Les outils numériques comme leviers du management paisible
Intelligence collective, holacratie, entreprises libérées, autant d’approches qui ont pour point commun un management plus paisible des collectifs, dans un monde où la pensée complexe n’est plus une option. Les tiers-lieux et les espaces de gestion des communs, qui parviennent à s’organiser au-delà des rapports hiérarchiques en tirant parti des technologies du numérique, peuvent également être des sources d’inspiration pour les managers territoriaux.
Le management paisible c’est…
> une tentative de réponse à la complexification des enjeux des politiques publiques pour maintenir du sens dans l’action pour les équipes et ultimement les citoyens
> définir un socle de valeurs communes permettant d’oeuvrer ensemble pour la réalisation des objectifs partagés
> permettre à chaque membre d’une équipe de se sentir contributeur et d’identifier les autres personnes ressources avec lesquelles collaborer
> fluidifier la circulation de l’information au delà des proximités de fait au sein d’un collectif
> permettre de dépasser les limites que pose parfois une organisation hiérarchique et le principe des filières, pour permettre une implication de chacun et une hybridation des compétences
Propositions d’outils numériques pour enclencher une démarche de management paisible :
Une plateforme de messagerie instantanée propice à la collaboration
Les nouvelles modalités du travail entre présentiel et distanciel, mais aussi la saturation des boîtes mail, invitent à repenser les manières de communiquer au sein d’une équipe. Cela peut passer par une messagerie instantanée qui permet aussi de créer des cercles de discussion par projet ou par groupe de travail. Un format d’échange qui ne remplace pas les temps de rencontre, tout en étant plus chaleureux que les courriels.
Un agenda commun pour la gestion des projets
Un outil partagé qui rend visible pour tous les temps forts dans la conduite d’un projet, les réunions, mais aussi les échéances. Il permet d’associer chacun à la démarche et facilite la circulation de l’information.
Un outil de gestion des tâches collaboratif
La gestion de manière participative ou horizontale de missions nécessite de pouvoir lister, alimenter, attribuer et s’emparer des tâches nécessaires à la réalisation des objectifs. Un tableau partagé ou un outil s’inspirant de la méthode Kanban peut permettre une meilleure visibilité de l’état d’un projet et permettre à chacun d’y apporter sa contribution.
Des documents partagés
Pour éviter des retours de mails avec des suivis de modification sans fin, un document partagé permettra d’améliorer les échanges et les collaborations entre membres d’une équipe devant procéder à un travail rédactionnel.
L’innovation digitale n’est pas à elle seule la réponse aux enjeux managériaux, mais elle peut permettre de répondre à de vrais besoins tout en favorisant les synergies, la collaboration et la créativité au sein d’une équipe. Ces démarches, si elles ont été facilitées par la numérisation des processus de travail au cours de la crise sanitaire, doivent toujours être expliquées et construites en impliquant les futurs contributeurs.
Je n’ai longtemps juré que par mon Bullet journal, il était mon alpha et mon oméga. Seulement les jours où il m’arrivait de l’oublier à la maison ou au travail, ou encore de changer de sac à la dernière minute, je me trouvais une journée entière sans pouvoir vérifier ou alimenter cette planification des tâches qui peut parfois ressembler à une montagne difficile à attaquer. Après m’être remuée les méninges et extasiée devant le Trello d’une collègue, j’ai décidé de renouer avec cet outil et d’en faire un compas dans la direction d’un établissement.
La rentrée étant souvent synonyme de remise à plat de son organisation de travail, je veux vous présenter dans cet article deux façons d’utiliser Trello : pour organiser son travail et pour piloter l’action d’un service avec son équipe. Avant de se lancer, faisons un petit tour d’horizon de cet outil qui pourrait devenir votre meilleur ami.
Trello pour les nuls
Trello est un outil de gestion de projets en ligne qui permet de visualiser et gérer le flux de tâches d’une équipe. Ses fonctionnalités trouvent leurs inspirations dans les méthodes de management toyotiste « Kanban » et le lean management. L’outil permet de matérialiser les différentes étapes d’un projet ou d’un processus, ce qui donne à chacun une meilleur visibilité, harmonise les pratiques et permet de s’assurer qu’il n’y a pas une trop grande concentration des tâches sur une personne ou une équipe.
L’atout de Trello en comparaison d’autres outils similaires, c’est qu’avec un compte gratuit vous pouvez créer jusqu’à 10 tableaux pouvant correspondre à différents projets ou équipes projets. Chaque tableau peut être composé à loisir ou l’on peut s’aider des modèles présents dans la bibliothèque Trello. L’ajustement des différentes listes dans votre tableau (ce sont les colonnes) permet d’organiser les différents sujets et au sein de vos listes vous pouvez ajouter des cartes qui peuvent être des éléments de brainstorming ou des tâches que vous pouvez attribuer aux membres de l’équipe. Une fois que l’on a un peu pris en main le logiciel les choses deviennent plutôt intuitives et l’on se prend à vouloir créer sa propre structure. Pour les créatifs, Trello permet également de modifier le fond d’écran de votre tableau et d’utiliser des stickers pour encourager les avancées de chacun.
Quand Trello remplace le Bujo
Ne lui dites pas trop fort à mon Bujo (aka Bullet Journal) mais je crois bien que je lui préfère désormais mon Trello. La fonctionnalité la plus intéressante du Bullet journal en comparaison à un agenda standard est la possibilité de planifier des tâches et de prévoir à l’année les grands jalons de la vie d’un service, puis mois par mois et même semaine par semaine la to-do à accomplir.
Pour mon organisation personnelle dans le pilotage d’un service ce sont donc ces fonctionnalités que j’ai cherché à redévelopper dans mon Trello. Au début de mon tableau j’aime avoir les grands objectifs et le cap pour l’année en cours. Une manière chaque matin de m’assurer que l’énergie que je déploie se concentre sur les bonnes actions. Pour les autres colonnes après plusieurs mois d’expérimentations, j’ai choisi pour ma part la répartition suivante : aujourd’hui, cours, moyen et long terme. Si pour vous chaque mois est marqué par des temps forts vous pouvez créer douze colonnes pour visualiser dans un tableau les grandes tâches à accomplir dans l’année.
Si vous souhaitez vous inspirer de ce principe pour créer votre propre Trello vous pouvez retrouver le modèle que j’ai créé pour vous.
Piloter la gestion des tâches de son équipe
Trello est un outil de gestion de projet, il est donc particulièrement utile pour animer la vie d’un service ou d’un groupe de travail. Comme un tableau sans fin n’est pas forcement digeste,il est plus utile d’utiliser un tableau par groupe projet sachant que tous les membres d’une équipe peuvent accéder à l’ensemble des tableaux présents sur Trello. Le choix d’une thématique est plus motivant car on peut véritablement voir l’avancement du projet sur lequel on est positionné. La liste interminable des choses à faire finie par alimenter la colonne des accomplissements, ce qui est très satisfaisant.
Les cartes permettent le suivi : de l’ordre du jour des réunions, d’archiver les documents de compte-rendus, de créer des boîtes à idées, de faire des listes de tâches. Il est également possible de lier son Trello avec d’autres outils tels que Google Drive, un agenda ou la messagerie instantanée Slack pour automatiser certaines tâches ou faciliter les liens entre les différentes plateforme.
L’avantage de cet outil en ligne est qu’il est parfaitement adapté au travailleur nomade ou au télétravail, il est très intéressant pour suivre l’avancement de chacun lorsqu’il n’est pas forcement possible d’être tous en présentiel.
Pour vous aider à constituer votre premier Trello pour le suivi des projets de votre équipe vous pouvez utiliser ce modèle.
J’espère que cet article vous aura donné des idées pour explorer les potentialités de l’outil Trello et qu’il vous permettra d’avancer vers la réalisation de vos projets. N’hésitez pas à partager vos conseils sur la manière dont vous utilisez Trello ou les autres outils de gestion de projet qui vous aident au quotidien.
Les outils numériques, auparavant présentés essentiellement comme un moyen d’augmenter sa productivité et comme un risque de remettre en cause la séparation entre vie professionnelle et vie personnelle, se révèlent dans le contexte de confinement plus essentiels que jamais. Si certaines organisations de travail disposent d’outils et de suites de logiciels qui permettent de faire cette transition facilement du présentiel au distanciel, il n’en est pas de même pour toutes les structures. Dans cet article je vous partage les outils que j’ai pu mettre en place avec mes collaborateurs depuis plusieurs mois et ceux que nous utilisons de manière plus récente pour maintenir l’activité de notre structure et maintenir le lien au sein de toute l’équipe.
Whatsapp pour informer
L’outil le plus simple à mettre en place lorsque ses collaborateurs disposent d’un smartphone ou d’un ordinateur est évidement Whatsapp. Cet outil de messagerie instantanée permet de créer facilement un groupe de communication qui est un fil ininterrompu et non thématisé. De part ses caractéristiques, Whatsapp est donc plus approprié pour une information générale sur la situation actuelle, pour porter une assistance technique sur la connexion aux autres outils du télétravail et pour entretenir la vie de l’équipe. Pour que ce genre de groupe d’échange ne soit pas un lieu de propagation des fausses informations à un moment où le doute et la peur peuvent faire loi, il est important d’assurer un respect de certaines règles de publications. Ainsi Whatsapp peut servir à diffuser des photos rigolotes de ses animaux en télétravail ou les jolis paysages aperçus par la fenêtre mais pas à diffuser des rumeurs non fondées.
Slack pour communiquer
Slack est un messagerie instantanée professionnelle qui permet au quotidien de se délester d’une partie des mails qui s’accumulent dans nos boîtes de réception et ne comportent que quelques mots de réponse à une demande faite. Pour un « OK » ou « Bien pris note » ou « En cours de mise en œuvre » il n’y a pas besoin de s’envoyer un mail au quotidien. Slack permet aussi une communication plus facile dans des espaces de travail multi-sites ou lorsque l’on ne veut pas sans cesse se lever pour déranger un collègue. En mode télétravail, Slack devient l’outil de communication qui remplace les échanges verbaux. Il y a, comme sur Whatsapp, un fil de conversation général qui peut suppléer un mail groupé et permettre une information générale. En plus de cela il y a les fils thématiques qui peuvent permettre à une équipe projet d’échanger sur un point particulier, auxquels s’ajoutent les groupes de messages et messages directs. Slack ne permet pas de remplacer le contact humain, mais permet de faciliter la collaboration à distance et de pouvoir appréhender en tant que manager comment mobiliser ses équipes.
Discord pour se réunir
Si la voix de vos collègues vous manque, car oui parfois les mots ne permettent pas toujours de retranscrire une pensée qui se construit chemin faisant, il est temps de passer à un outil pour organiser des téléconférences. Beaucoup de solutions existent comme Skype, Hangout ou Jitsi Meet pour la visioconférence. Nous avons fait de notre côté le choix de Discord, bien connu des gamers et déjà adopté par plusieurs membres de mon équipe travaillant sur les manifestations vidéoludiques. Discord recoupe certaines fonctions de Slack et en propose d’autres comme la création de chaînes de discussion qui permettent de réaliser des réunions vocales ou vidéo à distance. L’outil permet également un partage d’écran facile, ce qui peut se révéler fort pratique pour porter assistance à un collègue à distance.
Trello pour s’organiser
Trello, que ne peux-tu pas faire ? Cet outil est véritablement génial. Je m’en sers depuis quelque temps comme une sorte de Bulletjournal digital et voilà qu’il est redevenu mon meilleur ami pour la programmation des tâches. Si en amont de la mise en place du télétravail, un plan de charge pour chaque collaborateur a été élaboré, la situation évolue et les choses sont amenées à être réactualisées avec de nouvelles idées qui germent ! Trello, dans le cadre du télétravail, permet de faire une liste des tâches par thématiques, d’y notifier les personnes en charge du pilotage, de se fixer des priorités ou des dates limites et surtout chacun peut alimenter ce tableau de bord. C’est évolutif, esthétique, grâce à ses jolis fonds d’écrans et même ludiques avec des petits stickers pour se féliciter de la réussite d’un projet.
Un drive pour échanger
J’ai la chance d’être dans un établissement qui dispose de son propre NAS et qui a donc son propre drive, permettant le stockage et la collaboration sur des documents. Nous avons donc accès à distance à nos dossiers sur lesquels nous avions l’habitude de collaborer. Dans le cadre de la mise en place d’un télétravail généralisé, le drive est un allié essentiel pour partager des documents, collaborer à des rédactions, faire des modifications. Si vous n’avez pas de système de partage de document en ligne, Google Drive avec une adresse mail commune, peut se révéler une option simple et efficace pour une courte durée du fait de la limitation de stockage de l’option gratuite (15 Go à ce jour). L’option de Microsoft One Drive peut également être intéressante si votre équipe est habituée à la suite Office.
Un calendrier partagé
Prévoir de futures manifestations, fixer des temps d’échange ou encore des rendez-vous avec des partenaires, autant d’informations qu’il est important de pouvoir partager avec l’ensemble d’une équipe d’autant plus lorsque l’on travail à distance. Les suites de messagerie professionnelles proposent des Calendrier groupés qui peuvent permettre à une équipe entière de collaborer. Des solutions en ligne existent également et l’option de Google Agenda permet de visualiser plusieurs calendrier dans un même outil (mea culpa pour ne proposer que des solutions non-libres mais par temps de crise je suis pragmatique).
Calm pour respirer
Le télétravail peut permettre d’adopter de nouvelles habitudes et pour traverser cette tempête qui nous arrive, je vous propose de tester la méditation. En lieu et place de la pause café ou de la pause clope, pourquoi ne pas essayer un exercice de respiration ou une courte session de méditation ? Avec Calm vous serez accompagné dans votre séance avec beaucoup de douceur et l’application propose même des exercices de yoga ou de gym douce, un petit complément qui peut permettre de mieux vivre le confinement.
J’espère que cet article vous donnera des pistes d’outils à mettre en place pour accompagner le travail de vos équipes en ces moments si particuliers. Si vous connaissez d’autres outils qui pourraient être utiles, n’hésite pas à les partager !
En matière de politique culturelle il y a la théorie, ce pays parfait où l’on souhaiterait tous habiter, et la pratique.
Penser et conduire une politique culturelle c’est faire un diagnostic de l’existant, définir des objectifs stratégiques en lien avec les enjeux identifiés, penser une déclinaison en objectifs opérationnels puis en actions et enfin prévoir un dispositif d’évaluation.
En tant que managers culturels, nous maîtrisons à peu près les enjeux de la conduite de politiques culturelles. Mais cette connaissance n’est pas forcément diffusée largement dans nos structures, aussi la mise en place de tels projets peut vite apparaître comme secondaire. Dans ces circonstances, la construction, puis le pilotage d’une politique culturelle doit s’adapter aux contraintes de moyens, sans pour autant renoncer à son ambition.
Je ne vais pas ici me lancer dans de grandes leçons sur tout ce qu’il vous faudrait faire. Je vais plutôt vous proposer quelques pistes de réflexion pour, quand noyés dans le quotidien, vous souhaitez malgré tout prendre un peu de hauteur sur la conduite de vos actions.
1 / S’appuyer sur d’autres acteurs pour réaliser un diagnostic
Le temps du diagnostic est essentiel pour connaître son public, ses problématiques, les acteurs du territoire, les leviers d’action… Le diagnostic permet de comprendre le passé en établissant un état des faits – les forces, les faiblesses et les opportunités d’un territoire – , de nouer un dialogue entre les acteurs et de définir des propositions d’actions.
La réalisation d’un diagnostic implique une collecte de données quantitatives et qualitatives, c’est donc une étape complexe à mener lorsque l’on arrive sur de nouvelles fonctions ou que l’on manque de moyens. Réaliser cette analyse du territoire pour en comprendre les forces et les faiblesses est chronophage en temps et en ressources humaines.
Comme il n’est pas toujours possible de recourir à une aide extérieure pour le conduire je vous propose de vous nourrir d’autres sources pour établir votre cartographie de données quantitatives :
L’INSEE pour avoir une analyse des grandes tendances socio-démographiques
Les CCAS et CIAS pour les villes et intercommunalités travaillent sur des diagnostics sur la santé publique dans le cadre des contrats locaux de santé, au niveau plus macro les agences régionales de santé réalisent des études qui peuvent également être exploitées.
Pôle emploi propose une carte interactive des différentes données ayant attrait à l’insertion et à l’emploi
Une fois ces données collectées reste la partie qualitative de votre diagnostic à réaliser. Une solution a minima consiste à réaliser une enquête en ligne et/ou un focus group avec un panel représentatif d’usagers et partenaires. L’élaboration d’une trame d’enquête et la méthodologie pour animer un groupe de réflexion avec des usagers peut demander un travail dans la durée. Il est alors intéressant de voir les possibilités de collaboration avec les départements de sciences humaines d’universités pour impliquer des étudiants et chercheurs dans la démarche. S’il n’est pas possible de réaliser l’approche qualitative à ce stade, il sera toujours possible de l’éprouver au niveau de la formulation de vos objectifs stratégiques.
Pour en savoir plus sur la méthodologie de travail du diagnostic de territoire, je vous conseille le site Diagnostic-Territoire qui propose des ressources pédagogiques libres pour vous accompagner dans votre démarche.
2/ Mobiliser le terrain et éprouver ses objectifs stratégiques
Même si à ce stade vous avez une vision relativement claire des grands objectifs que vous souhaitez porter, il est important en amont de la formalisation de la politique culturelle de mobiliser autour de soi les acteurs qui seront des leviers du changement.
Faute de pouvoir s’engager dans une grande démarche participative, il est possible de travailler en amont les objectifs stratégiques et de réunir un groupe de travail réunissant l’ensemble des parties prenantes pour éprouver vos propositions. Veillez à réunir dans ces groupes des personnes représentatives des différentes parties prenantes (tutelles, agents, partenaires socio-éducatifs, usagers etc…). À l’issue de cette réunion il faut que les objectifs qui auront été définis répondent aux critères SMART (spécifique, mesurable, acceptable, réaliste, temporellement défini), soient écrits au présent et ne soient pas le reflets de préjugés mais bien issus du diagnostic partagé par les acteurs.
En associant les futurs partenaires sur l’élaboration des objectifs, ont s’assure qu’ils seront bien mobilisés pour monter les actions. Le travail collaboratif sur la définition des objectifs doit également permettre un travail plus pertinent et parfois même plus rapide.
3/ Contribuer au développement d’une culture projet partagée
Piloter une politique culturelle à vents contraires, c’est aussi faire en sorte de diffuser un maximum la culture projet au sein des équipes afin qu’une fois impulsé le projet puisse être pérennisé. La culture projet n’est pas toujours une évidence parmi les équipes, elle bouleverse parfois les manières traditionnelles de travailler car elle conduit à mettre autour de la table des acteurs différents souvent en dehors des organisations hiérarchiques.
Faire accepter la culture projet nécessite de déconstruire ces a priori et de faire percevoir que le mode projet permet de mener à bien les actions en ayant également un suivi. Pour se faire avoir une approche ludique et visuelle peut faciliter la compréhension et l’appropriation. Quelques outils vous seront nécessaire pour pouvoir assurer la mise en œuvre et le suivi de votre politique culturelle : un tableau de suivi des axes, des fiches projet pour les grandes actions, des fiches actions pour permettre à chacun de connaître les animations mises en place. Vous trouverez en ressources complémentaires à cet article un exemple de fiche projet à mettre en place. Une appropriation de ses outils par les équipes est nécessaire pour vous permettre de limiter votre intervention à chaque étape d’un projet dans un contexte où votre temps est compté.
La réalisation d’un tableau de suivi doit vous permettre de réaliser un bilan des actions menées par le biais d’indicateurs et de réaliser un bilan annuel de l’avancement du projet culturel qui servira d’outil de suivi pour vos tutelles. Comment matériellement réaliser ce suivi dans une situation contrainte ?
4/ Formaliser un retour du terrain
Pour s’assurer du bien fondé du déroulement d’une action et de son intégration dans le cadre d’une politique culturelle, il est important de pouvoir l’évaluer. Si le sujet de l’évaluation appel ici un article en lui-même, j’en profite tout de même pour vous glisser une vidéo permettant d’aborder les grandes étapes de la mise en place d’une stratégie d’évaluation incluant des données qualitatives.
Quelques pistes de travail pour mettre en place une stratégie d’évaluation.
L’évaluation est une manière d’éprouver la validité des axes de politique culturelle fixés au début de la démarche. Cela permet également au besoin de faire des réajustements et de faire évoluer le projet culturel dans le temps. En effet toute stratégie de politique culturelle devrait avoir un horizon temporel défini à l’issu duquel il importe d’établir si les objectifs stratégiques fixés sont atteints, à maintenir ou à revoir.
Les clefs de la conduite d’une politique culturelle dans un contexte contraint est donc un exercice empreint de pragmatisme. Partir de données existantes, s’appuyer sur les acteurs du territoires, diffuser une culture projet et d’évaluation autant d’étapes clefs qui vous permettront de porter une politique culturelle que chacune des parties prenantes puisse s’approprier.
Aussi cliché que cela puisse paraître, j’aime beaucoup le principe des résolutions, enfin appelons les plutôt des intentions. La différence ? L’intention est une chose plus positive qu’une résolution qui sous-entend souvent que l’on est pas assez bien et que l’on doit s’imposer un programme drastique pour changer.
Pour fixer une intention, il faut déterminer pourquoi vous souhaitez mettre en place une nouvelle habitude ou une nouvelle manière d’agir. Une fois que vous avez trouvé le sens de votre intention, il faut qu’elle s’exprime en une affirmation. Plutôt que de dire « je veux être plus à l’écoute cette année », il convient de dire « je suis à l’écoute ». Les amateurs de yoga connaissent bien l’idée de l’intention ou sankalpa en Sanskrit, qui guide la pratique des différentes poses. Une fois que vous avez défini votre intention vous pouvez alors travailler à une déclinaison en actions plus précises à mettre en œuvre tout au long de l’année à venir.
Les intentions concernent votre vie de manière globale et ne sont donc pas réservées au champ personnel. Aussi pour 2019 pourquoi ne pas penser à une intention qui vous guidera en tant que manager culturel ! Pour nourrir votre réflexion voici quelques idées d’intentions pour vous inspirer.
Je continue à me former et j’apprends chaque jour.
Dans le flot du quotidien, faisant face aux différentes contraintes, il est facile de faire descendre la formation tout en bas de sa liste de priorités. Pourtant se former c’est investir du temps pour son propre développement – personnel et professionnel – ce qui permet de devenir un meilleur manager et collaborateur. En somme on est loin de perdre son temps. Continuer à se former est un état d’esprit et ne nécessite pas forcément d’investir des milliers d’euros dans des certifications et autre MBA. Continuer à apprendre est aussi une position d’humilité au sein de son équipe car elle montre que nous sommes tous dans un processus d’amélioration et d’élargissement de notre panel de compétences. Si vous n’avez pas la possibilité de partir en formation, je suis sûre qu’il vous est possible d’apprendre de vos collègues ou de rentrer en contact avec des professionnels au sein d’autres services ou établissements que le vôtre. Une bonne occasion pour échanger avec eux sur leurs pratiques et les compétences que vous souhaiteriez développer. S’ajoute à ces rencontres en personne la possibilité de se nourrir de lectures, de veille professionnelle et des différentes formations accessible via des MOOC.
Je suis entourée d’une communauté professionnelle qui me nourrit.
La solitude du manager est loin d’être un mythe, entre sa hiérarchie et son équipe, il lui est parfois difficile de faire part de ses difficultés et de trouver un maïeuticien pour l’aider à accoucher des bonnes solutions. Il est possible de se sentir isolé mais ce n’est pas une fatalité ! Rapprochez vous des paires qui exercent le même type de fonctions que vous qu’ils soient en proximité ou même géographiquement plus éloignés. Comment faire ? Les associations professionnelles sont là pour vous aider. Il y a aussi les communautés professionnelles en ligne, allez-donc faire un tour sur Facebook, Linkedin, Meetup ou encore Shapr pour rentrer en contact avec des personnes avec qui vous partagez les mêmes enjeux. Une autre possibilité est de se rendre à des événements organisés autour des sujets auxquels vous êtes sensibles, pour sûre vous y rencontrerez des personnes intéressantes.
Je vois le positif et capitalise dessus.
Parce que l’on vise une amélioration constante de notre manière de faire, des actions menées, des politiques conduites, en tant que manager on a tendance à se concentrer sur le négatif, sur ce qu’il convient d’améliorer, de changer. Cet état d’esprit est certes positif car il permet une remise en question permanente, néanmoins pour s’améliorer il faut aussi savoir capitaliser sur ses acquis, sur ce que l’on sait bien faire, sur ce que l’on a accompli. Il appartient donc au manager de savoir féliciter les réussites et célébrer les succès. Pour rendre les choses plus tangibles et notamment dans le cadre d’une conduite de changement, il est aussi possible de matérialiser ces victoires par « un mur des succès » sous la forme d’un panneau d’affichage sur lequel on vient coller un post-it ou punaiser un texte ou une photo qui symbolise le progrès accompli. C’est un peu comme l’exercice de développement personnel qui consiste à inscrire trois choses pour lesquelles on est reconnaissant chaque jour mais à l’échelle d’une équipe. Les plus créatifs pourront également en profiter pour exprimer leurs talents graphiques.
Je suis résolu sur mes priorités.
Difficile de garder le cap sur les projets de fond que l’on souhaite mener lorsque la gestion des affaires courantes semble prendre tout notre temps. Pourtant savoir où l’on veut aller en tant que manager est essentiel. Alors pour 2019, je vous propose deux nouvelles habitudes qui pourraient faciliter votre quotidien et vous permettre de maintenir votre intention :
A chaque fin de journée notez les trois tâches prioritaires que vous souhaitez accomplir le lendemain. Soyez réaliste et précis dans la définition de ces tâches. Si vous souhaitez venir à bout d’un gros dossier, découpez le en plusieurs petites actions. Cette technique vous permet de faire des priorités et en plus vous aurez satisfaction d’avoir pu rayer les trois points que vous vous étiez fixé.
Pour les six prochains mois, fixez-vous un objectif que vous souhaitez vraiment réaliser. Faites le point chaque mois pour évaluer si vous avez mis en place les actions nécessaires à sa mise en œuvre. Vous manquez d’inspiration ? Pourquoi ne pas chercher à améliorer la communication interne ou les processus au sein de votre structure, je vous invite à lire les articles en lien avec ses thématiques pour vous donner des idées d’actions pratiques à mettre en place.
Le concept des intentions managériales vous inspire ? N’hésitez pas à partager cet article et à me dire en commentaire quelle est l’intention guidera votre année 2019 !
La bulle informationnelle, voilà un sujet qui fait couler aujourd’hui beaucoup d’encre, fût-elle numérique. La question de la massification de la production de l’information, de sa bonne circulation et de la lutte contre les fake news n’est pas qu’un enjeu pour les journalistes, c’est également un enjeu quotidien pour le manager.
Comment s’assurer, au sein d’une équipe que chacun soit informé à la même mesure ? Sens des missions, conduite du changement, mise en oeuvre de projets… autant de cas de figure où la bonne diffusion de l’information joue un rôle essentiel dans la conduite de l’action.
Que votre équipe se résume à un duo, ou à un paquebot qu’il faut faire avancer dans des eaux quelque fois tumultueuses, avoir une bonne stratégie de communication interne est essentiel. Faire circuler l’information c’est assurer que l’on vise bien le même objectif, que l’on est capable de prendre la relève si un collègue s’absente, que l’on sait qui est en charge de réaliser quelle tâche et pour quand. Une bonne circulation de l’information c’est la seule manière de limiter les rumeurs et le sentiment d’incertitude qui peut naître parmi les équipes dans le cadre de la conduite du changement. Améliorer l’information au sein de son organisation c’est aussi verbaliser le fait que tout ne peut pas être dit à tous dans l’immédiat. En effet, dans la conduite de projet la partie conception nécessite des échanges et une construction des propositionsau sein d’un collectif de direction afin de pouvoir être diffusé à l’ensemble de l’équipe.
L’information c’est le pouvoir dit l’adage. Cette phrase est souvent utilisée pour justifier la rétention d’information comme moyen d’assurer ou de maintenir un avantage sur les autres. Dans cet article je voudrais vous inviter à lire différemment ce dicton et vous montrer qu’une bonne circulation de l’information entraîne le pouvoir : celui de l’intelligence collective. Pas de secret ou de formule magique, pour améliorer la communication interne dans une organisation cela doit passer par les managers, qui dans les méthodes de travail comme dans leurs attitudes, doivent incarner cette volonté d’une bonne circulation de l’information.
Dans cet article je passerai en revue quelques outils pour vous aider à améliorer votre communication interne au quotidien, dans la gestion de projet et dans la conduite de changement.
La communication pour accompagner la conduite du changement
La conduite de changement est l’un des moments les plus propices à la propagation de rumeurs. La crainte d’une perte d’une situation acquise depuis de nombreuses années et de la remise en cause de pratique professionnelles explique que cela peut être une moment crispant. Toute conduite de changement doit donc s’accompagner d’une stratégie de la communication bien pensée.
Il est important de verbaliser les règles de la communication et les faire connaître à l’ensemble des équipes dans le cadre d’une réunion de lancement de projet. Il faut notammentmentionner le fait que dans le cadre de la conduite de changement il y a nécessairement des cercles de confidentialité. Au démarrage et au cours de l’élaboration d’un tel projet il n’est pas forcément opportun d’associer l’ensemble d’une équipe car les pistes de travail évoquées sont encore trop embryonnaires. En amont de toute démarche il faudra fixer les temps d’échange avec l’équipe pour le suivi de ce projet en session plénière ou en groupe de travail en fonction de l’objectif à atteindre. L’important sera de faire en sorte d’encourager un maximum la participation de chacun afin que le maximum d’interrogations aient été soulevées lors de ces échanges. Un compte-rendu diffusé largement permettra de revenir confirmer un point si un doute émerge. Pour sécuriser chacun, il est important de rappeler la temporalité du projet, ses objectifs et de matérialiser cela pourquoi pas par une frise chronologique pour visualiser la progression. Pour la conduite de projet sur des structures de taille importante on peut se lancer dans la rédaction d’un blog (comme ce fut le cas dans le réseau des bibliothèques de Bordeaux sur la question des horaires d’ouverture) qui permette d’archiver toutes les informations relatives au projet et pour les plus visuels d’entre vous pourquoi pas même un compte Instagram !
L’enjeu de la communication dans la gestion de projet
La réussite d’une conduite de projet repose sur la connaissance par chacun des participants de ses missions, sur le partage des informations par tous ainsi que sur le respect des différentes échéances. En somme le succès d’un projet est garanti par une bonne communication au sein de l’équipe projet.
Pour un projet où plusieurs personnes sont amenées à prendre connaissance d’un même contenu ou encore à collaborer à la réalisation d’un même contenu : un outil de partage de note peut se révéler essentiel. Je vous ai déjà parlé d’outils comme Onenote ou Evernote pour votre organisation personnelle, et bien vous pouvez également utiliser ses outils de manière collaborative. En parallèle vous pouvez évidemment avoir recours à un applicatif de rédaction de documents en ligne (type Google doc, MyPad ou ZohoDoc).
Gérer les échéances et la répartition des tâches peut se révéler encore plus ardue lorsque les membres d’une équipe travaillent en distanciel. C’est alors qu’entre en scène des applications de gestion de projet, j’invoque ici Asana et Azendo, mais il existe d’autres solutions qui peuvent également vous convenir (Trello, Clickup). Ces applications vous permettent de diviser un grand projet en sous-tâches, d’attribuer des responsabilités pour chaque tâche, de définir un échéancier (attention, c’est souvent une option offerte avec l’offre premium) et surtout pour le coordinateur du projet de s’assurer d’une visibilité de l’avancée du projet en quelques clics ! Pour voir comment ça se passe je vous conseille les vidéos de démo à consulter pour Asana et Azendo.
Comment mieux communiquer au quotidien ?
Je ne vais pas vous rappeler ici l’intérêt de réunir régulièrement son équipe. Organiser de manière régulière et sur un temps court des réunions permet de favoriser la circulation de l’information au sein de votre équipe et de s’assurer que le niveau d’information est le même pour chacun. Il est également possible de proposer à chacun de prendre la parole, de formuler ses inquiétudes et ses projets, de demander de l’aide ou encore même d’en offrir. Lorsque l’on travaille dans des organisations dont la taille ne permet pas de réunir facilement l’ensemble des collaborateurs, l’alternative est une lettre d’information électronique. En la matière c’est le “less is more” qui prime. Les longs textes sous format Word risquent fortement de rester lettre morte. Une des alternative possibles consiste chaque semaine à retenir 5 points marquants sur lesquels on communique à l’aide d’un petit pictogramme, en utilisant piktochart ou du sketchnote pour les plus talentueux d’entre vous.
Rien de mieux qu’un bon calendrier partagé au sein du service pour savoir qui fait quoi. Plusieurs solutions existent en fonction de la nature de vos services : les calendriers des suites de messagerie, des applicatifs métier ou encore un bon calendrier en ligne peuvent faire l’affaire (Google Agenda ou Framagenda) . L’important c’est de fixer les règles de qui le remplit et surtout de s’assurer que sa consultation soit suffisamment simple pour permettre à chacun de se l’approprier.
Si vous aussi vous avez été confronté à une information envoyée par un collaborateur mais qui s’est retrouvée noyée dans un flot de mails non lus, alors il est peut-être temps de passer à un service de messagerie instantanée. C’est le moment d’investiguer si vous avez à disposition un outil de développé en interne. Si ce n’est pas le cas, pas d’inquiétudes car il existe de très bonnes solutions en ligne : évidement il y a Slack mais aussi d’autres alternatives comme Discord ou encore le petit français talkSpirit.
Mieux communiquer est un engagement au quotidien qui est loin d’être facile ! J’espère néanmoins que ces quelques outils seront pour vous des sources d’inspirations et vous aideront au quotidien !
Et vous quels sont les outils que vous utilisez pour mieux communiquer au sein de votre équipe ? Partagez vos expériences dans les commentaires !
Je ne vais rien vous apprendre en écrivant, qu’en tant que manager, il faut constamment jongler entre différents sujets et différentes temporalités. Lorsque les to-do-list s’allongent, il dévient parfois difficile de faire une vraie coupure lorsque l’on ferme la porte de son bureau. Le soir venu il vient parfois à l’esprit tout un tas de choses à ajouter à cette pile de dossiers, tous plus urgents les uns que les autres.
Dans cet article promis depuis quelques temps, je passe en revue les outils qui m’aident au quotidien à rester autant organisée et zen que possible (toutes choses égales par ailleurs).
1 – Quand le bullet journal vient à la rescousse
Voilà trois ans que ce petit carnet me rend la vie plus facile. Je ne vais pas ici me lancer dans une description de comment faire un bullet journal, si cela vous intéresse je vous conseille ce blog et cette vidéo pour vous accompagner dans vos premiers pas. La technique du bullet journal est une réponse d’un designer face aux limites que rencontrent les systèmes traditionnels d’organisation, sous forme de liste de tâches ou d’agenda papier. L’idée est de regrouper dans un seul cahier toutes les tâches que vous planifiez avec la possibilité d’avoir une vue mois par mois, semaine par semaine et jour par jour. Si vous avez une action à accomplir qui vous vient en tête mais qui n’est à faire que le mois prochain ou dans dix jours, pas besoin de l’ajouter à votre to-do-list, inscrivez là directement dans la colonne du mois ou du jour correspondant. Cet outil m’a vraiment permis d’alléger cette fameuse charge mentale que j’avais, et d’arrêter de ressasser la liste des choses à faire que je ne voulais pas oublier, que ce soit professionnelle ou personnelle.
J’ai longtemps eu un seul bullet journal avec une séparation par jour entre les tâches professionnelles et les tâches personnelles, je suis désormais passée à un bullet journal personnel, sur lequel j’inscris jusqu’à la plus petite des tâches (comme sortir les poubelles ou faire les courses) et mon bullet journal professionnel pour le suivis des différents dossiers et la vie du service. Le principe est de créer son propre bullet journal, (même si j’avoue avoir fait une incartade et acheté un modèle tout fait chez Panda planner tentative que je ne recommande pas), afin d’adapter la structuration à ses propres besoins. Mon conseil principal lorsqu’il s’agit du bullet journal est : n’essayer pas à tout pris d’en faire un objet esthétique, il doit rester pratique et ce n’est vraiment pas la fin du monde si vous finissez par écrire avec plein de stylos différents dedans. Mon bullet journal me sert à noter presque tout, sauf ma liste de course que je garde dans mon téléphone pour être certaine de toujours l’avoir sur moi au moment où je décide d’aller faire quelques achats.
2 – Un agenda en ligne qui vous permet d’avoir à la fois une vision de vos rendez-vous personnels et professionnels
Il n’y a rien de plus rassurant quand on commence sa journée que de savoir que tous les détails concernant son déroulement sont inscrits dans son agenda : rendez-vous à 9h ici avec Mme X sur tel sujet, réunion avec tels participants avec tel ordre du jour, déjeuner à l’extérieur, réception de colis, rendez-vous médical, verre avec les copains etc… Que vous utilisiez Google agenda, Ical, Outlook ou d’autres solutions de synchronisation, l’important est que vous puisiez y accéder depuis l’ensemble des outils que vous utilisez : téléphone, ordinateur ou tablette. Si vous ne voulez pas être dérangé par les demandes d’invitation à des rendez-vous sur votre téléphone personnel, pas de soucis vous pouvez facilement désactiver cette fonction.
3 – Adieu cahiers et documents de traitement de texte, bonjour One note (ou Evernote pour ceux qui le souhaitent) !
Quand j’ai commencé à travailler, le must de l’organisation c’était un grand cahier dans lequel chaque jour je notais la date et les différentes tâches réalisées ou les notes prises lors de réunions. Cette technique a le mérite de rassembler sur un seul support l’ensemble des sujets traités. Mais lorsqu’il fallait effectuer une recherche sur un point précis, il était nécessaire de se remémorer la date exacte à laquelle cela avait été inscrit puis tourner frénétiquement les pages, à moins que l’on se soit lancé dans un système sophistiqué d’onglets avec des petits post-it. Evidemment un cahier ne durait pas l’année alors les recherches devenaient de plus en plus périlleuses au fur et à mesure que leur nombre grandissait.
Une autre alternative consiste évidemment à ouvrir un document de traitement de texte par dossier ou sujet suivis, chaque document est ensuite archivé dans une arborescence qu’il faut avoir bien conçu. Mais soyons honnête, rare sont les journées ou les réunions où l’on aborde un seul sujet à la fois, ce qui implique de constamment naviguer entre plusieurs documents et de savoir où tout est rangé.
Face aux déceptions rencontrées avec ces deux systèmes, la réponse m’est venue d’une collègue et amie Emilie Thilliez-Fernandes qui m’a présenté One note de la suite Office de Microsoft et toutes se potentialités pour organiser son travail et assurer un suivis aussi facile que possible. Le principe de One note reprend le concept de carnet ou de classeur dans lequel on inscrit toutes ses notes avec des groupements de section, des sections et des pages. Pour suivre tous les dossiers de l’année en cours, j’ouvre un nouveau bloc-notes, je l’organise en groupements de sections pour les gros chantiers, subdivisés en sections dans lesquelles j’inscris mes notes, compte-rendus de réunion et idées au fur et à mesure. Cet outil me permet de remédier aux limites des deux systèmes précédents grâce à : la facilité de recherche avec la touche magique Ctrl+F et la possibilité de naviguer d’un dossier et d’un sujet avec les onglets. One note propose des sauvegardes en ligne sur One drive (ce qui permet une consultation multi-supports) et peut également être un outil collaboratif avec la possibilité de le partager avec des collègues pour travailler sur un projet. Windows vous donne des boutons ? Une alternative à One note existe avec Evernote qui propose le même type de solution pour s’organiser avec en plus quelques outils supplémentaires comme la possibilité de tagguer ses écrits pour faire un archivage thématique des différentes prises de notes, pour en savoir plus je vous conseille le podcast de Michael Hyatt sur ce sujet.
A lire ces lignes on pourrait facilement croire que l’industrie de la papeterie est en passe de perdre une de ces plus fervente cliente, pour l’anecdote je vous rassure, je continue à utiliser mes carnets pour tous mes projets extra-professionnels comme ce blog ou d’autres aventures à venir !
Voici pour ce court article qui j’espère vous aura donné quelques pistes pour vous faciliter votre organisation au quotidien. Vous connaissez d’autres outils qui vous facilitent la vie ? Partagez vos astuces en commentaire !
Avez-vous déjà entendu parler de la démarche processus dans vos institutions culturelles ? Cette notion m’a longtemps été inconnue, jusqu’à ce que ma collègue et amie, Julie Caron-Vanesse, m’initie à cette approche et me conduise à m’inscrire à un MOOC sur le sujet. Pour être passée dans de nombreux services ayant des classeurs entiers de procédures à suivre, adopter la pensée processus a été une vraie révélation. Pour partager notre enthousiasme nous avons écrit, à quatre mains, un article dans le cadre de notre formation à l’Institut national des études territoriales.
Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, je laisse à ma co-auteure le soin de se présenter.
Mettre les processus au service de la conduite du changement : l’exemple d’un schéma départemental de lecture publique
par Julie Caron-Vanesse et Floriane-Marielle Job
La démarche processus est peu connue au sein des organisations de lecture publique, voire même au sein des collectivités territoriales. Elles sont souvent utilisées par les contrôles de gestion et appréhendés uniquement à travers un prisme financier.
Il paraît important que les managers, et notamment les managers culturels, s’en saisissent pour piloter la politique publique dont ils ont la charge et tous les champs de leurs organisations.
Un processus ?
L’ISO 9000:2000 définit le processus comme un « ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie ».
On distingue plusieurs types de processus :
les processus opérationnels
Ce sont les processus de réalisation, au cœur des métiers de l’organisation, comme par exemple le processus d’inscription d’un usager.
les processus support
Ils sont les supports des processus de réalisation, comme par exemple celui du recrutement.
les processus de pilotage
Ils réunissent les processus non indispensables à la réalisation, mais qui sont au service de la qualité et de la performance de l’organisation, comme par exemple : le processus d’évaluation.
Il existe des standards de modélisation de processus, au rang desquels norme de modélisation des processus métier (BPMN), qui permettent à tous les membres d’une organisation d’adopter un langage commun. La modélisation des processus métier peut être facilitée par l’utilisation de logiciels spécifiques, comme Bizagi Modeler ou Signavio.
Le processus d’élaboration d’une politique publique
L’élaboration d’une politique publique s’apparente à un processus de pilotage qui vise à transformer une vision politique en actions ayant un impact sur le territoire.
Le processus d’élaboration d’une politique publique se fonde sur les ambitions politiques qui sont nécessairement globales, pour aboutir aux réalisations concrètes.
Les interactions entre les acteurs rendent possibles des allers-retours, qui sont souvent souhaitables entre le niveau global et le niveau opérationnel, ne serait-ce que pour explorer les questions de faisabilité.
Le cas d’une politique de lecture publique départementale
Dans le panorama des bibliothèques, les médiathèques départementales ont la particularité d’élaborer et de mettre en œuvre des schémas de lecture publique (appelés également “plan”, ou “plan de développement”). Ils visent à transformer un discours politique en actions concrètes sur le territoire, soit un élément d’entrée en élément de sortie. Pourtant, ils ne sont souvent pas vécus comme tels par les bibliothèques départementales.
Une attention particulière a été portée sur les modalités de construction d’une politique de lecture publique, et ce qui a été l’occasion de travailler à sa modélisation.
Celle-ci permet de rendre perceptible cette nécessaire interaction entre le niveau stratégique et opérationnel dans l’élaboration d’une politique publique. La cartographie d’un processus ne vise pas à figer, mais uniquement à donner un aperçu partageable d’un déroulement ; le processus peut être (et doit être) la cible d’améliorations continues. Notre résultat, le fruit d’un contexte particulier, et sans doute perfectible, peut servir de base et s’adapter à d’autres situations professionnelles.
Pourquoi modéliser un processus ?
Les organisations de lecture publique connaissent déjà une forme de formalisation des différentes activités à travers les procédures. Mais il nous faut distinguer la notion de procédure, de celle de processus.
Les procédures décrivent la manière dont doivent être réalisée les tâches. Il s’agit souvent de documents textuels, qui entrent dans un fort niveau de détails ce qui les rend difficilement appropriables, alors que leur objectif premier était la simplification. La procédure est souvent écrite sans que le processus ait été pensé en amont. En raisonnant d’abord en terme de processus il est possible par la suite de décider, s’il est utile ou non, d’établir une procédure détaillée pour une tâche particulièrement sensible.
La cartographie d’un processus relève tant de la communication que de la structuration d’une activité.
La cartographie des processus a été utilisée comme une méthode de facilitation graphique et vise à rendre l’activité plus appropriable par les acteurs. Son utilisation a été expérimentée auprès de différents types de publics : élu.e.s, cadres, agents. Il s’agit d’un outil facilement compréhensible, bon support pour faire émerger les questionnements et donc lever les incompréhensions et travailler sur les incertitudes. Cette facilitation graphique apparaît comme un atout pour conduire le changement.
En termes de pilotage d’une activité, et au-delà de l’aspect communicationnel, la modélisation d’un processus est un outil pour corriger d’éventuels dysfonctionnements ou améliorer le processus global.
Une modélisation de processus n’est pas un rétroplanning. Ainsi, la cartographie décrit des enchaînements logiques et non des successions temporelles de tâches. En fonction des projets, la construction d’un rétroplanning en complément de la modélisation du processus sera donc une étape indispensable, notamment pour avoir une meilleure visibilité des délais.
Et après ?
En se dotant d’un outil de facilitation graphique tel que la cartographie des processus métiers, l’organisation se donne toutes les chances de conduire sans heurts le changement. Une fois la modélisation réalisée, les dysfonctionnements et/ou améliorations sont alors visibles par tous. Cette lisibilité permet de donner du sens au changement, en en partageant les clés de compréhension.
Envie de consulter d’autres publications tout aussi intéressantes ? Rendez-vous sur la nouvelle publication Culture et territoire de l’INET qui rassemble les articles et vidéos réalisés par la promotion Gerda Taro et Robert Capa.
Je sais ce qu’est une bonne équipe. J’ai eu la chance à travers mes expériences professionnelles de rencontrer des collectifs de travail qui m’ont permis de valider le fait que oui, ensemble on va plus loin. Une équipe qui fonctionne bien, cela vous donne de l’énergie pour vous lever le matin malgré les difficultés qui peuvent advenir, parce qu’ensemble on est plus résilients et créatifs. Mais au final, qu’est-ce qui fait les grandes équipes ?
Je ne suis pas la première, ni même la dernière à me poser cette question, et heureusement d’ailleurs. Pour cet article je me suis donc plongée dans les productions sur ce sujet que vous retrouverez dans les notes plus bas.
S’il n’y a pas de recette miracle quant à la façon de créer un collectif de travail qui marche, l’expérience et la recension des beaux exemples permettent de faire ressortir les éléments importants dans la dynamique d’une équipe. En espérant que cela vous inspire en tant que manager!
NB : Évidemment dans cet article je ne rappellerai pas l’importance de connaître et d’être à l’écoute de chacun de ses collaborateurs, partant de l’idée que ce sont des principes de base pour toute équipe.
Créer votre propre mythologie
Dans nos institutions nous avons la chance de souvent être les héritiers d’une longue histoire, qu’on le veuille ou non elle fait partie de notre identité professionnelle. Première bibliothèque à avoir été informatisée, musée aux collections offertes par tel notable, dernier établissement à avoir une desserte en bibliobus…autant de fait marquants que les membres de l’équipe rappellent à chaque présentation de leur établissement.
Si c’est important de connaître son passé, lorsque l’on cherche à redynamiser un collectif de travail autour de nouveaux projets, il est aussi nécessaire de regarder vers l’avenir. C’est donc le moment de travailler avec ses collaborateurs sur les valeurs que nous partageons et sur le sens de l’action. autrement dit : pourquoi tous les matins nous nous levons pour venir travailler. Séminaires, conférences, ateliers créatifs, visites d’autres lieux… voilà des leviers intéressants à mobiliser pour construire ensemble les fondations du travail que nous faisons.
Seulement, une fois ce travail fait, il faut entretenir au quotidien cet attachement de chacun à ses valeurs et à cette nouvelle identité que l’on a co-construit. Un moyen assez simple pour cela, c’est de faire faire quelques goodies qui symbolisent ces valeurs communes : mugs, stylos, tote-bags… autant de signes d’appartenance à cette communauté d’esprit que vous avez créé ensemble et que chacun sera fier d’arborer.
Instaurer un climat de confiance
Rien de plus paralysant dans l’action que l’incertitude. Quand on ne sait pas de quoi demain sera fait, que l’on est pas assuré de la pérennité de ses activités, impossible de s’investir dans des actions créatrices et créatives. La crainte de la perte de son emploi, la frousse d’une saute d’humeur de son collaborateur, la peur d’un changement politique sont autant d’éléments qui peuvent créer un climat d’incertitude parmi nos équipes et ainsi mettre en péril notre dynamique de groupe.
En tant que manager, il est de notre responsabilité de protéger nos équipes contre les aléas du quotidien. Pour cela il faut accepter d’être en première ligne lors des moments difficiles, en étant à la fois paratonnerre – vous concentrez les critiques sur vous – et parachute – vous essayez de limiter l’impact négatif sur vos équipes de ces aléas.
Vous allez sans doute me répondre que cette responsabilité morale est trop importante pour vous. Être seul à porter toutes les difficultés ? Vous n’avez pas signé pour cela ! Rassurez-vous, de part votre courage managérial vous allez instaurer un climat de confiance qui aura beaucoup d’effets vertueux, car le courage inspire le courage et la dynamique se renforce ! Besoin d’être encore convaincus ? Je vous conseille la conférence TED de Simon Sinek sur « Why good leaders make you feel safe ? « .
Grâce à ce climat de confiance où les individus sont au cœur de nos préoccupations, chacun se sent reconnu et a donc envie de s’impliquer. L’entraide qui se met alors en place contribue à renforcer le sentiment d’appartenance au collectif que vous avez formé. C’est l’idée que tous les membres d’une équipe sont connectés et qu’ils partagent un futur commun.
Le pouvoir de la vulnérabilité
Nul n’est sans failles. Ca paraît évident et pourtant en tant que directeur d’établissement la tentation serait de toujours vouloir garder la face. Il y a cependant une grande force dans la capacité à reconnaître ses limites : dire que l’on ne sait pas, que l’on a plus la force, que l’on a échoué, que l’on s’est trompé. Dire cela, c’est se placer en égal de tous ses collaborateurs : je suis humain comme toi, je fais de mon mieux, mais là je me suis plantée.
Se montrer vulnérable lorsque l’on est directeur peut avoir des effets assez cathartiques et être un vrai plus à l’heure où l’on cherche à développer la culture de l’essai/erreur. De fait, quand quelqu’un en position de responsabilité accepte de révéler ses failles, ses collaborateurs vont avoir plus facilement confiance pour verbaliser leurs propres difficultés et erreures. L’amélioration de la communication permet à l’équipe d’engager ensemble les actions nécessaires pour résoudre le problème ou réaliser le projet, de l’intelligence collective en somme. Daniel Coyle dans son ouvrage The Culture Code, décrit cette dynamique comme le cercle vertueux de la vulnérabilité car il permet in fine de renforcer la confiance entre les différents membres de l’équipe.
Comment encourager cette culture de la vulnérabilité ? Il faut déjà en tant que manager donner l’exemple. Ensuite, on peut mettre en œuvre de manière systématique l’analyse des actions effectuées ou after action review. A l’issue de chaque action menée, et dans un contexte de bienveillance, on demande aux personnes impliquées d’identifier les forces et les faiblesses du projet en en expliquant les causes. Cela peut se faire sous la forme d’une courte réunion ou par courriel. L’idée c’est d’interroger la personne avec qui l’on a travaillé sur ce qui s’est bien passé et ce que l’on aurait pu faire de mieux. Cela permet d’encourager le feedback et démontre que nous sommes tous dans une démarche de progression. Finalement c’est plutôt courageux d’être vulnérable !
Ce qu’il faut retenir :
Pour qu’une équipe fonctionne bien, il faut donc qu’elle sache pourquoi elle agit. Le manager doit quant à lui cultiver un environnement de confiance et encourager à montrer sa vulnérabilité. Ces éléments permettent de développer la bienveillance et l’entraide ce qui contribue à la réussite des projets. Le seul secret c’est que le développement de cet état d’esprit doit passer par vous. Rien de tel qu’une petite citation de Gandhi pour vous inviter à l’action : “soyez le changement que vous voulez voir dans le monde”.
Pour aller plus loin :
Daniel Coyle, The Culture Code: The Secrets of Highly Successful Groups, Bentam (2017) : un ouvrage qui à travers des exemples d’équipes qui marchent met en lumière les clefs essentielles pour cette réussite.
Simon Sinek, How great leaders inspire action ?, TED Talk (2009) et Start with why, How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action, Portfolio (2011) : une vidéo TED et un livre qui revient sur l’importance de travailler d’abord sur le sens avant de s’attacher au comment et au quoi afin d’insipirer l’action et de promouvoir son service. Une approche tirée d’exemples historiques marquants.
Vous avez vous aussi, souffert pendant des heures à écouter parler un conférencier qui ne faisait que lire ses slides et vous paniquiez à l’idée d’en être à la diapositive 49 sur 290 ? Les pavés de textes et les schémas incompréhensibles vous donnent encore de l’urticaire et l’idée de devoir à votre tour imposer le même cauchemar à vos équipes ou à votre hiérarchie vous brise le cœur ? Si vous vous reconnaissez dans ce paragraphe, alors cet article est fait pour vous !
Avoir un support visuel en réunion est loin d’être une obligation, lorsque l’on est bon orateur et percutant. Seulement ce n’est pas tous notre cas… Il faut aussi considérer que les présentations permettent de retenir l’attention des personnes qui ont une mémoire plus visuelle qu’auditive. De plus l’évolution des us et coutumes managériaux fait désormais qu’arriver avec une présentation est quasiment un pré-requis. Alors comment ne pas tomber dans le travers des slides qui finissent par être une glose illisible ? Dans cet article je vous présente quelques idées pour améliorer vos présentations en réunion. Notez que non je ne parlerais pas de Prezi, car oui j’ai un problème d’oreille interne et donc ce programme me donne à chaque fois le mal de mer.
La méthode Pecha Kucha
Une image vaut mille mots, dit le proverbe. C’est exactement l’idée derrière le concept, certes un peu extrême, de Pecha Kucha. Le principe : diffuser une série de 20 images pour une durée de 20 secondes chacune qui viennent ainsi rythmer une présentation nécessairement courte. S’il ne vous est pas possible de faire tenir votre propos dans un peu plus de six minutes, vous pouvez au moins garder l’idée d’illustrer simplement chaque axe de votre speech par une image. Je ne vais pas encore ramener les conférences TED sur le tapis, mais c’est exactement le modèle de présentation graphique recommandé par leurs coachs aux différents speaker.
Piktochart
Envie de malgré tout mettre quelques mots de texte ? Piktochart, dans sa version gratuite et en ligne, vous permet de créer de belles présentations, illustrées grâce à leur banque d’images et de pictogrammes qui permettent de venir renforcer la force de vos propos. L’application est plus maniable et offre plus d’options que le site Canva. La promotion Gerda Taro et Robert Capa de conservateurs de bibliothèques est une ardente pratiquante de ce logiciel qui permet de mettre toute sa créativité au service de son projet.
Les planches
Les amateurs de séries télé se rappellerons peut-être des planches d’intention que présentent les créatifs pubards dans la série Mad Men. Pas besoin de siroter un verre de bourbon à deux heures de l’après-midi pour avoir le droit de créer de belles présentations que l’on peut accrocher directement dans la salle de réunion (oh la belle œuvre d’art) ! Ce support est particulièrement adapté pour une restitution de groupes de travail car il permet à chaque sous-groupe de construire un panneau qu’il présentera par la suite. L’idée, c’est sur un support en carton plume ou rigide, de coller des images et graphiques ou carrément de dessiner pour illustrer son sujet. C’est l’idéal pour mobiliser les personnes kinesthésiques.
Si avec cela vous n’avez pas trouvé de quoi mettre fin à la fameuse « pensée Powerpoint » et à l’hégémonie de Microsoft sur nos réunions, je rend mon tablier ! Si cet article vous a plu, je vous présenterai prochainement quelques idées pour faciliter le compte-rendu de réunion.
Des idées à nous faire partager ? N’hésitez pas à partager vos expériences dans les commentaires ou sur les réseaux sociaux !
Pour aller plus loin :
Franck Frommer, La pensée PowerPoint. Enquête sur ce logiciel qui rend stupide, La Découverte, coll. « Cahiers libres », 2010, 260 p.
