Aux bons ouvriers, les bons outils !

 

Je ne vais rien vous apprendre en écrivant, qu’en tant que manager, il faut constamment jongler entre différents sujets et différentes temporalités. Lorsque les to-do-list s’allongent, il dévient parfois difficile de faire une vraie coupure lorsque l’on ferme la porte de son bureau. Le soir venu il vient parfois à l’esprit tout un tas de choses à ajouter à cette pile de dossiers, tous plus urgents les uns que les autres.

Dans cet article promis depuis quelques temps, je passe en revue les outils qui m’aident au quotidien à rester autant organisée et zen que possible (toutes choses égales par ailleurs).

1 – Quand le bullet journal vient à la rescousse

Voilà trois ans que ce petit carnet me rend la vie plus facile. Je ne vais pas ici me lancer dans une description de comment faire un bullet journal, si cela vous intéresse je vous conseille ce blog et cette vidéo pour vous accompagner dans vos premiers pas. La technique du bullet journal est une réponse d’un designer face aux limites que rencontrent les systèmes traditionnels d’organisation, sous forme de liste de tâches ou d’agenda papier. L’idée est de regrouper dans un seul cahier toutes les tâches que vous planifiez avec la possibilité d’avoir une vue mois par mois, semaine par semaine et jour par jour. Si vous avez une action à accomplir qui vous vient en tête mais qui n’est à faire que le mois prochain ou dans dix jours, pas besoin de l’ajouter à votre to-do-list, inscrivez là directement dans la colonne du mois ou du jour correspondant. Cet outil m’a vraiment permis d’alléger cette fameuse charge mentale que j’avais, et d’arrêter de ressasser la liste des choses à faire que je ne voulais pas oublier, que ce soit professionnelle ou personnelle.

J’ai longtemps eu un seul bullet journal avec une séparation par jour entre les tâches professionnelles et les tâches personnelles, je suis désormais passée à un bullet journal personnel, sur lequel j’inscris jusqu’à la plus petite des tâches (comme sortir les poubelles ou faire les courses) et mon bullet journal professionnel pour le suivis des différents dossiers et la vie du service. Le principe est de créer son propre bullet journal, (même si j’avoue avoir fait une incartade et acheté un modèle tout fait chez Panda planner tentative que je ne recommande pas), afin d’adapter la structuration à ses propres besoins. Mon conseil principal lorsqu’il s’agit du bullet journal est : n’essayer pas à tout pris d’en faire un objet esthétique, il doit rester pratique et ce n’est vraiment pas la fin du monde si vous finissez par écrire avec plein de stylos différents dedans. Mon bullet journal me sert à noter presque tout, sauf ma liste de course que je garde dans mon téléphone pour être certaine de toujours l’avoir sur moi au moment où je décide d’aller faire quelques achats.

2 – Un agenda en ligne qui vous permet d’avoir à la fois une vision de vos rendez-vous personnels et professionnels

Il n’y a rien de plus rassurant quand on commence sa journée que de savoir que tous les détails concernant son déroulement sont inscrits dans son agenda : rendez-vous à 9h ici avec Mme X sur tel sujet, réunion avec tels participants avec tel ordre du jour, déjeuner à l’extérieur, réception de colis, rendez-vous médical, verre avec les copains etc… Que vous utilisiez Google agenda, Ical, Outlook ou d’autres solutions de synchronisation, l’important est que vous puisiez y accéder depuis l’ensemble des outils que vous utilisez : téléphone, ordinateur ou tablette. Si vous ne voulez pas être dérangé par les demandes d’invitation à des rendez-vous sur votre téléphone personnel, pas de soucis vous pouvez facilement désactiver cette fonction.

3 – Adieu cahiers et documents de traitement de texte, bonjour One note (ou Evernote pour ceux qui le souhaitent) !

Quand j’ai commencé à travailler, le must de l’organisation c’était un grand cahier dans lequel chaque jour je notais la date et les différentes tâches réalisées ou les notes prises lors de réunions. Cette technique a le mérite de rassembler sur un seul support l’ensemble des sujets traités. Mais lorsqu’il fallait effectuer une recherche sur un point précis, il était nécessaire de se remémorer la date exacte à laquelle cela avait été inscrit puis tourner frénétiquement les pages, à moins que l’on se soit lancé dans un système sophistiqué d’onglets avec des petits post-it. Evidemment un cahier ne durait pas l’année alors les recherches devenaient de plus en plus périlleuses au fur et à mesure que leur nombre grandissait.

Une autre alternative consiste évidemment à ouvrir un document de traitement de texte par dossier ou sujet suivis, chaque document est ensuite archivé dans une arborescence qu’il faut avoir bien conçu. Mais soyons honnête, rare sont les journées ou les réunions où l’on aborde un seul sujet à la fois, ce qui implique de constamment naviguer entre plusieurs documents et de savoir où tout est rangé.

Face aux déceptions rencontrées avec ces deux systèmes, la réponse m’est venue d’une collègue et amie Emilie Thilliez-Fernandes qui m’a présenté One note de la suite Office de Microsoft et toutes se potentialités pour organiser son travail et assurer un suivis aussi facile que possible. Le principe de One note reprend le concept de carnet ou de classeur dans lequel on inscrit toutes ses notes avec des groupements de section, des sections et des pages. Pour suivre tous les dossiers de l’année en cours, j’ouvre un nouveau bloc-notes, je l’organise en groupements de sections pour les gros chantiers, subdivisés en sections dans lesquelles j’inscris mes notes, compte-rendus de réunion et idées au fur et à mesure. Cet outil me permet de remédier aux limites des deux systèmes précédents grâce à : la facilité de recherche avec la touche magique Ctrl+F et la possibilité de naviguer d’un dossier et d’un sujet avec les onglets. One note propose des sauvegardes en ligne sur One drive (ce qui permet une consultation multi-supports) et peut également être un outil collaboratif avec la possibilité de le partager avec des collègues pour travailler sur un projet. Windows vous donne des boutons ? Une alternative à One note existe avec Evernote qui propose le même type de solution pour s’organiser avec en plus quelques outils supplémentaires comme la possibilité de tagguer ses écrits pour faire un archivage thématique des différentes prises de notes, pour en savoir plus je vous conseille le podcast de Michael Hyatt sur ce sujet.

A lire ces lignes on pourrait facilement croire que l’industrie de la papeterie est en passe de perdre une de ces plus fervente cliente, pour l’anecdote je vous rassure, je continue à utiliser mes carnets pour tous mes projets extra-professionnels comme ce blog ou d’autres aventures à venir !

Voici pour ce court article qui j’espère vous aura donné quelques pistes pour vous faciliter votre organisation au quotidien. Vous connaissez d’autres outils qui vous facilitent la vie ? Partagez vos astuces en commentaire !

Processus : engageons la démarche !

Avez-vous déjà entendu parler de la démarche processus dans vos institutions culturelles ? Cette notion m’a longtemps été inconnue, jusqu’à ce que ma collègue et amie, Julie Caron-Vanesse, m’initie à cette approche et me conduise à m’inscrire à un MOOC sur le sujet. Pour être passée dans de nombreux services ayant des classeurs entiers de procédures à suivre, adopter la pensée processus a été une vraie révélation. Pour partager notre enthousiasme nous avons écrit, à quatre mains, un article dans le cadre de notre formation à l’Institut national des études territoriales.

 

Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, je laisse à ma co-auteure le soin de se présenter.

Retrouvez son profil complet sur LinkedIn.

Mettre les processus au service de la conduite du changement : l’exemple d’un schéma départemental de lecture publique

par Julie Caron-Vanesse et Floriane-Marielle Job

La démarche processus est peu connue au sein des organisations de lecture publique, voire même au sein des collectivités territoriales. Elles sont souvent utilisées par les contrôles de gestion et appréhendés uniquement à travers un prisme financier.

Il paraît important que les managers, et notamment les managers culturels, s’en saisissent pour piloter la politique publique dont ils ont la charge et tous les champs de leurs organisations.

Un processus ?

L’ISO 9000:2000 définit le processus comme un « ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie ».

On distingue plusieurs types de processus :

  • les processus opérationnels
    Ce sont les processus de réalisation, au cœur des métiers de l’organisation, comme par exemple le processus d’inscription d’un usager.
  • les processus support
    Ils sont les supports des processus de réalisation, comme par exemple celui du recrutement.
  • les processus de pilotage
    Ils réunissent les processus non indispensables à la réalisation, mais qui sont au service de la qualité et de la performance de l’organisation, comme par exemple : le processus d’évaluation.

Il existe des standards de modélisation de processus, au rang desquels norme de modélisation des processus métier (BPMN), qui permettent à tous les membres d’une organisation d’adopter un langage commun. La modélisation des processus métier peut être facilitée par l’utilisation de logiciels spécifiques, comme Bizagi Modeler ou Signavio.

Le processus d’élaboration d’une politique publique

L’élaboration d’une politique publique s’apparente à un processus de pilotage qui vise à transformer une vision politique en actions ayant un impact sur le territoire.

Le processus d’élaboration d’une politique publique se fonde sur les ambitions politiques qui sont nécessairement globales, pour aboutir aux réalisations concrètes.

Les interactions entre les acteurs rendent possibles des allers-retours, qui sont souvent souhaitables entre le niveau global et le niveau opérationnel, ne serait-ce que pour explorer les questions de faisabilité.

Le cas d’une politique de lecture publique départementale

Dans le panorama des bibliothèques, les médiathèques départementales ont la particularité d’élaborer et de mettre en œuvre des schémas de lecture publique (appelés également “plan”, ou “plan de développement”). Ils visent à transformer un discours politique en actions concrètes sur le territoire, soit un élément d’entrée en élément de sortie. Pourtant, ils ne sont souvent pas vécus comme tels par les bibliothèques départementales.

Une attention particulière a été portée sur les modalités de construction d’une politique de lecture publique, et ce qui a été l’occasion de travailler à sa modélisation.

Celle-ci permet de rendre perceptible cette nécessaire interaction entre le niveau stratégique et opérationnel dans l’élaboration d’une politique publique. La cartographie d’un processus ne vise pas à figer, mais uniquement à donner un aperçu partageable d’un déroulement ; le processus peut être (et doit être) la cible d’améliorations continues. Notre résultat, le fruit d’un contexte particulier, et sans doute perfectible, peut servir de base et s’adapter à d’autres situations professionnelles.

Pourquoi modéliser un processus ?

Les organisations de lecture publique connaissent déjà une forme de formalisation des différentes activités à travers les procédures. Mais il nous faut distinguer la notion de procédure, de celle de processus.

 

Les procédures décrivent la manière dont doivent être réalisée les tâches. Il s’agit souvent de documents textuels, qui entrent dans un fort niveau de détails ce qui les rend difficilement appropriables, alors que leur objectif premier était la simplification. La procédure est souvent écrite sans que le processus ait été pensé en amont. En raisonnant d’abord en terme de processus il est possible par la suite de décider, s’il est utile ou non, d’établir une procédure détaillée pour une tâche particulièrement sensible.

La cartographie d’un processus relève tant de la communication que de la structuration d’une activité.

La cartographie des processus a été utilisée comme une méthode de facilitation graphique et vise à rendre l’activité plus appropriable par les acteurs. Son utilisation a été expérimentée auprès de différents types de publics : élu.e.s, cadres, agents. Il s’agit d’un outil facilement compréhensible, bon support pour faire émerger les questionnements et donc lever les incompréhensions et travailler sur les incertitudes. Cette facilitation graphique apparaît comme un atout pour conduire le changement.

En termes de pilotage d’une activité, et au-delà de l’aspect communicationnel, la modélisation d’un processus est un outil pour corriger d’éventuels dysfonctionnements ou améliorer le processus global.

Une modélisation de processus n’est pas un rétroplanning. Ainsi, la cartographie décrit des enchaînements logiques et non des successions temporelles de tâches. En fonction des projets, la construction d’un rétroplanning en complément de la modélisation du processus sera donc une étape indispensable, notamment pour avoir une meilleure visibilité des délais.

Et après ?

En se dotant d’un outil de facilitation graphique tel que la cartographie des processus métiers, l’organisation se donne toutes les chances de conduire sans heurts le changement. Une fois la modélisation réalisée, les dysfonctionnements et/ou améliorations sont alors visibles par tous. Cette lisibilité permet de donner du sens au changement, en en partageant les clés de compréhension.

Envie de consulter d’autres publications tout aussi intéressantes ? Rendez-vous sur la nouvelle publication Culture et territoire de l’INET qui rassemble les articles et vidéos réalisés par la promotion Gerda Taro et Robert Capa.

Les secrets des équipes qui fonctionnent

Je sais ce qu’est une bonne équipe. J’ai eu la chance à travers mes expériences professionnelles de rencontrer des collectifs de travail qui m’ont permis de valider le fait que oui,  ensemble on va plus loin. Une équipe qui fonctionne bien, cela vous donne de l’énergie pour vous lever le matin malgré les difficultés qui peuvent advenir, parce qu’ensemble on est plus résilients et créatifs. Mais au final, qu’est-ce qui fait les grandes équipes ?

Je ne suis pas la première, ni même la dernière à me poser cette question, et heureusement d’ailleurs. Pour cet article je me suis donc plongée dans les productions sur ce sujet que vous retrouverez dans les notes plus bas.

S’il n’y a pas de recette miracle quant à la façon de créer un collectif de travail qui marche, l’expérience et la recension des beaux exemples permettent de faire ressortir les éléments importants dans la dynamique d’une équipe. En espérant que cela vous inspire en tant que manager!

NB : Évidemment dans cet article je ne rappellerai pas l’importance de connaître et d’être à l’écoute de chacun de ses collaborateurs, partant de l’idée que ce sont des principes de base pour toute équipe.

Créer votre propre mythologie

Dans nos institutions nous avons la chance de souvent être les héritiers d’une longue histoire, qu’on le veuille ou non elle fait partie de notre identité professionnelle. Première bibliothèque à avoir été informatisée, musée aux collections offertes par tel notable, dernier établissement à avoir une desserte en bibliobus…autant de fait marquants que les membres de l’équipe rappellent à chaque présentation de leur établissement.

Si c’est important de connaître son passé, lorsque l’on cherche à redynamiser un collectif de travail autour de nouveaux projets, il est aussi nécessaire de regarder vers l’avenir. C’est donc le moment de travailler avec ses collaborateurs sur les valeurs que nous partageons et sur le sens de l’action. autrement dit : pourquoi tous les matins nous nous levons pour venir travailler. Séminaires, conférences, ateliers créatifs, visites d’autres lieux… voilà des leviers intéressants à mobiliser pour construire ensemble les fondations du travail que nous faisons.

Seulement, une fois ce travail fait, il faut entretenir au quotidien cet attachement de chacun à ses valeurs et à cette nouvelle identité que l’on a co-construit. Un moyen assez simple pour cela, c’est de faire faire quelques goodies qui symbolisent ces valeurs communes : mugs, stylos, tote-bags… autant de signes d’appartenance à cette communauté d’esprit que vous avez créé ensemble et que chacun sera fier d’arborer.

Instaurer un climat de confiance

Rien de plus paralysant dans l’action que l’incertitude. Quand on ne sait pas de quoi demain sera fait, que l’on est pas assuré de la pérennité de ses activités, impossible de s’investir dans des actions créatrices et créatives. La crainte de la perte de son emploi, la frousse d’une saute d’humeur de son collaborateur, la peur d’un changement politique sont autant d’éléments qui peuvent créer un climat d’incertitude parmi nos équipes et ainsi mettre en péril notre dynamique de groupe.

En tant que manager, il est de notre responsabilité de protéger nos équipes contre les aléas du quotidien. Pour cela il faut accepter d’être en première ligne lors des moments difficiles, en étant à la fois paratonnerre – vous concentrez les critiques sur vous – et parachute – vous essayez de limiter l’impact négatif sur vos équipes de ces aléas.

Vous allez sans doute me répondre que cette responsabilité morale est trop importante pour vous. Être seul à porter toutes les difficultés ? Vous n’avez pas signé pour cela ! Rassurez-vous, de part votre courage managérial vous allez instaurer un climat de confiance qui aura beaucoup d’effets vertueux, car le courage inspire le courage et la dynamique se renforce ! Besoin d’être encore convaincus ? Je vous conseille la conférence TED de Simon Sinek sur « Why good leaders make you feel safe ? « .

Grâce à ce climat de confiance où les individus sont au cœur de nos préoccupations, chacun se sent reconnu et a donc envie de s’impliquer. L’entraide qui se met alors en place contribue à renforcer le sentiment d’appartenance au collectif que vous avez formé. C’est l’idée que tous les membres d’une équipe sont connectés et qu’ils partagent un futur commun.

Le pouvoir de la vulnérabilité

Nul n’est sans failles. Ca paraît évident et pourtant en tant que directeur d’établissement la tentation serait de toujours vouloir garder la face. Il y a cependant une grande force dans la capacité à reconnaître ses limites : dire que l’on ne sait pas, que l’on a plus la force, que l’on a échoué, que l’on s’est trompé. Dire cela, c’est se placer en égal de tous ses collaborateurs : je suis humain comme toi, je fais de mon mieux, mais là je me suis plantée.

Se montrer vulnérable lorsque l’on est directeur peut avoir des effets assez cathartiques et être un vrai plus à l’heure où l’on cherche à développer la culture de l’essai/erreur. De fait, quand quelqu’un en position de responsabilité accepte de révéler ses failles, ses collaborateurs vont avoir plus facilement confiance pour verbaliser leurs propres difficultés et erreures. L’amélioration de la communication permet à l’équipe d’engager ensemble les actions nécessaires pour résoudre le problème ou réaliser le projet, de l’intelligence collective en somme. Daniel Coyle dans son ouvrage The Culture Code, décrit cette dynamique comme le cercle vertueux de la vulnérabilité car il permet in fine de renforcer la confiance entre les différents membres de l’équipe.

Comment encourager cette culture de la vulnérabilité ? Il faut déjà en tant que manager donner l’exemple. Ensuite, on peut mettre en œuvre de manière systématique l’analyse des actions effectuées ou after action review. A l’issue de chaque action menée, et dans un contexte de bienveillance, on demande aux personnes impliquées d’identifier les forces et les faiblesses du projet en en expliquant les causes. Cela peut se faire sous la forme d’une courte réunion ou par courriel. L’idée c’est d’interroger la personne avec qui l’on a travaillé sur ce qui s’est bien passé et ce que l’on aurait pu faire de mieux. Cela permet d’encourager le feedback et démontre que nous sommes tous dans une démarche de progression. Finalement c’est plutôt  courageux d’être vulnérable !

Ce qu’il faut retenir :

Pour qu’une équipe fonctionne bien, il faut donc qu’elle sache pourquoi elle agit. Le manager doit quant à lui cultiver un environnement de confiance et encourager à montrer sa vulnérabilité. Ces éléments permettent de développer la bienveillance et l’entraide ce qui contribue à la réussite des projets. Le seul secret c’est que le développement de cet état d’esprit doit passer par vous. Rien de tel qu’une petite citation de Gandhi pour vous inviter à l’action : “soyez le changement que vous voulez voir dans le monde”.

Pour aller plus loin :

Daniel Coyle, The Culture Code: The Secrets of Highly Successful Groups, Bentam (2017) : un ouvrage qui à travers des exemples d’équipes qui marchent met en lumière les clefs essentielles pour cette réussite.

Simon Sinek, How great leaders inspire action ?, TED Talk (2009) et Start with why, How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action, Portfolio (2011) : une vidéo TED et un livre qui revient sur l’importance de travailler d’abord sur le sens avant de s’attacher au comment et au quoi afin d’insipirer l’action et de promouvoir son service. Une approche tirée d’exemples historiques marquants.

PowerPoint m’a tuer* !


Vous avez vous aussi, souffert pendant des heures à écouter parler un conférencier qui ne faisait que lire ses slides et vous paniquiez à l’idée d’en être à la diapositive 49 sur 290 ? Les pavés de textes et les schémas incompréhensibles vous donnent encore de l’urticaire et l’idée de devoir à votre tour imposer le même cauchemar à vos équipes ou à votre hiérarchie vous brise le cœur ?  Si vous vous reconnaissez dans ce paragraphe, alors cet article est fait pour vous !

Avoir un support visuel en réunion est loin d’être une obligation, lorsque l’on est bon orateur et percutant. Seulement ce n’est pas tous notre cas… Il faut aussi considérer que les présentations permettent de retenir l’attention des personnes qui ont une mémoire plus visuelle qu’auditive. De plus l’évolution des us et coutumes managériaux fait désormais qu’arriver avec une présentation est quasiment un pré-requis. Alors comment ne pas tomber dans le travers des slides qui finissent par être une glose illisible ? Dans cet article je vous présente quelques idées pour améliorer vos présentations en réunion. Notez que non je ne parlerais pas de Prezi, car oui j’ai un problème d’oreille interne et donc ce programme me donne à chaque fois le mal de mer.

La méthode Pecha Kucha

Une image vaut mille mots, dit le proverbe. C’est exactement l’idée derrière le concept, certes un peu extrême, de Pecha Kucha. Le principe : diffuser une série de 20 images pour une durée de 20 secondes chacune qui viennent ainsi rythmer une présentation nécessairement courte. S’il ne vous est pas possible de faire tenir votre propos dans un peu plus de six minutes, vous pouvez au moins garder l’idée d’illustrer simplement chaque axe de votre speech par une image. Je ne vais pas encore ramener les conférences TED sur le tapis, mais c’est exactement le modèle de présentation graphique recommandé par leurs coachs aux différents speaker.

Piktochart

Envie de malgré tout mettre quelques mots de texte ? Piktochart, dans sa version gratuite et en ligne, vous permet de créer de belles présentations, illustrées grâce à leur banque d’images et de pictogrammes qui permettent de venir renforcer la force de vos propos. L’application est plus maniable et offre plus d’options que le site Canva. La promotion Gerda Taro et Robert Capa de conservateurs de bibliothèques est une ardente pratiquante de ce logiciel qui permet de mettre toute sa créativité au service de son projet.

Les planches

Les amateurs de séries télé se rappellerons peut-être des planches d’intention que présentent les créatifs pubards dans la série Mad Men. Pas besoin de siroter un verre de bourbon à deux heures de l’après-midi pour avoir le droit de créer de belles présentations que l’on peut accrocher directement dans la salle de réunion (oh la belle œuvre d’art) ! Ce support est particulièrement adapté pour une restitution de groupes de travail car il permet à chaque sous-groupe de construire un panneau qu’il présentera par la suite. L’idée, c’est sur un support en carton plume ou rigide, de coller des images et graphiques ou carrément de dessiner pour illustrer son sujet. C’est l’idéal pour mobiliser les personnes kinesthésiques.

Si avec cela vous n’avez pas trouvé de quoi mettre fin à la fameuse « pensée Powerpoint » et à l’hégémonie de Microsoft sur nos réunions, je rend mon tablier !  Si cet article vous a plu, je vous présenterai prochainement quelques idées pour faciliter le compte-rendu de réunion.

Des idées à nous faire partager ? N’hésitez pas à partager vos expériences dans les commentaires ou sur les réseaux sociaux !

Pour aller plus loin :

Franck Frommer, La pensée PowerPoint. Enquête sur ce logiciel qui rend stupide, La Découverte, coll. « Cahiers libres », 2010, 260 p.

Réunion ce lundi ! Encore ?

Vous avez le ventre qui grogne, les yeux qui ont de plus en plus de mal à rester ouverts et la nuque tendue ? Pas de doute vous souffrez d’une réunion qui s’éternise. Vous avez toute ma compassion… Marre de devoir subir ces réunions hebdomadaires qui durent plus de deux heures et qui n’aboutissent finalement à pas grand chose ? Je suis loin d’avoir la solution miracle pour assurer à coup sûr une réunion performante, mais je vous propose dans cet article de tout d’abord vous rappeler les bonnes pratiques en matière de conduite de réunion, avant de vous présenter cinq idées originales pour rendre ces temps d’échanges et de prise de décision plus intéressants et productifs.

A chaque réunion sa configuration, guide des bonnes pratiques :

Réunions de Floriane-Marielle JOB

5 idées pour twister vos réunions :

1 – Changer d’air

La salle de réunion commence à vous oppresser, la seule idée de devoir vous y rendre vous fait bailler d’avance ? Changez de lieu ! Essayez de vous réunir dans votre espace de pause autour d’un café, dans vos espaces publics lorsque vous êtes fermés ou mieux allez prendre l’air. Nilofer Merchant dans une conférence TED passionnante nous propose de faire nos réunions en marchant, un moyen imparable pour être plus créatif et pour lutter contre les effets néfastes d’une position trop statique au travail. Alors on part marcher ?

2 – S’appuyer sur de nouveaux outils

Un projet à créer ou une solution à trouver lors d’une réunion ? Sortez vos post-it et enclenchez une session de tempête dans le cerveau. En permettant à tous les participants d’inscrire leur idée sur papier on permet de lever l’autocensure due à la prise de parole. Vous pouvez ensuite afficher les réponses sur un tableau en les hiérarchisant et en formant des typologies, ce qui vous permettra de mieux cerner le problème.

Une alternative pour ceux qui en on marre de voir leur budget post-it exploser, les cartes heuristiques. Celles-ci permettent une représentation graphique des processus de pensée en faisant un lien entre un concept et les idées qui y sont associées. On note le problème au centre d’une feuille puis l’on se lance dans des branches permettant de traiter les différentes thématiques qui en découlent. On fait circuler la feuille entre les participants et on obtient à la fin une meilleure cartographie du sujet qui nous occupe. Pour en savoir plus sur comment se lancer dans les cartes heuristiques (mind mapping en anglais) vous pouvez consulter le MOOC gestion de projet.

Envie d’aller plus loin en matière de visualisation ? Si parmi vos équipes vous avez un collègue qui fait toujours de petits dessins sur son bloc note ou si vous même vous avez envie de dessiner, lancez-vous dans la facilitation graphique. Le sketchnote, ce n’est pas seulement esthétique, c’est aussi un outil efficace car la visualisation de manière colorée permet de mieux mémoriser et de résoudre des problèmes plus facilement. Pour vous former à la facilitation graphique, je vous conseille d’aller faire un tour sur Youtube ou de suivre sur les réseaux sociaux #sketchnote. Pour ceux qui préfèrent un bon manuel, je vous conseille Le guide avancé du sketchnote de Mike Rohde (Eyrolles, 2017) avec en contributrice Magalie Le Gall bien connue du monde des bibliothèques.

3 – Encourager la participation

Pas facile de libérer la parole en réunion, pression vis-à-vis de la hiérarchie, peur du ridicule, petite forme… autant de raisons qui peuvent conduire l’animateur de la réunion à se sentir un peu seul.

Pour encourager la participation des personnes conviées à la réunion, il est intéressant d’inviter en amont une ou plusieurs personnes à présenter un des sujets inscrits à l’ordre du jour. On leur propose alors de faire une présentation courte de 2-3 minutes pour faire le point sur ce qui a été fait, ce qui reste à faire et sur les difficultés. Les personnes qui interviennent ont donc le temps de se préparer en amont de la réunion et se sentiront ainsi plus en confiance.

Afin d’évaluer l’état d’esprit des participants en début de session pourquoi ne pas leur faire dessiner un smiley révélant leur état d’esprit. Ce petit exercice permettra d’identifier les participants qui peuvent être moteurs dès le début de la réunion et d’avoir une attention particulière pour les personnes inquiètes ou en colère. On refait le même exercice en fin de réunion afin de voir si l’état d’esprit à changé et si la plupart des personnes quittent la table satisfaites.

En introduction et tout au long du déroulement de la réunion encouragez le retour verbal sur vos propositions. Si vous animez une réunion avec de nombreux participants, invitez les gens à se signaler d’un geste de la main. En créant un climat de confiance et en instaurant des principes de respect de la parole de chacun, il y a plus de chance que les langues se délient.

Pour favoriser le débat vous pouvez aussi essayer la méthode des 6 chapeaux développée par Edward de Bono dans son ouvrage Six chapeaux pour penser (Interéditions, 1987) qui invite les participants à endosser un point de vue différent sur un sujet en portant un des six chapeaux, chaque couleur correspondant à une attitude/posture différente : le blanc pour la neutralité, le rouge pour les émotions, le vert pour la créativité, le noir pour le pessimisme, le jaune pour l’optimisme et le bleu pour l’organisation. Cet outil permet à chacun de s’exprimer plus librement tout en abordant la situation sous des angles différents afin d’aboutir à une solution plus complète.

4 – Privilégier la concentration

La concentration est devenue une ressource rare. Nous sommes constamment sollicités et abreuvés d’un flot continu d’information. Ces éléments ne sont pas propices à la prise de décision. Aussi je vous propose d’essayer le temps de la réunion l’exercice de la déconnexion. On dépose tous son téléphone, on limite le recours aux connexions internet et on se concentre. La déconnexion doit avoir comme contre partie une réunion plus courte, on est 100% concentrés et dans 45 minutes la réunion est clôturée !

5 – Des invités extérieurs, pourquoi pas ?

Que vous travailliez sur un nouveau projet ou que vous cherchiez à construire de nouveaux partenariats, pourquoi ne pas inviter des personnes extérieures à vos services à intervenir en réunion ? C’est l’occasion parfaite pour cet invité de marque de vous présenter les projets qu’il porte ou les solutions qu’il a pu trouver à un problème. En tant qu’observateur neutre, l’invité peut également donner un avis riche en enseignement lors de vos débats internes. Pensez-y !

Vous avez mis en place d’autres dispositifs intéressants pour dynamiser vos réunions ? Faites-nous en part dans la section commentaire !

Rester inspiré pour être inspirant ?

3 idées pour un nouveau souffle de créativité en 2018

Vous pensez avoir tout essayé pour rester inspiré dans votre pratique quotidienne de manager. Vous consultez tous les matins votre agrégateur de flux RSS que vous avez choisi avec soin et dont vous avez vous même fait la curation. Vous êtes actifs sur les réseaux professionnels et vous rendez au moins une fois par an à une grand messe des managers de votre profession afin de vous nourrir d’idées nouvelles. Pourtant rien à faire lorsque vous vous retrouvez confronté à un problème d’organisation ou que vous voulez monter un nouveau projet, vous ne pouvez pas vous empêcher de penser au fond de vous que vous êtes sans doute en train de reproduire des recettes éculées.

Comment retrouver l’envie et dénicher des idées innovantes ? Voici quelques pistes pour booster votre créativité !

1 – Une conférence TED tu visionneras

En panne d’idées neuves ? Tournez-vous vers les vidéos des conférences TED qui permettent une diffusion des avancées dans de larges champs de la connaissance.

En 15 minutes vous pourrez découvrir un nouveau sujet et en retirer sûrement de nouvelles façons de travailler ou tout simplement un nouveau souffle d’inspiration ! Je vous conseille de brancher vos écouteurs et de commencer par la playlist de 10 conférences TED pour manager ou en suivant la sélection Travailler mieux !

2 – À des podcasts tu t’abonneras

Vous n’avez pas le temps de lire un livre sur le management d’équipe ou d’assister à un énième séminaire de travail ? Pas de soucis, les podcasts sont là pour vous ! Abonnez-vous ou téléchargez les épisodes qui aiguisent votre curiosité et écoutez-les dans les transports en commun, en faisant la vaisselle ou pourquoi pas pendant votre jogging dominical.

Pour les anglophones, la planète podcast est vaste et il y a de quoi satisfaire quasiment toutes les demandes. Je vous propose donc ici une sélection qui est loin d’être exhaustive :

    • What Great Bosses Know – Jill Geisler vous apporte son expérience si vous êtes à la recherche de conseils pour votre management au quotidien,
    • Extreme productivity – Kevin Kruse vous dévoile dans son émission ses conseils pour améliorer votre productivité,
    • Office Hours – un programme de Dan Pink qui propose une interview d’une heure pour en savoir plus sur le parcours de manager ou de dirigeants ayant connus des succès mais qui ont aussi fait face à des obstacles, ce podcast est idéal pour relativiser ses propres difficultés,
    • This is your Life – Michael Hyatt propose des outils de développement personnel pour managers.

Côté francophone l’offre est encore en développement, mais je vous conseille malgré tout de suivre sur les plateformes de podcast de votre choix Outils du Manager qui propose de traiter chaque semaine une thématique en lien avec les préoccupations des encadrants allant de la gestion d’équipe à l’organisation efficiente de son travail. Le site Je suis manager propose également quelques podcast en ligne qui couvrent les thèmes fondamentaux du travail d’équipe.

3 – D’autres milieux professionnels tu fréquenteras

Rien de plus revigorant que de se rendre à une conférence ou une rencontre de professionnels d’un secteur… différent !

Allez, à titre d’exemple, faire un tour du côté du monde de l’entreprenariat. Je garde de mon côté un bon souvenir et pleins de bonnes idées d’une conférence sur l’entreprenariat culturel féminin organisé au 104 à Paris et qui m’avait revigoré. Les grandes villes comme les moyennes proposent souvent des rencontres ou des conférences programmées par des organisations professionnelles. Assister à une conférence donnée par des architectes sur Construire les villes de demain m’a permis de me donner de nouvelles perspectives dans ma propre pratique professionnelle. Si ce genre d’événements n’est pas pour vous, pourquoi ne pas essayer une application comme Shapr qui met en relation des professionnels afin d’échanger sur leurs projets et enjeux de demain.

En sommes, vous l’aurez compris, pour retrouver l’inspiration il faut savoir prendre du temps pour soi et rester curieux de tout ! Et vous, dîtes-moi en commentaire ce qui vous permet de rester inspiré au quotidien ?