lundi ! Encore ?

Vous avez le ventre qui grogne, les yeux qui ont de plus en plus de mal à rester ouverts et la nuque tendue ? Pas de doute vous souffrez d’une réunion qui s’éternise. Vous avez toute ma compassion… Marre de devoir subir ces réunions hebdomadaires qui durent plus de deux heures et qui n’aboutissent finalement à pas grand chose ? Je suis loin d’avoir la solution miracle pour assurer à coup sûr une réunion performante, mais je vous propose dans cet article de tout d’abord vous rappeler les bonnes pratiques en matière de conduite de réunion, avant de vous présenter cinq idées originales pour rendre ces temps d’échanges et de prise de décision plus intéressants et productifs.

A chaque réunion sa configuration, guide des bonnes pratiques :

Réunions de Floriane-Marielle JOB

5 idées pour twister vos réunions :

1 – Changer d’air

La salle de réunion commence à vous oppresser, la seule idée de devoir vous y rendre vous fait bailler d’avance ? Changez de lieu ! Essayez de vous réunir dans votre espace de pause autour d’un café, dans vos espaces publics lorsque vous êtes fermés ou mieux allez prendre l’air. Nilofer Merchant dans une conférence TED passionnante nous propose de faire nos réunions en marchant, un moyen imparable pour être plus créatif et pour lutter contre les effets néfastes d’une position trop statique au travail. Alors on part marcher ?

2 – S’appuyer sur de nouveaux outils

Un projet à créer ou une solution à trouver lors d’une réunion ? Sortez vos post-it et enclenchez une session de tempête dans le cerveau. En permettant à tous les participants d’inscrire leur idée sur papier on permet de lever l’autocensure due à la prise de parole. Vous pouvez ensuite afficher les réponses sur un tableau en les hiérarchisant et en formant des typologies, ce qui vous permettra de mieux cerner le problème.

Une alternative pour ceux qui en on marre de voir leur budget post-it exploser, les cartes heuristiques. Celles-ci permettent une représentation graphique des processus de pensée en faisant un lien entre un concept et les idées qui y sont associées. On note le problème au centre d’une feuille puis l’on se lance dans des branches permettant de traiter les différentes thématiques qui en découlent. On fait circuler la feuille entre les participants et on obtient à la fin une meilleure cartographie du sujet qui nous occupe. Pour en savoir plus sur comment se lancer dans les cartes heuristiques (mind mapping en anglais) vous pouvez consulter le MOOC gestion de projet.

Envie d’aller plus loin en matière de visualisation ? Si parmi vos équipes vous avez un collègue qui fait toujours de petits dessins sur son bloc note ou si vous même vous avez envie de dessiner, lancez-vous dans la facilitation graphique. Le sketchnote, ce n’est pas seulement esthétique, c’est aussi un outil efficace car la visualisation de manière colorée permet de mieux mémoriser et de résoudre des problèmes plus facilement. Pour vous former à la facilitation graphique, je vous conseille d’aller faire un tour sur Youtube ou de suivre sur les réseaux sociaux #sketchnote. Pour ceux qui préfèrent un bon manuel, je vous conseille Le guide avancé du sketchnote de Mike Rohde (Eyrolles, 2017) avec en contributrice Magalie Le Gall bien connue du monde des bibliothèques.

3 – Encourager la participation

Pas facile de libérer la parole en réunion, pression vis-à-vis de la hiérarchie, peur du ridicule, petite forme… autant de raisons qui peuvent conduire l’animateur de la réunion à se sentir un peu seul.

Pour encourager la participation des personnes conviées à la réunion, il est intéressant d’inviter en amont une ou plusieurs personnes à présenter un des sujets inscrits à l’ordre du jour. On leur propose alors de faire une présentation courte de 2-3 minutes pour faire le point sur ce qui a été fait, ce qui reste à faire et sur les difficultés. Les personnes qui interviennent ont donc le temps de se préparer en amont de la réunion et se sentiront ainsi plus en confiance.

Afin d’évaluer l’état d’esprit des participants en début de session pourquoi ne pas leur faire dessiner un smiley révélant leur état d’esprit. Ce petit exercice permettra d’identifier les participants qui peuvent être moteurs dès le début de la réunion et d’avoir une attention particulière pour les personnes inquiètes ou en colère. On refait le même exercice en fin de réunion afin de voir si l’état d’esprit à changé et si la plupart des personnes quittent la table satisfaites.

En introduction et tout au long du déroulement de la réunion encouragez le retour verbal sur vos propositions. Si vous animez une réunion avec de nombreux participants, invitez les gens à se signaler d’un geste de la main. En créant un climat de confiance et en instaurant des principes de respect de la parole de chacun, il y a plus de chance que les langues se délient.

Pour favoriser le débat vous pouvez aussi essayer la méthode des 6 chapeaux développée par Edward de Bono dans son ouvrage Six chapeaux pour penser (Interéditions, 1987) qui invite les participants à endosser un point de vue différent sur un sujet en portant un des six chapeaux, chaque couleur correspondant à une attitude/posture différente : le blanc pour la neutralité, le rouge pour les émotions, le vert pour la créativité, le noir pour le pessimisme, le jaune pour l’optimisme et le bleu pour l’organisation. Cet outil permet à chacun de s’exprimer plus librement tout en abordant la situation sous des angles différents afin d’aboutir à une solution plus complète.

4 – Privilégier la concentration

La concentration est devenue une ressource rare. Nous sommes constamment sollicités et abreuvés d’un flot continu d’information. Ces éléments ne sont pas propices à la prise de décision. Aussi je vous propose d’essayer le temps de la réunion l’exercice de la déconnexion. On dépose tous son téléphone, on limite le recours aux connexions internet et on se concentre. La déconnexion doit avoir comme contre partie une réunion plus courte, on est 100% concentrés et dans 45 minutes la réunion est clôturée !

5 – Des invités extérieurs, pourquoi pas ?

Que vous travailliez sur un nouveau projet ou que vous cherchiez à construire de nouveaux partenariats, pourquoi ne pas inviter des personnes extérieures à vos services à intervenir en réunion ? C’est l’occasion parfaite pour cet invité de marque de vous présenter les projets qu’il porte ou les solutions qu’il a pu trouver à un problème. En tant qu’observateur neutre, l’invité peut également donner un avis riche en enseignement lors de vos débats internes. Pensez-y !

Vous avez mis en place d’autres dispositifs intéressants pour dynamiser vos réunions ? Faites-nous en part dans la section commentaire !

Rester inspiré pour être inspirant ?

3 idées pour un nouveau souffle de créativité en 2018

Vous pensez avoir tout essayé pour rester inspiré dans votre pratique quotidienne de manager. Vous consultez tous les matins votre agrégateur de flux RSS que vous avez choisi avec soin et dont vous avez vous même fait la curation. Vous êtes actifs sur les réseaux professionnels et vous rendez au moins une fois par an à une grand messe des managers de votre profession afin de vous nourrir d’idées nouvelles. Pourtant rien à faire lorsque vous vous retrouvez confronté à un problème d’organisation ou que vous voulez monter un nouveau projet, vous ne pouvez pas vous empêcher de penser au fond de vous que vous êtes sans doute en train de reproduire des recettes éculées.

Comment retrouver l’envie et dénicher des idées innovantes ? Voici quelques pistes pour booster votre créativité !

1 – Une conférence TED tu visionneras

En panne d’idées neuves ? Tournez-vous vers les vidéos des conférences TED qui permettent une diffusion des avancées dans de larges champs de la connaissance.

En 15 minutes vous pourrez découvrir un nouveau sujet et en retirer sûrement de nouvelles façons de travailler ou tout simplement un nouveau souffle d’inspiration ! Je vous conseille de brancher vos écouteurs et de commencer par la playlist de 10 conférences TED pour manager ou en suivant la sélection Travailler mieux !

2 – À des podcasts tu t’abonneras

Vous n’avez pas le temps de lire un livre sur le management d’équipe ou d’assister à un énième séminaire de travail ? Pas de soucis, les podcasts sont là pour vous ! Abonnez-vous ou téléchargez les épisodes qui aiguisent votre curiosité et écoutez-les dans les transports en commun, en faisant la vaisselle ou pourquoi pas pendant votre jogging dominical.

Pour les anglophones, la planète podcast est vaste et il y a de quoi satisfaire quasiment toutes les demandes. Je vous propose donc ici une sélection qui est loin d’être exhaustive :

- What Great Bosses Know – Jill Geisler vous apporte son expérience si vous êtes à la recherche de conseils pour votre management au quotidien,
- Extreme productivity – Kevin Kruse vous dévoile dans son émission ses conseils pour améliorer votre productivité,
- Office Hours – un programme de Dan Pink qui propose une interview d’une heure pour en savoir plus sur le parcours de manager ou de dirigeants ayant connus des succès mais qui ont aussi fait face à des obstacles, ce podcast est idéal pour relativiser ses propres difficultés,
- This is your Life – Michael Hyatt propose des outils de développement personnel pour managers.

Côté francophone l’offre est encore en développement, mais je vous conseille malgré tout de suivre sur les plateformes de podcast de votre choix Outils du Manager qui propose de traiter chaque semaine une thématique en lien avec les préoccupations des encadrants allant de la gestion d’équipe à l’organisation efficiente de son travail. Le site Je suis manager propose également quelques podcast en ligne qui couvrent les thèmes fondamentaux du travail d’équipe.

3 – D’autres milieux professionnels tu fréquenteras

Rien de plus revigorant que de se rendre à une conférence ou une rencontre de professionnels d’un secteur… différent !

Allez, à titre d’exemple, faire un tour du côté du monde de l’entreprenariat. Je garde de mon côté un bon souvenir et pleins de bonnes idées d’une conférence sur l’entreprenariat culturel féminin organisé au 104 à Paris et qui m’avait revigoré. Les grandes villes comme les moyennes proposent souvent des rencontres ou des conférences programmées par des organisations professionnelles. Assister à une conférence donnée par des architectes sur Construire les villes de demain m’a permis de me donner de nouvelles perspectives dans ma propre pratique professionnelle. Si ce genre d’événements n’est pas pour vous, pourquoi ne pas essayer une application comme Shapr qui met en relation des professionnels afin d’échanger sur leurs projets et enjeux de demain.

En sommes, vous l’aurez compris, pour retrouver l’inspiration il faut savoir prendre du temps pour soi et rester curieux de tout ! Et vous, dîtes-moi en commentaire ce qui vous permet de rester inspiré au quotidien ?