Auteur/autrice : Floriane-Marielle JOB

Aux bons ouvriers, les bons outils !

Je ne vais rien vous apprendre en écrivant, qu’en tant que manager, il faut constamment jongler entre différents sujets et différentes temporalités. Lorsque les to-do-list s’allongent, il dévient parfois difficile de faire une vraie coupure lorsque l’on ferme la porte de son bureau. Le soir venu il vient parfois à l’esprit tout un tas de choses à ajouter à cette pile de dossiers, tous plus urgents les uns que les autres.

Dans cet article promis depuis quelques temps, je passe en revue les outils qui m’aident au quotidien à rester autant organisée et zen que possible (toutes choses égales par ailleurs).

1 – Quand le bullet journal vient à la rescousse

Voilà trois ans que ce petit carnet me rend la vie plus facile. Je ne vais pas ici me lancer dans une description de comment faire un bullet journal, si cela vous intéresse je vous conseille ce blog et cette vidéo pour vous accompagner dans vos premiers pas. La technique du bullet journal est une réponse d’un designer face aux limites que rencontrent les systèmes traditionnels d’organisation, sous forme de liste de tâches ou d’agenda papier. L’idée est de regrouper dans un seul cahier toutes les tâches que vous planifiez avec la possibilité d’avoir une vue mois par mois, semaine par semaine et jour par jour. Si vous avez une action à accomplir qui vous vient en tête mais qui n’est à faire que le mois prochain ou dans dix jours, pas besoin de l’ajouter à votre to-do-list, inscrivez là directement dans la colonne du mois ou du jour correspondant. Cet outil m’a vraiment permis d’alléger cette fameuse charge mentale que j’avais, et d’arrêter de ressasser la liste des choses à faire que je ne voulais pas oublier, que ce soit professionnelle ou personnelle.

J’ai longtemps eu un seul bullet journal avec une séparation par jour entre les tâches professionnelles et les tâches personnelles, je suis désormais passée à un bullet journal personnel, sur lequel j’inscris jusqu’à la plus petite des tâches (comme sortir les poubelles ou faire les courses) et mon bullet journal professionnel pour le suivis des différents dossiers et la vie du service. Le principe est de créer son propre bullet journal, (même si j’avoue avoir fait une incartade et acheté un modèle tout fait chez Panda planner tentative que je ne recommande pas), afin d’adapter la structuration à ses propres besoins. Mon conseil principal lorsqu’il s’agit du bullet journal est : n’essayer pas à tout pris d’en faire un objet esthétique, il doit rester pratique et ce n’est vraiment pas la fin du monde si vous finissez par écrire avec plein de stylos différents dedans. Mon bullet journal me sert à noter presque tout, sauf ma liste de course que je garde dans mon téléphone pour être certaine de toujours l’avoir sur moi au moment où je décide d’aller faire quelques achats.

2 – Un agenda en ligne qui vous permet d’avoir à la fois une vision de vos rendez-vous personnels et professionnels

Il n’y a rien de plus rassurant quand on commence sa journée que de savoir que tous les détails concernant son déroulement sont inscrits dans son agenda : rendez-vous à 9h ici avec Mme X sur tel sujet, réunion avec tels participants avec tel ordre du jour, déjeuner à l’extérieur, réception de colis, rendez-vous médical, verre avec les copains etc… Que vous utilisiez Google agenda, Ical, Outlook ou d’autres solutions de synchronisation, l’important est que vous puisiez y accéder depuis l’ensemble des outils que vous utilisez : téléphone, ordinateur ou tablette. Si vous ne voulez pas être dérangé par les demandes d’invitation à des rendez-vous sur votre téléphone personnel, pas de soucis vous pouvez facilement désactiver cette fonction.

3 – Adieu cahiers et documents de traitement de texte, bonjour One note (ou Evernote pour ceux qui le souhaitent) !

Quand j’ai commencé à travailler, le must de l’organisation c’était un grand cahier dans lequel chaque jour je notais la date et les différentes tâches réalisées ou les notes prises lors de réunions. Cette technique a le mérite de rassembler sur un seul support l’ensemble des sujets traités. Mais lorsqu’il fallait effectuer une recherche sur un point précis, il était nécessaire de se remémorer la date exacte à laquelle cela avait été inscrit puis tourner frénétiquement les pages, à moins que l’on se soit lancé dans un système sophistiqué d’onglets avec des petits post-it. Evidemment un cahier ne durait pas l’année alors les recherches devenaient de plus en plus périlleuses au fur et à mesure que leur nombre grandissait.

Une autre alternative consiste évidemment à ouvrir un document de traitement de texte par dossier ou sujet suivis, chaque document est ensuite archivé dans une arborescence qu’il faut avoir bien conçu. Mais soyons honnête, rare sont les journées ou les réunions où l’on aborde un seul sujet à la fois, ce qui implique de constamment naviguer entre plusieurs documents et de savoir où tout est rangé.

Face aux déceptions rencontrées avec ces deux systèmes, la réponse m’est venue d’une collègue et amie Emilie Thilliez-Fernandes qui m’a présenté One note de la suite Office de Microsoft et toutes se potentialités pour organiser son travail et assurer un suivis aussi facile que possible. Le principe de One note reprend le concept de carnet ou de classeur dans lequel on inscrit toutes ses notes avec des groupements de section, des sections et des pages. Pour suivre tous les dossiers de l’année en cours, j’ouvre un nouveau bloc-notes, je l’organise en groupements de sections pour les gros chantiers, subdivisés en sections dans lesquelles j’inscris mes notes, compte-rendus de réunion et idées au fur et à mesure. Cet outil me permet de remédier aux limites des deux systèmes précédents grâce à : la facilité de recherche avec la touche magique Ctrl+F et la possibilité de naviguer d’un dossier et d’un sujet avec les onglets. One note propose des sauvegardes en ligne sur One drive (ce qui permet une consultation multi-supports) et peut également être un outil collaboratif avec la possibilité de le partager avec des collègues pour travailler sur un projet. Windows vous donne des boutons ? Une alternative à One note existe avec Evernote qui propose le même type de solution pour s’organiser avec en plus quelques outils supplémentaires comme la possibilité de tagguer ses écrits pour faire un archivage thématique des différentes prises de notes, pour en savoir plus je vous conseille le podcast de Michael Hyatt sur ce sujet.

A lire ces lignes on pourrait facilement croire que l’industrie de la papeterie est en passe de perdre une de ces plus fervente cliente, pour l’anecdote je vous rassure, je continue à utiliser mes carnets pour tous mes projets extra-professionnels comme ce blog ou d’autres aventures à venir !

Voici pour ce court article qui j’espère vous aura donné quelques pistes pour vous faciliter votre organisation au quotidien. Vous connaissez d’autres outils qui vous facilitent la vie ? Partagez vos astuces en commentaire !

Processus : engageons la démarche !

Avez-vous déjà entendu parler de la démarche processus dans vos institutions culturelles ? Cette notion m’a longtemps été inconnue, jusqu’à ce que ma collègue et amie, Julie Caron-Vanesse, m’initie à cette approche et me conduise à m’inscrire à un MOOC sur le sujet. Pour être passée dans de nombreux services ayant des classeurs entiers de procédures à suivre, adopter la pensée processus a été une vraie révélation. Pour partager notre enthousiasme nous avons écrit, à quatre mains, un article dans le cadre de notre formation à l’Institut national des études territoriales.

Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, je laisse à ma co-auteure le soin de se présenter.

Retrouvez son profil complet sur LinkedIn.

Mettre les processus au service de la conduite du changement : l’exemple d’un schéma départemental de lecture publique

par Julie Caron-Vanesse et Floriane-Marielle Job

La démarche processus est peu connue au sein des organisations de lecture publique, voire même au sein des collectivités territoriales. Elles sont souvent utilisées par les contrôles de gestion et appréhendés uniquement à travers un prisme financier.

Il paraît important que les managers, et notamment les managers culturels, s’en saisissent pour piloter la politique publique dont ils ont la charge et tous les champs de leurs organisations.

Un processus ?

L’ISO 9000:2000 définit le processus comme un « ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie ».

On distingue plusieurs types de processus :

  • les processus opérationnels
    Ce sont les processus de réalisation, au cœur des métiers de l’organisation, comme par exemple le processus d’inscription d’un usager.
  • les processus support
    Ils sont les supports des processus de réalisation, comme par exemple celui du recrutement.
  • les processus de pilotage
    Ils réunissent les processus non indispensables à la réalisation, mais qui sont au service de la qualité et de la performance de l’organisation, comme par exemple : le processus d’évaluation.

Il existe des standards de modélisation de processus, au rang desquels norme de modélisation des processus métier (BPMN), qui permettent à tous les membres d’une organisation d’adopter un langage commun. La modélisation des processus métier peut être facilitée par l’utilisation de logiciels spécifiques, comme Bizagi Modeler ou Signavio.

Le processus d’élaboration d’une politique publique

L’élaboration d’une politique publique s’apparente à un processus de pilotage qui vise à transformer une vision politique en actions ayant un impact sur le territoire.

Le processus d’élaboration d’une politique publique se fonde sur les ambitions politiques qui sont nécessairement globales, pour aboutir aux réalisations concrètes.

Les interactions entre les acteurs rendent possibles des allers-retours, qui sont souvent souhaitables entre le niveau global et le niveau opérationnel, ne serait-ce que pour explorer les questions de faisabilité.

Le cas d’une politique de lecture publique départementale

Dans le panorama des bibliothèques, les médiathèques départementales ont la particularité d’élaborer et de mettre en œuvre des schémas de lecture publique (appelés également “plan”, ou “plan de développement”). Ils visent à transformer un discours politique en actions concrètes sur le territoire, soit un élément d’entrée en élément de sortie. Pourtant, ils ne sont souvent pas vécus comme tels par les bibliothèques départementales.

Une attention particulière a été portée sur les modalités de construction d’une politique de lecture publique, et ce qui a été l’occasion de travailler à sa modélisation.

Celle-ci permet de rendre perceptible cette nécessaire interaction entre le niveau stratégique et opérationnel dans l’élaboration d’une politique publique. La cartographie d’un processus ne vise pas à figer, mais uniquement à donner un aperçu partageable d’un déroulement ; le processus peut être (et doit être) la cible d’améliorations continues. Notre résultat, le fruit d’un contexte particulier, et sans doute perfectible, peut servir de base et s’adapter à d’autres situations professionnelles.

Pourquoi modéliser un processus ?

Les organisations de lecture publique connaissent déjà une forme de formalisation des différentes activités à travers les procédures. Mais il nous faut distinguer la notion de procédure, de celle de processus.

Les procédures décrivent la manière dont doivent être réalisée les tâches. Il s’agit souvent de documents textuels, qui entrent dans un fort niveau de détails ce qui les rend difficilement appropriables, alors que leur objectif premier était la simplification. La procédure est souvent écrite sans que le processus ait été pensé en amont. En raisonnant d’abord en terme de processus il est possible par la suite de décider, s’il est utile ou non, d’établir une procédure détaillée pour une tâche particulièrement sensible.

La cartographie d’un processus relève tant de la communication que de la structuration d’une activité.

La cartographie des processus a été utilisée comme une méthode de facilitation graphique et vise à rendre l’activité plus appropriable par les acteurs. Son utilisation a été expérimentée auprès de différents types de publics : élu.e.s, cadres, agents. Il s’agit d’un outil facilement compréhensible, bon support pour faire émerger les questionnements et donc lever les incompréhensions et travailler sur les incertitudes. Cette facilitation graphique apparaît comme un atout pour conduire le changement.

En termes de pilotage d’une activité, et au-delà de l’aspect communicationnel, la modélisation d’un processus est un outil pour corriger d’éventuels dysfonctionnements ou améliorer le processus global.

Une modélisation de processus n’est pas un rétroplanning. Ainsi, la cartographie décrit des enchaînements logiques et non des successions temporelles de tâches. En fonction des projets, la construction d’un rétroplanning en complément de la modélisation du processus sera donc une étape indispensable, notamment pour avoir une meilleure visibilité des délais.

Et après ?

En se dotant d’un outil de facilitation graphique tel que la cartographie des processus métiers, l’organisation se donne toutes les chances de conduire sans heurts le changement. Une fois la modélisation réalisée, les dysfonctionnements et/ou améliorations sont alors visibles par tous. Cette lisibilité permet de donner du sens au changement, en en partageant les clés de compréhension.

Envie de consulter d’autres publications tout aussi intéressantes ? Rendez-vous sur la nouvelle publication Culture et territoire de l’INET qui rassemble les articles et vidéos réalisés par la promotion Gerda Taro et Robert Capa.

Les processus au service de la conduite de changementTélécharger

Les secrets des équipes qui fonctionnent

Je sais ce qu’est une bonne équipe. J’ai eu la chance à travers mes expériences professionnelles de rencontrer des collectifs de travail qui m’ont permis de valider le fait que oui,  ensemble on va plus loin. Une équipe qui fonctionne bien, cela vous donne de l’énergie pour vous lever le matin malgré les difficultés qui peuvent advenir, parce qu’ensemble on est plus résilients et créatifs. Mais au final, qu’est-ce qui fait les grandes équipes ?

Je ne suis pas la première, ni même la dernière à me poser cette question, et heureusement d’ailleurs. Pour cet article je me suis donc plongée dans les productions sur ce sujet que vous retrouverez dans les notes plus bas.

S’il n’y a pas de recette miracle quant à la façon de créer un collectif de travail qui marche, l’expérience et la recension des beaux exemples permettent de faire ressortir les éléments importants dans la dynamique d’une équipe. En espérant que cela vous inspire en tant que manager!

NB : Évidemment dans cet article je ne rappellerai pas l’importance de connaître et d’être à l’écoute de chacun de ses collaborateurs, partant de l’idée que ce sont des principes de base pour toute équipe.

Créer votre propre mythologie

Dans nos institutions nous avons la chance de souvent être les héritiers d’une longue histoire, qu’on le veuille ou non elle fait partie de notre identité professionnelle. Première bibliothèque à avoir été informatisée, musée aux collections offertes par tel notable, dernier établissement à avoir une desserte en bibliobus…autant de fait marquants que les membres de l’équipe rappellent à chaque présentation de leur établissement.

Si c’est important de connaître son passé, lorsque l’on cherche à redynamiser un collectif de travail autour de nouveaux projets, il est aussi nécessaire de regarder vers l’avenir. C’est donc le moment de travailler avec ses collaborateurs sur les valeurs que nous partageons et sur le sens de l’action. autrement dit : pourquoi tous les matins nous nous levons pour venir travailler. Séminaires, conférences, ateliers créatifs, visites d’autres lieux… voilà des leviers intéressants à mobiliser pour construire ensemble les fondations du travail que nous faisons.

Seulement, une fois ce travail fait, il faut entretenir au quotidien cet attachement de chacun à ses valeurs et à cette nouvelle identité que l’on a co-construit. Un moyen assez simple pour cela, c’est de faire faire quelques goodies qui symbolisent ces valeurs communes : mugs, stylos, tote-bags… autant de signes d’appartenance à cette communauté d’esprit que vous avez créé ensemble et que chacun sera fier d’arborer.

Instaurer un climat de confiance

Rien de plus paralysant dans l’action que l’incertitude. Quand on ne sait pas de quoi demain sera fait, que l’on est pas assuré de la pérennité de ses activités, impossible de s’investir dans des actions créatrices et créatives. La crainte de la perte de son emploi, la frousse d’une saute d’humeur de son collaborateur, la peur d’un changement politique sont autant d’éléments qui peuvent créer un climat d’incertitude parmi nos équipes et ainsi mettre en péril notre dynamique de groupe.

En tant que manager, il est de notre responsabilité de protéger nos équipes contre les aléas du quotidien. Pour cela il faut accepter d’être en première ligne lors des moments difficiles, en étant à la fois paratonnerre – vous concentrez les critiques sur vous – et parachute – vous essayez de limiter l’impact négatif sur vos équipes de ces aléas.

Vous allez sans doute me répondre que cette responsabilité morale est trop importante pour vous. Être seul à porter toutes les difficultés ? Vous n’avez pas signé pour cela ! Rassurez-vous, de part votre courage managérial vous allez instaurer un climat de confiance qui aura beaucoup d’effets vertueux, car le courage inspire le courage et la dynamique se renforce ! Besoin d’être encore convaincus ? Je vous conseille la conférence TED de Simon Sinek sur « Why good leaders make you feel safe ? « .

Grâce à ce climat de confiance où les individus sont au cœur de nos préoccupations, chacun se sent reconnu et a donc envie de s’impliquer. L’entraide qui se met alors en place contribue à renforcer le sentiment d’appartenance au collectif que vous avez formé. C’est l’idée que tous les membres d’une équipe sont connectés et qu’ils partagent un futur commun.

Le pouvoir de la vulnérabilité

Nul n’est sans failles. Ca paraît évident et pourtant en tant que directeur d’établissement la tentation serait de toujours vouloir garder la face. Il y a cependant une grande force dans la capacité à reconnaître ses limites : dire que l’on ne sait pas, que l’on a plus la force, que l’on a échoué, que l’on s’est trompé. Dire cela, c’est se placer en égal de tous ses collaborateurs : je suis humain comme toi, je fais de mon mieux, mais là je me suis plantée.

Se montrer vulnérable lorsque l’on est directeur peut avoir des effets assez cathartiques et être un vrai plus à l’heure où l’on cherche à développer la culture de l’essai/erreur. De fait, quand quelqu’un en position de responsabilité accepte de révéler ses failles, ses collaborateurs vont avoir plus facilement confiance pour verbaliser leurs propres difficultés et erreures. L’amélioration de la communication permet à l’équipe d’engager ensemble les actions nécessaires pour résoudre le problème ou réaliser le projet, de l’intelligence collective en somme. Daniel Coyle dans son ouvrage The Culture Code, décrit cette dynamique comme le cercle vertueux de la vulnérabilité car il permet in fine de renforcer la confiance entre les différents membres de l’équipe.

Comment encourager cette culture de la vulnérabilité ? Il faut déjà en tant que manager donner l’exemple. Ensuite, on peut mettre en œuvre de manière systématique l’analyse des actions effectuées ou after action review. A l’issue de chaque action menée, et dans un contexte de bienveillance, on demande aux personnes impliquées d’identifier les forces et les faiblesses du projet en en expliquant les causes. Cela peut se faire sous la forme d’une courte réunion ou par courriel. L’idée c’est d’interroger la personne avec qui l’on a travaillé sur ce qui s’est bien passé et ce que l’on aurait pu faire de mieux. Cela permet d’encourager le feedback et démontre que nous sommes tous dans une démarche de progression. Finalement c’est plutôt  courageux d’être vulnérable !

Ce qu’il faut retenir :

Pour qu’une équipe fonctionne bien, il faut donc qu’elle sache pourquoi elle agit. Le manager doit quant à lui cultiver un environnement de confiance et encourager à montrer sa vulnérabilité. Ces éléments permettent de développer la bienveillance et l’entraide ce qui contribue à la réussite des projets. Le seul secret c’est que le développement de cet état d’esprit doit passer par vous. Rien de tel qu’une petite citation de Gandhi pour vous inviter à l’action : “soyez le changement que vous voulez voir dans le monde”.

Pour aller plus loin :

Daniel Coyle, The Culture Code: The Secrets of Highly Successful Groups, Bentam (2017) : un ouvrage qui à travers des exemples d’équipes qui marchent met en lumière les clefs essentielles pour cette réussite.

Simon Sinek, How great leaders inspire action ?, TED Talk (2009) et Start with why, How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action, Portfolio (2011) : une vidéo TED et un livre qui revient sur l’importance de travailler d’abord sur le sens avant de s’attacher au comment et au quoi afin d’insipirer l’action et de promouvoir son service. Une approche tirée d’exemples historiques marquants.

Internet : trouver la solution dans le problème

J’ai toujours entretenu des rapports ambigus avec internet. J’oscille entre fascination par cette ouverture sans précédant du champ des possibles et crainte quant aux dangers que peut comporter ce nouveau média : vampirisation du temps, uniformisation et simplification de la pensée, diffusion de fausses informations.

Je dirais que je suis plutôt une grande consommatrice de contenus internet. Les blogs, les vidéos YouTube, les podcasts et les comptes Instagram sont pour moi des sources d’information et de découverte de sujets parfois encore peu traités dans les médias. Cependant face à la place de plus en plus grande que prend le marketing d’influence, c’est-à-dire le sponsoring de contenus créés par ceux que l’on appelle désormais les influencers, je me suis interrogée sur l’authenticité et sur l’intérêt des propos que je pouvais consulter. De plus les nouvelles plateformes de partage de contenus sont de plus en plus tournées vers la communication visuelle et les informations condensées ce qui fini par questionner notre capacité de concentration sur des formats plus longs.

Alors faut-il pour autant supprimer tous ses comptes sur les réseaux sociaux et aller acheter son journal au kiosque tous les matins sous peine de finir décérébré ? Plutôt que de jeter le bébé avec l’eau du bain,  je me suis demandée comment en tant qu’institutions culturelles – que ce soit les bibliothèques, les archives, les musées ou encore les théâtres – nous pourrions mieux nous emparer du web 2.0 pour introduire plus de diversité dans la production des contenus.

Qui sont les influencers et quel est leur impact ?

Les influencers sont des personnes qui en plus d’une activité professionnelle, ou à titre principal, produisent des contenus sur des plateformes permettant des interactions avec leur audience principalement à travers les blogs, YouTube et Instagram. Elles proposent une sorte de curation des choses et des sujets qui leurs tiennent à cœur. Il y a donc une variété d’influencers en fonction des centres d’intérêt et des aires géographiques. D’abord né comme un loisir, tout un système économique c’est récemment développé autour de la production de ces contenus, à travers le sponsoring, ce qui interroge sur l’authenticité des productions qui s’apparentent alors à de la publicité.

Certains influencers ont une audience et un revenu qui ferrait pâlir certains organes de presse traditionnels. Qu’est-ce-qui explique leur réussite ? Comparé aux médias souvent anonymes, les influencers sont des personnes de chaire et d’os avec qui il est facile de créer un lien. Lorsque le courant passe c’est souvent que l’on se sent proche de la personne, que ce soit par ses valeurs ou ses centres d’intérêt. De ce lien et des échanges qui peuvent en résulter, naît alors une relation de confiance : on estime l’avis de la personne et l’on estime la qualité de ses recommandations. Elles sont ainsi devenues de nouveaux gate keeper (sélectionneur) de l’information et participent à la mise sur agenda de certains sujets de société comme récemment la difficulté pour les femmes en situation de pauvreté de se procurer des protections menstruelles.

Quel potentiel représente le marketing d’influence pour les institutions culturelles ?

Si les grandes marques se sont engouffrées dans le marketing d’influence c’est qu’elle ont bien perçu le pouvoir de la recommandation par un pair dont on estime l’avis.

En tant qu’institutions culturelles, nous avons tant de choses à apporter à la société tant en terme de ressources matérielles que d’apports personnels. Or il est parfois difficile pour les bibliothèques, archives, musées et théâtre, de communiquer sur leurs services en dehors de leurs publics traditionnels. Les influencers ont cette capacité à toucher une audience large et surtout différente du public qui fréquente habituellement nos institutions.

Plutôt que de se lamenter sur les méfaits de la pensée internet, pourquoi ne pas contribuer à la transformer en travaillant avec des producteurs de contenus en ligne afin de rendre plus visibles nos actions.

Comment s’y prendre ?

• Tâter la concurrence : Avant de se lancer dans un tel projet de communication, il faut faire ses recherches. Il est important de trouver un influencer dont les valeurs et le travail vous semblent proches de ce que vous défendez. La scène française est de plus en plus variée et il existe des producteurs de contenus sur de nombreux sujets culturels. Il y a également de grandes chances pour que se trouve dans votre région un influencer qui serait intéressé pour promouvoir votre institutions de par votre proximité. Comment trouver la perle rare ? Sondez les hashtags qui vous semblent pertinents sur les réseaux sociaux, cherchez les profils similaires à des influencers dont vous appréciez le travail et regardez les personnes qui suivent déjà vos réseaux sociaux.

• Ce n’est pas la taille qui compte : A rebours de ce que l’on pourrait penser, il n’est pas forcement utile de chercher à travailler avec des influencers bénéficiant d’une grande audience. Outre les tarifs plus onéreux que supposerait une telle collaboration, les analyses marketing montrent que les interactions avec l’audience et le taux d’impact est supérieur chez les influencers ayant une plus petite communauté.

• Comprendre l’autre : Pour travailler avec des influencers il faut comprendre leur business model : ce sont des femmes et hommes orchestre qui assurent de A à Z la production de leurs contenus. Ils sont rémunérés soit par les contenus publicitaires des plateformes de diffusion, soit par les liens affiliés, soit encore par les collaborations pour des contenus sponsorisés. Si vous souhaitez qu’un influencer parle de votre institution, il vous faudra envisager deux types de contreparties : un accès privilégié à des évènements/lieux pour permettre la production de contenus de qualité ou la rémunération pour la production de contenus sponsorisés.

• Attention à la méprise : Si vous pouvez associer les influencers à vos lancement presse, il faut garder en tête que ce ne sont pas des journalistes. Aussi, si vous souhaitez qu’ils promeuvent votre institution, il est utile de nouer des relations plus individualisées. Pour favoriser la collaboration avec un influencer et permettre la production de contenus authentiques il est important de s’imprégner de la vision que la personne porte : suivez la sur ses différentes plateformes, inscrivez-vous à sa newsletter, suivez ses nouvelles publications…autant de façon de comprendre ce qui pourra l’intéresser dans le cas d’une collaboration.

• Faire le premier pas : Une fois que vous avez identifié un influencer dont la curation semble faire écho au travail que vous faites, c’est le moment de rentrer en contact. Le bon réflexe c’est de chercher son adresse mail officielle sur son site internet. La deuxième possibilité c’est de recourir aux messages directs et autres messages privés sur les réseaux sociaux. Le but de cette première prise de contact : dire qui vous êtes, travaillez le storytelling autour de votre institution et des actions que vous portez, et communiquer sur l’intérêt que la personne pourrait avoir de travailler avec vous. C’est le moment de parler de la production de contenus qui pourrait vous intéresser et de l’éventualité d’un sponsoring. La clef de ces échanges c’est de rester ouvert à la co-construction d’une proposition : le créateur de contenu reste l’influencer.

• It’s a match: Si la rencontre se fait entre vous et l’influencer, vient alors le temps de s’accorder sur la forme que prendra le contenu et sur les règles de rémunération. Certains influencers ont une grille pour la production de leurs contenus, il est toujours possible de discuter des tarifs et de proposer certaines contreparties, en terme d’accès privilégié à l’institution par exemple. N’oubliez pas de demander que vous soient soumis les contenus avant publication et fixez ensemble la date à laquelle ils doivent être postés.

• Gardez contact : Les meilleures relations sont celles que l’on entretien sur le long terme, alors mettez tout en œuvre pour maintenir le contact : invitation à des évènements, envoi de goodies personnalisés, autant de marques de votre estime qui permettront de ne pas vous faire oublier et pourquoi pas de retravailler ensemble à l’avenir.

Et dans la pratique ?

Cultureveille a récemment fait paraître un article, dont je vous conseille la lecture, sur les institutions ayant conduit des projets avec des influencers .

Il appartient à chaque institution culturelle de bien identifier l’influencer qui sera le mieux à même d’incarner son message, donc difficile pour moi de vous faire une liste précise des personnes à contacter. Néanmoins je peux vous donner quelques pistes :  côté bibliothèques je vous conseille de vous tourner vers les booktubers et bookstagramer, pour les musées et archives, pensez aux influencers historiens, peintres ou musiciens. Parfois il est aussi utile de sortir des sentiers battus et directement contacter un influencer local, même si celui-ci est un bloggeur culinaire !

Pour vous aiguiller un peu plus dans vos recherches, voici les personnes que j’aime suivre en ce moment sur les réseaux sociaux :

Et vous qu’en pensez- vous ? Avez-vous déjà intégré le marketing d’influence dans votre stratégie de communication ? Quels sont les influencers qui vous inspirent en ce moment ? N’hésitez pas à partager vos expériences en laissant un commentaire.

Pour aller plus loin  :

Eric Maigret, Sociologie de la communication et des médias, Que sais-je ?, Armand Colin (2015)

Jean Caune, « De l’influence de la communication sur la diffusion artistique », Télématique, Éducation, Arts du spectacle. Questions de/Sur la recherche (12/1991) pp 97-114

Marshall McLuhan, Understanding Media : The Extension of Man (1964)

Shanto Iyengar, Donald R. Kinder, News That Matters: Television and American Opinion, Updated Edition (2012)

À chaque public, son persona !

Quels sont les besoins de nos publics ? Voilà une question que l’on se pose souvent. La remise du rapport Orsenna et la question de l’ouverture des bibliothèques le dimanche démontre bien que ce sujet est au cœur de notre pratique professionnelle. Seulement avec les fonctions de manager culturel ne viennent pas des pouvoirs de télépathie qui nous permettraient de sonder les cœurs et les âmes des personnes qui franchissent la porte (ou non d’ailleurs) de nos établissements…alors comment faire ?

On se pose généralement la question des besoins des usagers à deux grands moments : lors que l’on pense à la conception d’une action ou d’un projet d’établissement et lors de l’évaluation de ces derniers. Je travaille en ce moment sur la question de l’évaluation qualitative des actions en bibliothèques. Dans le cadre de mes recherches j’ai assisté aux journées d’étude de l’Association des Directeurs des Bibliothèques municipales et intercommunales des Grandes Villes de France (ADBGV) et c’est à cette occasion que j’en ai appris un peu plus sur les personas.

Pour certains d’entre vous, ce dont je vais vous parler n’est pas une révolution copernicienne de votre manière d’agir, surtout si vous commencez à maîtriser la question du design thinking.

Pour ceux qui découvriraient l’outil merveilleux que sont les personas, laissez-moi vous en faire une présentation rapide avant d’en venir à comment ils peuvent nous être utiles au quotidien. Ces réflexions sont nourries des échanges avec ma super collègue et colocataire Aude Devilliers qui a elle même travaillé sur ces sujets.

Persona ? C’est quoi ?

Un persona est une carte d’identité d’un usager fictif, que l’on a créé, car il a les grandes caractéristiques d’un public que l’on cible, ou qui vient dans nos établissements. C’est une technique issue du marketing, mais qui s’insère parfaitement dans les démarches de design de service car elle permet d’incarner les usagers et créé ainsi de l’empathie à leur égard.

Ce profil comporte : l’identité de la personne (nom, prénom, photo), une petite citation qui décrit son état d’esprit, des données démographiques (âge, profession, situation familiale), une biographie permettant de détailler son quotidien (habitudes, centres d’intérêt), ses objectifs et ses freins dans la réalisation de cet objectif. Lorsque l’on pense les personas en lien avec un service on peut aussi indiquer : le parcours utilisateur (comment la personne accède à l’information, au lieu, à l’animation) et les difficultés rencontrées.

Pour vous donner une petite idée d’à quoi cela ressemble, voici un exemple de persona que j’ai réalisé dans le cadre d’une action en bibliothèque à destination de bénéficiaires du revenu de solidarité active (Rsa).

Pourquoi faire ?

Lorsque l’on veut concevoir des services ou des actions pertinentes, il est essentiel d’avoir à cœur les personnes destinataires. C’est là que le persona entre en scène ! Il permet d’incarner les différents types d’usagers : ceux que l’on connait et qui viennent déjà, mais aussi ceux que l’on souhaiterait convaincre de l’intérêt de nos services. Cette méthode permet aux équipes de se projeter dans quels seront les publics-cibles d’une action afin de développer celle-ci en prenant en compte au mieux leurs aptitudes et leurs buts.

Comment créer un persona ?

Un persona ne vient pas de nul part, c’est le fruit d’un savant mélange entre enquête et empathie. Tout commence par l’identification d’un service ou d’une action que l’on souhaite mettre en place et la constitution d’un groupe autour de ce projet.

Étape 1 – La phase de recherche

Dans ce premier temps, on part sur le terrain tel un ethnologue de son propre service et de son territoire. Pour recueillir des informations sur les usagers actuels ou futurs, il est possible d’utiliser des sources indirectes comme les rapports sociodémographiques ou l’état de l’art sur le sujet (livres, publications, articles web…), mais rien ne remplacera l’observation directe ou la réalisation d’entretiens et d’enquêtes (questionnaires papier ou en ligne). Le but de cette étape est de comprendre la situation des usagers, leurs besoins, leurs comportements, leurs valeurs et de collecter l’ensemble de ces données.

Étape 2 – On analyse tout cela !

Les données brutes, récoltées pendant la phase de recherche, doivent ensuite être mises en forme et regroupées. Pour structurer cette analyse on peut utiliser les cinq types de variables distinguées par Alan Cooper, le développeur des personas, à savoir : les activités, les attitudes, les aptitudes de la personne, les motivations, les compétences. Le but, à partir de cette étape, est de regrouper des éléments permettant de créer, un ou plusieurs archétypes.

Étape 3 – On met en forme !

A l’occasion d’une séance de travail collaboratif, on met en forme à partir des éléments de l’analyse les différents profils d’usagers type. On réalise alors une fiche synthétique qui doit a minima contenir : les éléments d’identité, un récit de vie, les buts poursuivis et les comportements observés. La photo et la petite citation permettant d’incarner encore plus la personne.

Et après, on en fait quoi du persona ?

Ces cartes d’identité réalisées, elles peuvent servir de base à la construction d’une action, mais aussi à son évaluation. En se mettant dans la peau des personas on peut plus facilement analyser les forces et les faiblesses des différents dispositifs que l’on propose. Il est important lorsque l’on construit un projet de toujours avoir en tête la personne pour qui on l’a conçu. Il est même possible de confier à un collègue le rôle d’un usager type afin d’avoir ses retours sur son parcours d’utilisation des services.

Lorsqu’une action est terminée, vient le temps de la comparaison entre le public qui est venu et les personas que l’on avait réalisé. C’est donc l’occasion de s’interroger s’il on a bien attiré le public que l’on ciblait et d’ajuster les objectifs des personas si de nouveaux éléments se font jour. La démarche autour des personas est itérative, les profils que l’on créé ne sont jamais figés et s’enrichissent de l’apprentissage que l’on fait au contact quotidien avec les usagers.

J’espère que vous vous emparerez de cet outil, entre démarche de design et d’évaluation, n’hésitez pas à me faire partager vos exemples de personas en mentionnant sur les réseaux sociaux #personaculture. Est-ce que vous souhaiteriez en savoir plus sur le sujet de l’évaluation qualitative ? Écrivez moi et je vous préparerais un article prochainement.

Pour aller plus loin :

Sur les personas :

Sur l’évaluation qualitative :

  • Cécile Touitou (dir.), Evaluer la bibliothèque par les mesures d’impacts, Presses de l’Enssib, La boîte à outils (2016)

Tour de France des établissements culturels : une étape à Dunkerque

Keren Detton, directrice du Frac Grand Large – Hauts-de-France

Passant la plupart de mon temps à arpenter la France grâce aux bons et loyaux services de la SNCF, je me suis dit que c’était l’occasion rêvée pour partir à la découverte de lieux culturels qui valent le détour et d’ainsi rencontrer les personnes qui en ont la responsabilité. C’est donc ce que j’ai fait lorsque je me suis rendue au septentrion de la métropole…

Laissez-moi vous raconter brièvement mon histoire avec Dunkerque. Je suis venue la première fois dans cette ville pour commencer ma formation de conservatrice de bibliothèques. Après avoir passé plusieurs années à Toulouse puis à Paris, l’idée de rejoindre l’extrémité nord ne m’enchantait guère. Peut-être que cet a priori principiel a participé à l’agréable surprise qui a suivi mon arrivée. Il y a, à Dunkerque, une scène culturelle vivante encore peu connue : scène nationale, réseau de lecture publique récompensé par la profession, Learning center, lieux de création, salles de concerts, musées et lieux de médiation…

A l’occasion d’un retour en forme d’anniversaire sur les terres dunkerquoises, j’ai souhaité rencontrer des personnes qui incarnent ce dynamisme artistique et culturel. A travers ces échanges, je souhaite vous faire partager la sincérité de leur engagement et découvrir ce qui les inspire dans leurs actions au quotidien afin de développer une offre culturelle accessible au plus grand nombre.

A peine sortie du train, ma première rencontre au programme fut avec Keren Detton, directrice du Fonds régional d’art contemporain (Frac) Grand Large – Hauts-de-France. Commissaire d’exposition, issue d’une formation en histoire de l’art à l’École du Louvre et à la Sorbonne-Paris 1, elle a également suivi la formation curatoriale de l’Ecole du MAGASIN de Grenoble. Elle a précédemment travaillé pour la galerie Air de Paris (2005-2009) avant de diriger le centre d’art contemporain Le Quartier à Quimper (2009-2016). Arrivée à Dunkerque en avril 2016, Keren Detton a impulsé sa première programmation en 2017 en mettant en avant les spécificités de la collection orientée vers le design et les œuvres socialement engagées. Après une année d’apprivoisement avec ce lieu magistral situé en front de mer, j’ai pu échanger avec elle sur sa vision du métier de directeur d’un établissement culturel.

Quelle est l’œuvre qui vous inspire le plus ? 

Il n’y a pas une seule œuvre, cela change en fonction de différents facteurs. Et je suis toujours curieuse de découvrir de nouvelles œuvres. Par exemple, en ce moment je m’intéresse à un sujet d’actualité, la place du travail dans la société, et j’ai invité le commissaire d’exposition Arnaud Dejeammes à y travailler avec moi. Nous avons alors découvert que l’œuvre de Liam Gillick « 1848 » n’avait jamais été exposée et qu’elle était très peu documentée. Nous avons commencé une véritable enquête, en interrogeant l’artiste mais aussi des historiens spécialistes de cette période. Elle est ainsi devenue le point de départ d’une exposition qui débutera en septembre 2018.

Autre exemple, c’est de manière fortuite, à l’occasion d’une donation au Frac, que j’ai découvert le travail de l’artiste dunkerquoise Christine Deknuydt (1967-2000). J’ai été saisie par la matérialité de son dessin et la poésie de ses carnets. Son travail m’a conduite à regarder autrement certaines œuvres historiques de la collection.

Le contexte joue aussi un rôle important. Il y a la collection du Frac Grand Large, et notamment la richesse de son fonds dévolu au Design, mais il y aussi son nouveau bâtiment dessiné par les architectes Anne Lacaton et Jean-Philippe Vassal. Avec sa transparence et son ouverture sur la mer, les œuvres s’y révèlent sous un jour différent. C’est aussi une œuvre en soi, construite avec des matériaux humbles normalement utilisés pour la réalisation de serres de jardin. Grâce à sa structure en double peau faisant circuler l’air, il est à la fois économique et écologique. Il vient d’ailleurs de recevoir un grand prix international d’architecture (BigMat 2017).

Quelles sont les qualités nécessaires pour votre travail au quotidien ?

A l’image du bâtiment, figure de proue ouverte à l’horizon, je crois qu’il est essentiel de cultiver une porosité avec les réalités du territoire, d’être dans un va-et-vient permanent avec l’extérieur.

Il y a la collaboration avec des partenaires très différents, des écoles, des musées, des centres sociaux et des universités. La discussion et l’échange permettent d’associer étroitement les artistes au projet, de favoriser des approches pluridisciplinaires et d’impliquer les visiteurs en mettant en avant leurs propres regards.

Le Frac fonctionne comme une véritable interface avec les publics et la collection est le pivot de ces rencontres. Pour que l’alchimie se crée, il est important de faire place à l’inattendu.

Au quotidien, qu’est-ce qui vous aide à relever les défis managériaux ?

S’il n’y a pas d’équipe, il n’y a pas de projet. Aussi l’envie de fédérer est essentielle car l’action du Frac est une œuvre collective.

Comment faire en sorte de développer une offre culturelle adaptée sur votre territoire ?

Il faut que des liens de confiance s’établissent avec les partenaires pour pouvoir développer les projets de manière collaborative et que l’offre corresponde à de réels besoins. Les projets que nous développons nécessitent une part humaine importante d’échange et de médiation. Ils impliquent que l’on se déplace à la rencontre des publics mais aussi de s’appuyer sur différents relais. L’Éducation nationale est un partenaire de choix, ainsi que le Frac Picardie, situé à Amiens et spécialisé dans le dessin, avec qui nous collaborons étroitement. La collection du Frac est un bien commun qui doit sans cesse réinventer ses publics – et non les cataloguer.

Comment imaginez-vous le futur pour le Frac ?

Toujours plus ancré dans son territoire et relié au monde pour témoigner de la diversité des approches artistiques et partager des sensibilités.

Qu’est-ce qui nourrit votre créativité  ?

C’est la polyphonie autour des œuvres. Elle s’exprime à travers des lectures, des discussions, des sensations. C’est aussi les rencontres avec les artistes. J’aime découvrir leurs œuvres, leurs manières de travailler, me projeter dans leurs propositions et imaginer comment « rendre public » leur travail.

Les belles idées vues au Frac Grand Large – Hauts-de-France :

  • la matérialisation du travail autour de la collection par le biais du Bureau de la collection qui permet au visiteur de mieux comprendre le rôle des Frac et de connaître les différentes parties prenantes, notamment le comité d’acquisition.
  • l’ouverture de l’espace pédagogique pour y loger des restitutions d’ateliers
  • la restitution du dialogue avec les artistes à travers la diffusion d’entretiens filmés dans le hall d’exposition,
  • le commissariat d’exposition confié à des enfants grâce au partenariat avec la Maison des enfants de la Côte d’Opale.

Crédits photo :

Frac : Frac Grand Large — Hauts-de-France, bâtiment conçu par Anne Lacaton et Philippe Vassal, 2016, Dunkerque (France) © Frac Grand Large — Hauts-de-France
Portrait :© Ville de Dunkerque

Usagers : comment les impliquer ?

Attention : cet article comporte de nombreux mots en anglais, amis anglophobes soyez prévenus !

Nos institutions sont constamment à la recherche de retour d’expérience de la part des usagers. Est-ce que les actions que nous proposons sont adaptées, est-ce que nos fonds sont adéquats, qu’est-ce que nous pourrions améliorer ? Bref, nous nous demandons sans cesse ce que le public pense et comment rendre un service de meilleure qualité pour atteindre les objectifs de politique publique que nous nous sommes fixés. Alors, on se lance dans des grandes enquêtes de public, on cherche des volontaires pour tester nos nouveaux dispositifs ou pour participer à des focus group. Seulement c’est parfois souvent difficile de mobiliser les énergies pour ces projets.

Mon travail sur cet article s’est nourri de mes propres observations, mais aussi de la lecture du blog #ProjetSeniorsBayeux de mon collègue Benjamin Sausin. Il œuvre à la diffusion des travaux de Nina Simon, conservatrice au musée d’art et d’histoire de Santa Cruz aux Etats-Unis, dans nos communautés professionnelles francophones grâce à son étude et ses commentaires sur le livre The Art of Relevance.  Le but n’est pas ici de me lancer dans une explication de ses travaux, je vous renvoie pour cela aux articles de Benjamin, mais sachez juste qu’elle s’attache à la notion de pertinence de nos institutions culturelles auprès des publics qui passe par une ouverture plus grande à la participation.

Aussi, je vous propose ici deux idées pour impliquer différemment nos publics dans nos projets  en s’inspirant des conclusions tirées par Nina Simon.

Le conseil d’usagers ou des usagers au conseil

Pas besoin d’être une grande institution culturelle, pour mettre en place un conseil d’usagers. A la manière de la BnF, qui procède à l’élection d’usager à son conseil d’administration, pourquoi ne pas réunir des usagers dans le cadre d’un conseil où siégeraient également des membres des équipes, de la direction et même pourquoi pas des tutelles. Pour le mode de désignation, dans le cadre d’un mandat d’une durée de 2 à 3 ans, il est possible de procéder par un  tirage au sort sur la liste des inscrits ou encore de faire un appel à candidature pour les personnes volontaires. Cette pratique est existe dans les pays anglo-saxons où les institutions culturelles ont toutes un board où siègent les personnes investies dans les projets et qui peuvent très bien être des usagers.

Une des limites vous allez me dire c’est le risque de retrouver les même têtes que dans les conseils des collectivités locales ou des associations. Est-ce pour autant une piste à ne pas envisager ? En tous cas c’est une formule qui peut ainsi permettre de recueillir les différents sujets qui peuvent émerger au cours de la pratique en tant qu’usagers des lieux : difficultés, idées de nouveaux services, besoins etc. Ces rendez-vous doivent donner lieu à des réflexions en interne, puis à des arbitrages afin de voir s’il est possible ou non de répondre aux demandes formulées. Autant dire que c’est un bon exercice pour se remettre en question et continuer de progresser.

Les ambassadeurs ou le very important user

La communication autour d’un service ne passe jamais aussi bien que lorsque celui-ci vous est recommandé par une personne de confiance qui a apprécié ce service. En tant qu’institution culturelle il nous appartient de s’appuyer sur l’expérience positive de nos usagers pour convaincre de nouvelle personnes de l’intérêt de nos services.

C’est alors qu’entre en scène l’idée de nommer des ambassadeurs de son service, afin d’en assurer la promotion, mais aussi pour leur faire tester de nouvelles actions et bénéficier de leurs retours. Le plus important c’est de trouver des ambassadeurs de profils différents afin de toucher le public le plus large et d’ainsi atteindre la majorité de la population. Ce titre purement honorifique consiste simplement à inviter ces personnes à parler à leur entourage personnel et professionnel de son expérience dans le lieu culturel dont elle est l’ambassadeur. En plus d’un tote bag et de quelques flyers au nom de l’institution, on peut imaginer remercier l’investissement de ces personnes en leur donnant une carte d’abonnement gold  ou en offrant des pass coupe-file dans les musées.

Ces ambassadeurs, en plus d’être les VIP de vos services, peuvent également devenir des testeurs en avant première de vos animations et expositions. C’est un très bon moyen de faire un crash test et d’avoir leurs remarques et propositions pour améliorer les actions. Le musée des cultures scientifiques du département du Bas-Rhin, Le Vaisseau organise chaque année un recrutement de ses enfants testeurs/ambassadeurs en lançant une annonce auprès des agents de la collectivité. Une idée plutôt sympathique et qui permet en plus de faire du lien entre les services.

Qu’en pensez-vous de ces idées pour améliorer la participation des usagers ? Faites nous partager vos retours d’expérience et vos initiatives, ça m’intéresse beaucoup !

PowerPoint m’a tuer* !

Vous avez vous aussi, souffert pendant des heures à écouter parler un conférencier qui ne faisait que lire ses slides et vous paniquiez à l’idée d’en être à la diapositive 49 sur 290 ? Les pavés de textes et les schémas incompréhensibles vous donnent encore de l’urticaire et l’idée de devoir à votre tour imposer le même cauchemar à vos équipes ou à votre hiérarchie vous brise le cœur ?  Si vous vous reconnaissez dans ce paragraphe, alors cet article est fait pour vous ! Avoir un support visuel en réunion est loin d’être une obligation, lorsque l’on est bon orateur et percutant. Seulement ce n’est pas tous notre cas… Il faut aussi considérer que les présentations permettent de retenir l’attention des personnes qui ont une mémoire plus visuelle qu’auditive. De plus l’évolution des us et coutumes managériaux fait désormais qu’arriver avec une présentation est quasiment un pré-requis. Alors comment ne pas tomber dans le travers des slides qui finissent par être une glose illisible ? Dans cet article je vous présente quelques idées pour améliorer vos présentations en réunion. Notez que non je ne parlerais pas de Prezi, car oui j’ai un problème d’oreille interne et donc ce programme me donne à chaque fois le mal de mer.

La méthode Pecha Kucha

Une image vaut mille mots, dit le proverbe. C’est exactement l’idée derrière le concept, certes un peu extrême, de Pecha Kucha. Le principe : diffuser une série de 20 images pour une durée de 20 secondes chacune qui viennent ainsi rythmer une présentation nécessairement courte. S’il ne vous est pas possible de faire tenir votre propos dans un peu plus de six minutes, vous pouvez au moins garder l’idée d’illustrer simplement chaque axe de votre speech par une image. Je ne vais pas encore ramener les conférences TED sur le tapis, mais c’est exactement le modèle de présentation graphique recommandé par leurs coachs aux différents speaker.

Piktochart

Envie de malgré tout mettre quelques mots de texte ? Piktochart, dans sa version gratuite et en ligne, vous permet de créer de belles présentations, illustrées grâce à leur banque d’images et de pictogrammes qui permettent de venir renforcer la force de vos propos. L’application est plus maniable et offre plus d’options que le site Canva. La promotion Gerda Taro et Robert Capa de conservateurs de bibliothèques est une ardente pratiquante de ce logiciel qui permet de mettre toute sa créativité au service de son projet.

Les planches

Les amateurs de séries télé se rappellerons peut-être des planches d’intention que présentent les créatifs pubards dans la série Mad Men. Pas besoin de siroter un verre de bourbon à deux heures de l’après-midi pour avoir le droit de créer de belles présentations que l’on peut accrocher directement dans la salle de réunion (oh la belle œuvre d’art) ! Ce support est particulièrement adapté pour une restitution de groupes de travail car il permet à chaque sous-groupe de construire un panneau qu’il présentera par la suite. L’idée, c’est sur un support en carton plume ou rigide, de coller des images et graphiques ou carrément de dessiner pour illustrer son sujet. C’est l’idéal pour mobiliser les personnes kinesthésiques.

Si avec cela vous n’avez pas trouvé de quoi mettre fin à la fameuse « pensée Powerpoint » et à l’hégémonie de Microsoft sur nos réunions, je rend mon tablier !  Si cet article vous a plu, je vous présenterai prochainement quelques idées pour faciliter le compte-rendu de réunion.

Des idées à nous faire partager ? N’hésitez pas à partager vos expériences dans les commentaires ou sur les réseaux sociaux !

Pour aller plus loin :

Franck Frommer, La pensée PowerPoint. Enquête sur ce logiciel qui rend stupide, La Découverte, coll. « Cahiers libres », 2010, 260 p.

Et si on s’étirait ?

Que l’on mette en rayon, que l’on porte des charges ou que l’on reste longtemps en position statique debout ou assise, on fini tous par avoir mal au dos, les jambes lourdes et les épaules tendues.

Même si l’on conçoit les postes de travail de la meilleure manière possible, des douleurs peuvent survenir, tant que l’on ne pense pas différemment la manière dont nous nous tenons. Prendre conscience et soin de notre corps alors que nous le sollicitons et primordial, pourtant cet état d’esprit est encore trop peu répandu dans nos institutions culturelles. On connaît à-peu-près tous la théorie sur les bonnes postures, on sait ce qu’il faudrait faire parce que l’on a suivi la formation « gestes et postures au travail » ou parce qu’on a lu le dépliant du référent conditions de vie au travail. Seulement, combien d’entre nous observent dans les équipes des personnes mettant en pratique ces exercices ? Fort peu… C’est peut-être que pour changer de culture il faut que cette impulsion soit portée par les managers. Vous avez encore besoin d’un argument pour vous convaincre de l’intérêt de cette approche ? La voilà : en protégeant mieux son corps on a moins de risque de développer une maladie professionnelle ou d’avoir un accident de travail !

Dans cet article je vous propose une série d’exercices et de bons réflexes pour déverrouiller vos articulations et vous pouvez même vous y mettre en lisant !

1 – S’échauffer pour bien commencer la journée

Pas besoin de travailler dans le BTP ou d’être japonais pour éprouver la nécessité de préparer son corps pour une journée de travail. Aussi pourquoi ne pas proposer aux personnes motivées de prendre cinq minutes en début de journée pour s’échauffer tous ensemble. Passé les premières réticences et la peur du ridicule, cela peut devenir un moment de cohésion agréable.

Pour le rituel du matin voici une proposition d’enchainement pour éveiller tout le corps :

  • faire des cercles avec la tête pour libérer la nuque,
  • faire ensuite des rotations avec les épaules,
  • on échauffe ses poignets en faisant des cercles,
  • on lève alternativement un bras et on l’étire vers le côté opposé,
  • les mains au dessus de la tête, on s’étire vers le ciel avant d’essayer de toucher le sol en relâchant le dos et les tensions, puis on remonte doucement,
  • jambes stables écartées à la largeur du bassin on fait tourner sa taille à gauche puis à droite,
  • on continue en faisant des cercles avec ses chevilles, un pied après l’autre,
  • on peut enfin finir en faisant quelques flexions et génuflexions pour faire travailler les jambes.

La dynamique peut commencer avec seulement quelques personnes qui pourront ensuite créer un effet d’entrainement. Une fois les habitudes prises chacun peu aussi réaliser ces exercices dans son bureau, mais bouger ensemble c’est plus motivant !

Pour aller plus loi :

2 – Travailler assis peut-être, mais pas figé !

Passer des heures assis à fixer un écran, ce n’est pas de tout repos pour le corps malgré ce que l’on pourrait croire.

La première chose à laquelle il faut faire attention lorsque l’on travaille sur écran, ce sont les yeux. Aussi il faut faire en sorte d’être bien éclairé et pourquoi pas installer un filtre contre la lumière bleue pour limiter les effets néfastes de cette exposition. Il faut également de manière régulière arrêter de fixer son écran pour détendre ses yeux, une bonne excuse pour regarder un peu plus par la fenêtre. Pour prévenir des migraines ophtalmiques, le bon geste c’est de se frotter les mains pour les réchauffer puis de les poser sur les yeux pour faire le noir et les détendre quelques instants.

Pour ce qui est de la posture, dans l’idéal, il faut se lever toutes les heures quelques minutes, l’occasion par exemple de faire d’autres tâches (et hop à la photocopieuse).

En position assise à son poste de travail, il est aussi possible de faire quelques étirements pour réveiller les différentes parties de son corps :

  • les poignets : en faisant des cercles et en étirant ses mains à quatre-vingt-dix degrés,
  • le cou : en penchant sa tête lentement d’un côté puis de l’autre, en haut puis en bas, on peut également faire des petits cercles,
  • les épaules : en faisant des petites rotations des épaules ou en plaçant les mains derrière la tête pour s’étirer,
  • les bras : en prenant le coude du bras gauche avec son bras droit et en le tirant doucement vers soi puis en reproduisant la même chose de l’autre côté,
  • le dos : en s’étirant vers le haut les mains jointes au-dessus de la tête, puis en passant sur les côtés, avant de reproduire ce mouvement d’étirement en passant ses mains devant et enfin derrière, il est aussi possible en position assise de plier une jambe et de l’attraper avec ses bras au niveau du tibia avant de se pencher en faisant le dos rond,
  • les jambes : en tendant sous son bureau une jambe parallèle au sol et en faisant des flexions avec sa cheville et en reproduisant l’exercice de l’autre côté, en croisant les jambes et en prenant la jambe du dessus avec le bras du côté opposé de manière à étirer la cuisse.

Pas mal cette petite gymnastique, non ?

3 – Porter des charges, un vrai sport pour lequel il faut se préparer.

Lorsque l’on porte des charges pendant son temps de travail, que ce soit de manière régulière ou ponctuelle, il est important de bien s’échauffer et de bien s’étirer avant et après tout effort :

  • on commence par étirer les bras en prenant dans sa main le coude du bras opposé et en tirant vers soi, on recommence de l’autre côté,
  • on passe le bras droit au dessus de l’épaule droite et l’on essaye d’attraper sa main droite avec sa main gauche, on reprend l’exercice de l’autre côté,
  • on étire ses avant-bras en tenant fléchie sa main avec son bras opposé et on recommence,
  • on étire ensuite ses cuisses en prenant son pied dans sa main et en le tirant en arrière, on reproduit l’exercice de chaque côté,
  • on étire le derrière de sa jambe en la posant tendue et le pied flex sur une chaine ou un tabouret et on se penche un peu en avant,
  • on fait des petites flexions une jambe après l’autre en position d’écart,
  • on étire son dos en posant ses deux mains sur ses genoux et en les fléchissant un peu – on peut aussi croiser ses mains derrière le dos et étirer ainsi ses bras et son dos.

Ses exercices pourront ainsi mieux préparer les corps au port de charges et limiter les risques d’accident sur le lieu de travail. Il est important de rendre ces derniers ludiques et d’en faire percevoir l’utilité.

Les étirements, ce n’est pas seulement l’occasion de faire toutouyoutou, c’est surtout le meilleur moyen de préserver sa santé et de rentrer chez soi le soir sans ramener les tensions du travail !

Alors on teste quand ?

Mécénat de compétences, le pari impossible ?

Trop beau pour être vrai, difficile à mettre en oeuvre dans un établissement soumis au droit des marchés publics…autant d’a priori qui font du mécénat de compétences quelque chose d’encore confidentiel.

Après vous avoir précédemment parlé du mécénat comme levier pour la réalisation de projets culturels, je m’attèle aujourd’hui à faire le point avec vous sur le cas particulier du mécénat de compétences et sur ses conditions de réussite pour ce pari loin d’être impossible.

Qu’est-ce que le mécénat de compétences ?

Le mécénat de compétences est défini comme un don en nature (BOI AC-5-04 §50 du 13 juillet 2004). Ce don consiste pour une entreprise à mettre à disposition des collaborateurs volontaires pour réaliser sur leur temps de travail des actions d’intérêt général au profit d’une structure bénéficiaire. Il peut ainsi prendre deux formes :

  • la prestation de services au cours de laquelle l’entreprise offre la réalisation d’une tâche déterminée et garde la direction du personnel,
  • le prêt de main-d’œuvre où l’entreprise met des salariés à la disposition de la structure bénéficiaire qui est alors responsable du travail accompli.

Ces mises à disposition peuvent être évaluées et ainsi donner lieu à un avantage fiscal. L’entreprise bénéficie d’une réduction de 60% sur le prix de revient de l’action qui correspond :

  • pour un prêt de main-d’œuvre : à la somme de la rémunération (salaire horaire ou au prorata temporis) et des charges sociales afférentes
  • pour une prestation de services : le prix de revient de la prestation offerte et non le prix de facturation habituel.

Il est important que ces calculs puissent être justifiés au risque de voir les montants de réduction remis en cause par l’administration fiscale notamment pour les opérations au montant important. La Cour des comptes, dans ses rapports sur de telles opérations, a recommandé qu’au-delà d’un certain seuil, il soit procédé à une évaluation contradictoire préalable de la valeur des apports et que la délivrance du reçu fiscal soit conditionnée à la production d’un compte d’opération certifié (Les musées nationaux après une décennie de transformation, rapport public thématique de la Cour des comptes, mars 2011).

Pour ce qui est de la responsabilité, dans les cas de la prestation de services comme du prêt de main d’œuvre, l’entreprise reste l’employeur du personnel mis à disposition et conserve donc les obligations juridiques et sociales afférentes, notamment le paiement des charges sociales. En matière de responsabilité pour les dommages causés par les salariés (art 1384 du Code civil), si elle revient clairement à l’entreprise dans le cadre d’une prestation de services, il apparaît important de clarifier la responsabilité par une convention écrite dans le cadre du prêt de main d’œuvre.

Pour l’employeur mécène, la mise à disposition de salariés n’a pas d’incidence sur l’assujettissement soit à la TVA, soit à la taxe sur les salaires.

Quels sont les avantages du mécénat de compétences ?

Pour les entreprises, le mécénat de compétences s’inscrit au cœur des problématiques de responsabilité sociétale des entreprises (RSE), ce qui en fait un outil intéressant à mobiliser dans le cadre de la gestion des ressources humaines. En améliorant ainsi son image, l’entreprise peut y trouver un levier pour les recrutements. L’implication des salariés sur des missions, qui ont un sens et une valeur sociale forte, peut également participer d’une meilleure cohésion interne en améliorant la satisfaction et la motivation des salariés.

Ce mécénat de compétences est également une forme privilégiée par les petites entreprises, dont la trésorerie peut ne pas leur permettre d’effectuer un mécénat en numéraire (Les nouvelles formes de mécénat culturel, rapport d’information de la Commission des affaires culturelles et de l’éducation à l’Assemblée nationale, février 2012 ).

Pour les structures bénéficiant du mécénat de compétences, elles peuvent ainsi faire intervenir une entreprise dont elles n’auraient pas pu s’offrir les services. C’est aussi l’occasion dans le cas du prêt de main d’œuvre d’intégrer de manière temporaire dans ses équipes une nouvelle personne, qui peut impulser une nouvelle dynamique et partager ses connaissances.

Outre la question des travaux de restauration, ces dispositifs sont particulièrement intéressants pour bénéficier de la venue de personne travaillant dans le champ des nouvelles technologies. De fait les institutions culturelles et la fonction publique ont du mal à attirer des talents dans ces secteurs alors qu’elles pourraient bénéficier des opportunités que ces innovations offrent.

Quelles sont les précautions à prendre ?

Le recours au mécénat de compétences n’est pas sans poser de question au regard du droit des marchés publics auquel sont soumis l’Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics.

La réalisation d’une mission grâce au mécénat de compétences au profit d’une collectivité territoriale est possible tant que les règles qui encadrent le mécénat restent appliquées (voir l’article précédent sur le mécénat), à savoir la disproportion marquée entre les montants consacrés au mécénat et les contreparties (publicitaires notamment) que le mécène peut recevoir. En l’absence de cette disproportion le mécénat peut se voir requalifier en contrat à titre onéreux devant relever d’un marché public et est alors susceptible d’être caractérisé comme un délit de favoritisme.

Il est déconseillé dans le cadre d’un marché public de constituer un lot devant faire l’objet d’un mécénat de compétences ou de demander dans le cadre d’un marché la part que les entreprises consentirait à réaliser dans le cadre de mécénat. En effet le droit des marchés publics conduit a devoir écarter les offres anormalement basses (art 60 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics). Aussi introduire le mécénat comme l’un des critères de sélection, ce qui n’est pas expressément prévu par la loi, interroge sur la légalité d’un tel processus.

Des questions se posent également en matière de déontologie lorsque des entreprises, déjà mécènes d’une institution, candidatent à l’obtention d’un marché public. Pour limiter les risques de voir questionner la passation des marchés pour cause de délit de favoritisme, il est possible de mettre en œuvre des chartes permettant de clarifier la position de la collectivité dans ce cas de figure. Ainsi les musées du Louvre et du Quai Branly indiquent dans leurs chartes éthiques qu’ils « se réservent la possibilité de ne pas accepter le mécénat ou le parrainage d’une entreprise qui participe (ou a participé récemment) à une mise en concurrence préalable à la passation d’un marché public dans le respect de la législation applicable, que le sujet du parrainage ou du mécénat éventuel ait un lien direct ou non avec l’objet du marché ». Il est possible d’obtenir un appui de l’Agence du patrimoine immatériel de l’Etat (APIE) dans le cadre de l’élaboration d’une telle charte.

Comment bien construire son projet ?

Une fois en tête les précautions de rigueur à prendre dans le cadre d’un projet de mécénat de compétences, il est recommandé de rédiger une convention qui permettra de clarifier le rôle du mécène et de l’institution culturelle. Cette convention doit préciser :

  • les parties,
  • le motif ou les objectifs du partenariat,
  • la nature détaillée du projet,
  • l’apport de l’entreprise, le nom du ou des salariés mis à dispositions, les tâches confiées, le lieu de la mission, les dates de début et de fin de mission et le temps de la mise à disposition,
  • le rôle et la forme de la participation de la structure bénéficiaire,
  • l’éventuelle répartition des dépenses entre les parties notamment liées aux assurances : responsabilité civile, de biens et risques d’annulation de la manifestation,
  • la partie considérée comme responsable du salarié mis à disposition dans le cas d’un prêt de main d’œuvre,
  • les modalités en terme de communication dans le respect de la « disproportion marquée » imposée par le régime du mécénat pour bénéficier de la réduction fiscale,
  • le souhait ou non du mécène concernant l’exclusivité ou la collaboration avec d’autres mécènes autour du projet,
  • les conditions de résiliation du contrat et les obligations de chaque partie dans ce cas notamment concernant les sommes versées et les dommages et intérêts éventuels,
  • la durée de la convention, la date et les conditions éventuelles de son renouvellement.

Le mécénat de compétences, une fois bien encadré, permet aux institutions culturelles de porter des projets audacieux en collaboration avec des entreprises qui, en échange, permettent à leurs employés de s’investir sur des projets bénéfiques pour l’intérêt général.

Si vous avez mené des projets de mécénat de compétences dans vos structures, faites nous en part dans les commentaires !

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