Réunion ce lundi ! Encore ?

Vous avez le ventre qui grogne, les yeux qui ont de plus en plus de mal à rester ouverts et la nuque tendue ? Pas de doute vous souffrez d’une réunion qui s’éternise. Vous avez toute ma compassion… Marre de devoir subir ces réunions hebdomadaires qui durent plus de deux heures et qui n’aboutissent finalement à pas grand chose ? Je suis loin d’avoir la solution miracle pour assurer à coup sûr une réunion performante, mais je vous propose dans cet article de tout d’abord vous rappeler les bonnes pratiques en matière de conduite de réunion, avant de vous présenter cinq idées originales pour rendre ces temps d’échanges et de prise de décision plus intéressants et productifs.

A chaque réunion sa configuration, guide des bonnes pratiques :

Réunions de Floriane-Marielle JOB

5 idées pour twister vos réunions :

1 – Changer d’air

La salle de réunion commence à vous oppresser, la seule idée de devoir vous y rendre vous fait bailler d’avance ? Changez de lieu ! Essayez de vous réunir dans votre espace de pause autour d’un café, dans vos espaces publics lorsque vous êtes fermés ou mieux allez prendre l’air. Nilofer Merchant dans une conférence TED passionnante nous propose de faire nos réunions en marchant, un moyen imparable pour être plus créatif et pour lutter contre les effets néfastes d’une position trop statique au travail. Alors on part marcher ?

2 – S’appuyer sur de nouveaux outils

Un projet à créer ou une solution à trouver lors d’une réunion ? Sortez vos post-it et enclenchez une session de tempête dans le cerveau. En permettant à tous les participants d’inscrire leur idée sur papier on permet de lever l’autocensure due à la prise de parole. Vous pouvez ensuite afficher les réponses sur un tableau en les hiérarchisant et en formant des typologies, ce qui vous permettra de mieux cerner le problème.

Une alternative pour ceux qui en on marre de voir leur budget post-it exploser, les cartes heuristiques. Celles-ci permettent une représentation graphique des processus de pensée en faisant un lien entre un concept et les idées qui y sont associées. On note le problème au centre d’une feuille puis l’on se lance dans des branches permettant de traiter les différentes thématiques qui en découlent. On fait circuler la feuille entre les participants et on obtient à la fin une meilleure cartographie du sujet qui nous occupe. Pour en savoir plus sur comment se lancer dans les cartes heuristiques (mind mapping en anglais) vous pouvez consulter le MOOC gestion de projet.

Envie d’aller plus loin en matière de visualisation ? Si parmi vos équipes vous avez un collègue qui fait toujours de petits dessins sur son bloc note ou si vous même vous avez envie de dessiner, lancez-vous dans la facilitation graphique. Le sketchnote, ce n’est pas seulement esthétique, c’est aussi un outil efficace car la visualisation de manière colorée permet de mieux mémoriser et de résoudre des problèmes plus facilement. Pour vous former à la facilitation graphique, je vous conseille d’aller faire un tour sur Youtube ou de suivre sur les réseaux sociaux #sketchnote. Pour ceux qui préfèrent un bon manuel, je vous conseille Le guide avancé du sketchnote de Mike Rohde (Eyrolles, 2017) avec en contributrice Magalie Le Gall bien connue du monde des bibliothèques.

3 – Encourager la participation

Pas facile de libérer la parole en réunion, pression vis-à-vis de la hiérarchie, peur du ridicule, petite forme… autant de raisons qui peuvent conduire l’animateur de la réunion à se sentir un peu seul.

Pour encourager la participation des personnes conviées à la réunion, il est intéressant d’inviter en amont une ou plusieurs personnes à présenter un des sujets inscrits à l’ordre du jour. On leur propose alors de faire une présentation courte de 2-3 minutes pour faire le point sur ce qui a été fait, ce qui reste à faire et sur les difficultés. Les personnes qui interviennent ont donc le temps de se préparer en amont de la réunion et se sentiront ainsi plus en confiance.

Afin d’évaluer l’état d’esprit des participants en début de session pourquoi ne pas leur faire dessiner un smiley révélant leur état d’esprit. Ce petit exercice permettra d’identifier les participants qui peuvent être moteurs dès le début de la réunion et d’avoir une attention particulière pour les personnes inquiètes ou en colère. On refait le même exercice en fin de réunion afin de voir si l’état d’esprit à changé et si la plupart des personnes quittent la table satisfaites.

En introduction et tout au long du déroulement de la réunion encouragez le retour verbal sur vos propositions. Si vous animez une réunion avec de nombreux participants, invitez les gens à se signaler d’un geste de la main. En créant un climat de confiance et en instaurant des principes de respect de la parole de chacun, il y a plus de chance que les langues se délient.

Pour favoriser le débat vous pouvez aussi essayer la méthode des 6 chapeaux développée par Edward de Bono dans son ouvrage Six chapeaux pour penser (Interéditions, 1987) qui invite les participants à endosser un point de vue différent sur un sujet en portant un des six chapeaux, chaque couleur correspondant à une attitude/posture différente : le blanc pour la neutralité, le rouge pour les émotions, le vert pour la créativité, le noir pour le pessimisme, le jaune pour l’optimisme et le bleu pour l’organisation. Cet outil permet à chacun de s’exprimer plus librement tout en abordant la situation sous des angles différents afin d’aboutir à une solution plus complète.

4 – Privilégier la concentration

La concentration est devenue une ressource rare. Nous sommes constamment sollicités et abreuvés d’un flot continu d’information. Ces éléments ne sont pas propices à la prise de décision. Aussi je vous propose d’essayer le temps de la réunion l’exercice de la déconnexion. On dépose tous son téléphone, on limite le recours aux connexions internet et on se concentre. La déconnexion doit avoir comme contre partie une réunion plus courte, on est 100% concentrés et dans 45 minutes la réunion est clôturée !

5 – Des invités extérieurs, pourquoi pas ?

Que vous travailliez sur un nouveau projet ou que vous cherchiez à construire de nouveaux partenariats, pourquoi ne pas inviter des personnes extérieures à vos services à intervenir en réunion ? C’est l’occasion parfaite pour cet invité de marque de vous présenter les projets qu’il porte ou les solutions qu’il a pu trouver à un problème. En tant qu’observateur neutre, l’invité peut également donner un avis riche en enseignement lors de vos débats internes. Pensez-y !

Vous avez mis en place d’autres dispositifs intéressants pour dynamiser vos réunions ? Faites-nous en part dans la section commentaire !

Mécénat, pourquoi pas ?

Vous portez avec vos équipes pour votre établissement, pour vos publics ou pour votre collectivité, un projet riche de sens. Seulement, lorsque arrive le temps des arbitrages budgétaires, impossible de trouver les financements pour le réaliser… Le bruit court dans nos professions qu’il existerait un moyen de trouver des sources de financement supplémentaires à nos ressources propres : le mécénat. Alors que certaines structures comme les musées sont aguerries en la matière, il n’est pas rare que les bibliothèques ne fassent qu’en rêver. Pire, on entend parfois que le mécénat n’est qu’une chimère dont il faudrait se tenir éloigné !

Le mécénat fait l’objet de beaucoup d’idées reçues : complexité, perte du sens du service public, ingérence systématique des mécénes… Il apparaît néanmoins comme une tendance de plus en plus forte, favorisé par la volonté des particuliers comme des entreprises de s’engager pour des causes qui les touchent. Le mécénat est une façon pour chacun de contribuer à une société plus solidaire. C’est également un levier de communication interne pour les entreprises qui démontrent par ce biais leur engagement en matière de responsabilité sociale des entreprises (RSE).

Dans ce premier article d’une série à suivre, je vous propose une sorte de guide du mécénat pour débutants. J’espère lever quelques préjugés encore malheureusement trop ancrés dans nos professions.

Le mécénat c’est quoi ?

L’arrêté du 6 janvier 1989 définit le mécénat comme « le soutien matériel apporté, sans contrepartie directe de la part du bénéficiaire (particulier ou entreprise), à une œuvre ou à une personne pour l’exercice d’activités présentant un intérêt général ». Le mécénat est donc un don. Il se distingue en cela du parrainage, car en matière de mécénat, il existe une disproportion marquée entre les sommées données et les contreparties que le mécène peut recevoir (le plus souvent en matière publicitaire). Ainsi, les dispositions légales insistent sur le fait que « le versement doit procéder d’une intention libérale de l’entreprise et ne doit pas être la contrepartie d’une prestation que l’organisme a effectuée à son profit »(art 238 bis du Code général des impôts (CGI)).

La loi du 1er août 2003 relative au mécénat, dite loi Aillagon a donné un nouvel élan au mécénat (numéraire, en nature ou en compétence) en ouvrant droit à certains avantages fiscaux lorsque l’organisme ou l’œuvre est d’intérêt général. Ces avantages représentent :

  • pour les particuliers, une réduction d’impôt « égale à 66% du montant des sommes prises dans la limite d’un plafond global de 20 % du revenu imposable qui correspondent à des dons et versements » (art 200 du CGI),
  • pour les entreprises, une réduction d’impôt égale à « 60 % des versements effectués par les entreprises dans la limite de 5 pour mille [de leur] chiffre d’affaires » (art 238 bis du CGI).

Dans le domaine culturel, de nombreuses institutions correspondent au critère d’œuvre à caractère d’intérêt général, ce qui leur permet de recevoir des fonds dans le cadre d’un mécénat ouvrant droit à un avantage fiscal (art 6 de la loi du 2 août 2003). C’est notamment le cas pour l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements (voir : BOI-BIC-RICI-20-30-10-10, n°60), les organismes d’intérêt général (associations loi 1901 dont la gestion est désintéressée et l’activité non lucrative et non concurrentielle), les fondations et associations reconnues d’utilité publique, les fondations d’entreprise, les fonds de dotation, les organismes dont la gestion est désintéressée et qui ont pour activité principale la diffusion du spectacle vivant ou l’organisation d’expositions d’art contemporain.

Le mécénat pourquoi ?

Le mécénat ne permet pas seulement d’apporter une bouffée d’air frais aux structures qui souffrent trop souvent de contraintes budgétaires. Faire appel aux dons des particuliers permet au public et aux contributeurs de se sentir impliqués dans le projet. Ainsi, l’engouement autour des levées de fonds pour l’acquisition de trésors nationaux démontre l’attachement de la population à participer à la conservation du patrimoine culturel. Faire appel à des entreprises permet aussi de bénéficier d’un regard extérieur : le mécène arrive avec sa sensibilité propre et les codes de l’entreprise privée qui peuvent enrichir le projet.

Le mécénat comment ?

Pour lever des fonds, il faut :

  • un projet clairement identifié qui puisse être concrétisé dans un horizon à court ou moyen terme,
  • un objectif défini ou un public cible,
  • une réalisation qui puisse faire l’objet d’une évaluation.

Pour mobiliser les donateurs potentiels, il faut :

  • communiquer sur le projet et ses valeurs, (réseaux sociaux, plateformes de mécénat, communication papier…),
  • avoir l’appui de sa tutelle et mobiliser les autres directions afin de bénéficier d’une force d’entrainement,
  • ne pas sous estimer le rôle des relations interpersonnelles et/ou l’attachement de la population à son patrimoine,
  • se rapprocher des réseaux spécialisés dans la levée de fonds si nécessaire,
  • réaliser une étude du paysage des donateurs potentiels,
  • prévoir les contreparties qui pourraient intéresser le mécène.

Pour garantir le succès du projet :

Il faut comprendre ce que n’est pas le mécénat :
  • Le mécénat n’est pas une baguette magique. Il faut pouvoir présenter un projet structuré au mécène afin de le rassurer sur l’emploi de son don et sur la réalisation finale.
  • Le mécénat n’est pas une tutelle. Il est important de formaliser une convention afin que les deux parties connaissent clairement leur rôle. Au niveau d’une collectivité il peut alors être intéressant de faire adopter une charte du mécénat sur le modèle de celle proposée par Admical. Ces dispositions permettront de plus de limiter les risques en matière de gestion de fait ou encore de droit des marchés publics.
Il faut maîtriser les aspects financiers et juridiques autour du projet :
  • L’évaluation du coût du projet avec des devis détaillés permettra de savoir s’il faut solliciter un partenariat avec un ou plusieurs mécènes.
  • Les règles des finances publiques imposent un principe de non affectation des ressources pour les établissements publics ne bénéficiant pas d’une autonomie financière et dont l’activité est gérée en régie directe, comme c’est généralement le cas pour les musées, bibliothèques, écoles de musique et théâtres. Pour les dons faits pour des projets qui seront financés par le budget de fonctionnement, les actions culturelles par exemple, ceux-ci se retrouveront sur le budget général de la collectivité et il sera alors nécessaire de négocier avec sa tutelle pour que les sommes soient orientés vers le projet. Si les fonds sont destinés à soutenir un investissement il est alors possible d’ouvrir un fonds de concours qui permettra d’affecter directement les dons à ce projet.
  • Pour s’assurer que les opérations mécénées ouvrent bien à réduction d’impôt il est possible pour les collectivités publiques de faire une demande de rescrit auprès de l’administration fiscale, mais ce n’est pas une obligation (art L 80C du Livre des procédures fiscales). Si cette procédure peut engendrer des délais supplémentaires, elle permettra de rassurer les éventuels mécènes. A noter que la délivrance de reçus fiscaux est obligatoire pour les particuliers (CERFA n°11580) mais facultative en cas de mécénat par une entreprise.

Après ce premier panorama du pourquoi et du comment du mécénat vous avez envie d’en savoir plus ? Je vous invite à suivre mon compte Twitter @fmdejob et la liste Mécénat qui vous permet de suivre l’actualité sur ce sujet.

Et vous, avez-vous déjà participé ou pensé à un projet de mécénat ? N’hésitez pas à me faire part de votre expérience ou de vos questions dans les commentaires.

Rester inspiré pour être inspirant ?

3 idées pour un nouveau souffle de créativité en 2018

Vous pensez avoir tout essayé pour rester inspiré dans votre pratique quotidienne de manager. Vous consultez tous les matins votre agrégateur de flux RSS que vous avez choisi avec soin et dont vous avez vous même fait la curation. Vous êtes actifs sur les réseaux professionnels et vous rendez au moins une fois par an à une grand messe des managers de votre profession afin de vous nourrir d’idées nouvelles. Pourtant rien à faire lorsque vous vous retrouvez confronté à un problème d’organisation ou que vous voulez monter un nouveau projet, vous ne pouvez pas vous empêcher de penser au fond de vous que vous êtes sans doute en train de reproduire des recettes éculées.

Comment retrouver l’envie et dénicher des idées innovantes ? Voici quelques pistes pour booster votre créativité !

1 – Une conférence TED tu visionneras

En panne d’idées neuves ? Tournez-vous vers les vidéos des conférences TED qui permettent une diffusion des avancées dans de larges champs de la connaissance.

En 15 minutes vous pourrez découvrir un nouveau sujet et en retirer sûrement de nouvelles façons de travailler ou tout simplement un nouveau souffle d’inspiration ! Je vous conseille de brancher vos écouteurs et de commencer par la playlist de 10 conférences TED pour manager ou en suivant la sélection Travailler mieux !

2 – À des podcasts tu t’abonneras

Vous n’avez pas le temps de lire un livre sur le management d’équipe ou d’assister à un énième séminaire de travail ? Pas de soucis, les podcasts sont là pour vous ! Abonnez-vous ou téléchargez les épisodes qui aiguisent votre curiosité et écoutez-les dans les transports en commun, en faisant la vaisselle ou pourquoi pas pendant votre jogging dominical.

Pour les anglophones, la planète podcast est vaste et il y a de quoi satisfaire quasiment toutes les demandes. Je vous propose donc ici une sélection qui est loin d’être exhaustive :

    • What Great Bosses Know – Jill Geisler vous apporte son expérience si vous êtes à la recherche de conseils pour votre management au quotidien,
    • Extreme productivity – Kevin Kruse vous dévoile dans son émission ses conseils pour améliorer votre productivité,
    • Office Hours – un programme de Dan Pink qui propose une interview d’une heure pour en savoir plus sur le parcours de manager ou de dirigeants ayant connus des succès mais qui ont aussi fait face à des obstacles, ce podcast est idéal pour relativiser ses propres difficultés,
    • This is your Life – Michael Hyatt propose des outils de développement personnel pour managers.

Côté francophone l’offre est encore en développement, mais je vous conseille malgré tout de suivre sur les plateformes de podcast de votre choix Outils du Manager qui propose de traiter chaque semaine une thématique en lien avec les préoccupations des encadrants allant de la gestion d’équipe à l’organisation efficiente de son travail. Le site Je suis manager propose également quelques podcast en ligne qui couvrent les thèmes fondamentaux du travail d’équipe.

3 – D’autres milieux professionnels tu fréquenteras

Rien de plus revigorant que de se rendre à une conférence ou une rencontre de professionnels d’un secteur… différent !

Allez, à titre d’exemple, faire un tour du côté du monde de l’entreprenariat. Je garde de mon côté un bon souvenir et pleins de bonnes idées d’une conférence sur l’entreprenariat culturel féminin organisé au 104 à Paris et qui m’avait revigoré. Les grandes villes comme les moyennes proposent souvent des rencontres ou des conférences programmées par des organisations professionnelles. Assister à une conférence donnée par des architectes sur Construire les villes de demain m’a permis de me donner de nouvelles perspectives dans ma propre pratique professionnelle. Si ce genre d’événements n’est pas pour vous, pourquoi ne pas essayer une application comme Shapr qui met en relation des professionnels afin d’échanger sur leurs projets et enjeux de demain.

En sommes, vous l’aurez compris, pour retrouver l’inspiration il faut savoir prendre du temps pour soi et rester curieux de tout ! Et vous, dîtes-moi en commentaire ce qui vous permet de rester inspiré au quotidien ?

J’irais bien mais je ne sais pas comment…

Trois idées pour faciliter la première visite d’un lieu culturel

Lorsque j’étais étudiante en région parisienne et que je préparais les épreuves des concours administratifs, j’étais constamment à la recherche d’une place dans une bibliothèque où je trouverai une atmosphère chaleureuse et studieuse. Or, il est bien connu que Paris demeure sous dotée en la matière. Certes, il y a de beaux établissements ouverts au grand public comme la bibliothèque Sainte-Geneviève, la Bibliothèque publique d’information (Bpi) ou encore le site de Tolbiac de la Bibliothèque nationale de France (BnF), mais il m’a fallu plus d’un an avant d’oser franchir la porte de ces bibliothèques.

Mais pourquoi cela, vous demandez-vous ? Je fais pourtant partie de ces personnes qui ont toujours eu l’habitude de fréquenter les bibliothèques et les établissements culturels, des plus petites classes, à mes révisions pour le bac, jusqu’à l’Université. Cependant chaque nouveau lieu a ses us et coutumes, ses conditions d’accès particulières et son langage propre. Ce sont tous ces éléments qui conduisent à repousser le moment de la première visite qui sera forcement stressante et nous exposera sans doute à des moments de gêne. Où est l’entrée, comment s’inscrire, à quels espaces je peux avoir accès, quels sont les règles de vie… autant de questions qui tournaient dans ma tête.

Alors où-est ce que j’allais réviser lorsque je souhaitais trouver un endroit propice à la concentration ? Dans un café préalablement sélectionné sur internet pour sa facilité d’accès et pour ses espaces de travail (merci au site du Bonbon pour sa curation). C’est plus cher que la bibliothèque certes mais j’avais plus facilement les codes sociaux pour y accéder. Le plus souvent je commandais un café au comptoir avant d’aller m’attabler à proximité d’une prise (essentiel à l’heure où les batteries ne font pas long feu). C’était simple et sans encombres, mais à la longue autant de café cela fini par donner des aigreurs d’estomac et des palpitations !

Comment ai-je donc fini par prendre ma carte à la BnF et à fréquenter la salle de lecture de la Bpi ? J’y ai suivi une amie (merci Marie) qui m’a fait partager son expérience et m’a donné la clef d’entrée qu’il me manquait. Mon baptême du feu était fait !

Quels enseignements tirer de cette petite histoire ? Dans notre pratique quotidienne de manager culturel on oublie parfois le capital symbolique nécessaire pour accéder à nos établissements qui est pour beaucoup un frein à la fréquentation. Comment peut-on rendre cette première visite plus facile et ainsi améliorer l’accessibilité au plus grand nombre ?

1 – Développer sur son site internet une session visible dès la page d’accueil sur « préparer ma première visite »

À la manière de ma salle de sport qui m’indique dès mon inscription en ligne les conseils pour préparer ma première visite, les établissements culturels ont tout à gagner en adoptant la même stratégie.

En faisant quelques recherches pour cet article, j’ai fini par trouver une page expliquant l’accès la Bpi très bien construite mais malheureusement difficilement accessible et dont la vidéo semble aux abonnés absents. L’Opéra de Paris qui souffre d’une image d’institution élitiste, a développé une très belle foire aux questions qui permet de tout savoir du code vestimentaire, aux questions de réservations.

2 – Réaliser une vidéo de l’établissement allant du mode d’accès, à la présentation des espaces

La vidéo est le médium phare du XXIème siècle et cela tombe bien car elle se prête parfaitement à la présentation d’un établissement culturel.

La palme revient pour moi au Louvre qui, dans sa vidéo, décrit tout le parcours du visiteur et présente les ressources utiles. Les vidéos peuvent aussi être l’occasion d’en savoir un peu plus sur les expositions temporaires proposées par les musées. Dans le cadre du cycle Laboratoire d’Europe Strasbourg (1880-1930), les musées de la ville ont réalisés des séquences filmées pour présenter le projet.

Côté bibliothèques, c’est le projet de Nancy qui a retenu mon attention.  En plus d’un site de présentation des services bien construit, les Bibliothèques de Nancy se sont lancées dans la production d’une vidéo permettant de découvrir toutes les activités possibles en bibliothèque.

Ces petits films représentent un fort investissement, il est donc important de s’assurer d’une diffusion la plus large possible. Cela implique une stratégie de communication construite et une présence importante sur les réseaux sociaux afin de créer une familiarité avec le lieu pour l’usager dès l’expérience en ligne.

3 – Organiser un événement de parrainage

Le pouvoir de la recommandation et des conseils d’un pair n’a pas de prix. Combien de fois avez-vous osé franchir le pas-de-porte d’un nouvel endroit uniquement parce que vous étiez accompagné d’un.e ami.e ?

Pourquoi ne pas impulser cette pratique en proposant à vos abonnés et à votre public d’amener avec eux une personne qui ne connaît pas encore l’endroit ?

Pour encourager ces nouveaux usagers vous pouvez proposer la gratuité pour la personne accompagnée ou bien offrir un petit cadeau qui marquera positivement cette visite. Dans les Laurentides au Canada, le conseil inter-municipal a lancé une campagne nommée Amène un ami pour le jour de la Terre afin d’inciter à la fréquentation des transports en commun. Une idée que l’on peut tout à fait reproduire dans les établissements culturels !

Vous avez en tête d’autres bonnes idées pour aider les non-publics à faire le premier pas ? N’hésitez pas à en faire part en commentaire !