Les outils numériques comme leviers du management paisible
Intelligence collective, holacratie, entreprises libérées, autant d’approches qui ont pour point commun un management plus paisible des collectifs, dans un monde où la pensée complexe n’est plus une option. Les tiers-lieux et les espaces de gestion des communs, qui parviennent à s’organiser au-delà des rapports hiérarchiques en tirant parti des technologies du numérique, peuvent également être des sources d’inspiration pour les managers territoriaux.
Le management paisible c’est…
> une tentative de réponse à la complexification des enjeux des politiques publiques pour maintenir du sens dans l’action pour les équipes et ultimement les citoyens
> définir un socle de valeurs communes permettant d’oeuvrer ensemble pour la réalisation des objectifs partagés
> permettre à chaque membre d’une équipe de se sentir contributeur et d’identifier les autres personnes ressources avec lesquelles collaborer
> fluidifier la circulation de l’information au delà des proximités de fait au sein d’un collectif
> permettre de dépasser les limites que pose parfois une organisation hiérarchique et le principe des filières, pour permettre une implication de chacun et une hybridation des compétences
Propositions d’outils numériques pour enclencher une démarche de management paisible :
Une plateforme de messagerie instantanée propice à la collaboration
Les nouvelles modalités du travail entre présentiel et distanciel, mais aussi la saturation des boîtes mail, invitent à repenser les manières de communiquer au sein d’une équipe. Cela peut passer par une messagerie instantanée qui permet aussi de créer des cercles de discussion par projet ou par groupe de travail. Un format d’échange qui ne remplace pas les temps de rencontre, tout en étant plus chaleureux que les courriels.
Un agenda commun pour la gestion des projets
Un outil partagé qui rend visible pour tous les temps forts dans la conduite d’un projet, les réunions, mais aussi les échéances. Il permet d’associer chacun à la démarche et facilite la circulation de l’information.
Un outil de gestion des tâches collaboratif
La gestion de manière participative ou horizontale de missions nécessite de pouvoir lister, alimenter, attribuer et s’emparer des tâches nécessaires à la réalisation des objectifs. Un tableau partagé ou un outil s’inspirant de la méthode Kanban peut permettre une meilleure visibilité de l’état d’un projet et permettre à chacun d’y apporter sa contribution.
Des documents partagés
Pour éviter des retours de mails avec des suivis de modification sans fin, un document partagé permettra d’améliorer les échanges et les collaborations entre membres d’une équipe devant procéder à un travail rédactionnel.
L’innovation digitale n’est pas à elle seule la réponse aux enjeux managériaux, mais elle peut permettre de répondre à de vrais besoins tout en favorisant les synergies, la collaboration et la créativité au sein d’une équipe. Ces démarches, si elles ont été facilitées par la numérisation des processus de travail au cours de la crise sanitaire, doivent toujours être expliquées et construites en impliquant les futurs contributeurs.
Ça s’agite dans mon corps, grognements, fourmillements, sifflements, contractions. Il est prêt à partir au combat, mais contre qui ? Le seul danger dans cette histoire, le seul bourreau, c’est mon esprit. Au lieu de danser avec la vie, ce con là a décidé d’être en lutte. Du coup la carcasse suit le mouvement.
Le seul endroit confortable, le seul refuge pour eux semble le pays des souvenirs. Le présent tape trop fort ou sonne comme à travers du coton. Le futur s’élève à des hauteurs inatteignables, écrase avec son lot de questions sans réponses et sent déjà le roussit. L’odeur que j’aime moi, c’est celle de la nostalgie. Je pourrais passer des après-midi entiers à m’enfiler les cassettes mentales des épisodes précédents qu’ils soient heureux ou doux-amers. Les terribles, ceux qui font trop chialer, sont dans des espaces de stockage internes nécessitant d’y aller accompagné. Une fois la bonne pellicule trouvée, je déroule, j’analyse et savoure, enfin. Il m’arrive de rembobiner plusieurs fois pour tenter de comprendre et puis finir par réécrire ma propre histoire.
Le danger de ces petites séances de projections, c’est qu’en se complaisant dans ce re-jeu, je passe à côté des nouveaux souvenirs qui attendent là, dehors. Sans nouveautés, je risque alors de convoquer en boucle les mêmes histoires jusqu’à m’en rendre malade et leur faire perdre de leurs saveurs.
Alors cher corps, il serait temps de calmer le palpitant, de retrouver son souffle, de dénouer ses entrailles pour partir vivre un peu. Ne serait-ce que pour s’assurer d’avoir de la matière quand la saison de la mélancolie sera revenue. Accroche toi au printemps et malgré tout à ses promesses.
Cet article a été rédigé par Floriane-Marielle Job, élève conservatrice territoriale de bibliothèques de la promotion Gerda Taro et Robert Capa – août 2017
Je ne vais rien “divulgâcher” en vous disant que tous les candidats aux concours ont dû faire face au stress, que ce soit dans la préparation des épreuves, le jour J, ou dans l’attente des résultats.
Ceux qui prétendent ne pas savoir ce qu’est le stress vous mentent, car oui, cette légère anxiété qui vous prend aux tripes et qui peut, si elle n’est pas prise au sérieux, vous paralyser complètement, est un sentiment profondément humain. C’est simplement le signe que votre instinct de survie est bel et bien là ! En savoir plus sur le portail des PME
Beaucoup de travaux ont été menés sur le stress depuis l’émergence de cette notion dans les années 1930. C’est aussi une problématique dans le monde du travail ; c’est pourquoi les partenaires sociaux lui ont donné une définition que j’aime beaucoup “un état de stress survient lorsqu’il y a déséquilibre entre la perception qu’une personne a des contraintes que lui impose son environnement et la perception qu’elle a de ses propres ressources pour y faire face” (aussi dans le cadre de l’accord interprofessionnel national de 2008, voir l’accord national du stress au travail).
Personne ne va nier le fait que passer des concours de la fonction publique est une contrainte énorme : cela demande une préparation et le respect d’un certain calendrier. Il y a de nombreuses variables que vous ne maîtrisez pas : le sujet que vous aurez, le niveau des autres candidats, l’état d’esprit des membres du jury, les vicissitudes de la SNCF et de la RATP… Ces éléments d’incertitude, il faut que vous les acceptiez, et la seule variable sur laquelle vous pourrez jouer, c’est votre perception de vos propres capacités à y faire face. Comme mes collègues l’ont développé dans leurs articles, la préparation en amont des épreuves est un élément clef pour votre réussite ; seulement, parfois, la peur de l’échec est tellement forte qu’il est quasiment impossible de mettre ses neurones en ordre de marche. Que ceux qui se reconnaissent dans cette description lèvent la main ! Étant passée par là, je viens vers vous avec cinq trucs qui, en plus d’une bonne hygiène de vie, pourront vous aider à mieux appréhender le stress du jour J.
Avertissement classique mais néanmoins nécessaire, ces conseils même s’ils sont nourris de lectures et de recherches personnelles ne peuvent en rien se substituer à ceux d’un professionnel de santé qui pourra vous aider plus facilement à mettre les mots sur vos angoisses et à y remédier.
5. Prenez du recul
Comme vous, les membres de votre jury sont passés par une épreuve orale de concours. Ils savent donc très bien que ce n’est pas toujours un moment très agréable, et ils sont surtout là pour vous aider à montrer le meilleur de vous-même et non pour vous piéger. Qu’on se le dise, on ne vous demandera pas de but en blanc la date de la bataille de Sphactérie et si vous vous trouvez un peu démuni pour une question, l’important, c’est de savoir rebondir sur les prochaines !
4. Marchez
Que ce soit les semaines précédant l’épreuve orale ou le jour J, sortir marcher quelques minutes réduit considérablement le stress, permet de s’aérer et de faire le plein de vitamine D ! Allez ! Comme Kant, on se programme sa balade quotidienne! Pour achever de vous convaincre et réviser votre anglais, voici un article sur le pouvoir de la marche.
3. Chantez
Pas pendant votre oral, évidemment, ni même pendant que vous préparez votre texte (ayez pitié de vos camarades préparationnaires), mais chez vous, sous la douche ou même dans la rue si le cœur vous en dit ! Si vous ne parvenez pas à mobiliser vos cordes vocales, écouter sa musique préférée est également une bonne alternative.
2. Respirez
On a parfois l’impression d’étouffer lorsque l’on est angoissé, pourtant s’asseoir quelques instants au calme et faire quelques exercices de respiration peut vous permettre de reprendre rapidement le contrôle de vos émotions et diminuer votre nervosité. Testez les exercices de cohérence cardiaque ou offrez-vous une petite session de médiation. De nombreuses vidéos et applications vous permettront de vous initier facilement à ces pratiques. En voici une petite sélection : pratiquer la cohérence cardiaque, tester la méditation, choisir son application pour se lancer dans la méditation.
1. Prétendez !
Les travaux de la psychologue sociale Amy Cuddy postulent qu’avoir une posture confiante, même quand nous ne nous sentons pas sûrs de nous, peut augmenter le sentiment de confiance en soi. Avant de partir à l’oral, dans les toilettes avant de rentrer dans la salle, adoptez la posture du super-héros (que vous êtes au fond de vous, on le sait !) : tenez-vous droit, les mains sur les hanches, la tête haute, le menton vers le haut, respirez, voilà vous y êtes, prêt à tout affronter. Gardez cette belle attitude et lors de votre entrée en scène dans la salle d’oral, maintenez une bonne posture : le dos droit, les jambes non croisées, les bras posés sur la table, manches remontées et prêt à vous mettre au travail. (Pour aller plus loin, c’est ici et là).
Avec ces quelques astuces, vous voilà prêts pour triompher des épreuves orales ! Vous avez d’autres techniques dont nous n’avons pas parlé ici ? Faites-nous-en part dans les commentaires !
Je n’ai longtemps juré que par mon Bullet journal, il était mon alpha et mon oméga. Seulement les jours où il m’arrivait de l’oublier à la maison ou au travail, ou encore de changer de sac à la dernière minute, je me trouvais une journée entière sans pouvoir vérifier ou alimenter cette planification des tâches qui peut parfois ressembler à une montagne difficile à attaquer. Après m’être remuée les méninges et extasiée devant le Trello d’une collègue, j’ai décidé de renouer avec cet outil et d’en faire un compas dans la direction d’un établissement.
La rentrée étant souvent synonyme de remise à plat de son organisation de travail, je veux vous présenter dans cet article deux façons d’utiliser Trello : pour organiser son travail et pour piloter l’action d’un service avec son équipe. Avant de se lancer, faisons un petit tour d’horizon de cet outil qui pourrait devenir votre meilleur ami.
Trello pour les nuls
Trello est un outil de gestion de projets en ligne qui permet de visualiser et gérer le flux de tâches d’une équipe. Ses fonctionnalités trouvent leurs inspirations dans les méthodes de management toyotiste « Kanban » et le lean management. L’outil permet de matérialiser les différentes étapes d’un projet ou d’un processus, ce qui donne à chacun une meilleur visibilité, harmonise les pratiques et permet de s’assurer qu’il n’y a pas une trop grande concentration des tâches sur une personne ou une équipe.
L’atout de Trello en comparaison d’autres outils similaires, c’est qu’avec un compte gratuit vous pouvez créer jusqu’à 10 tableaux pouvant correspondre à différents projets ou équipes projets. Chaque tableau peut être composé à loisir ou l’on peut s’aider des modèles présents dans la bibliothèque Trello. L’ajustement des différentes listes dans votre tableau (ce sont les colonnes) permet d’organiser les différents sujets et au sein de vos listes vous pouvez ajouter des cartes qui peuvent être des éléments de brainstorming ou des tâches que vous pouvez attribuer aux membres de l’équipe. Une fois que l’on a un peu pris en main le logiciel les choses deviennent plutôt intuitives et l’on se prend à vouloir créer sa propre structure. Pour les créatifs, Trello permet également de modifier le fond d’écran de votre tableau et d’utiliser des stickers pour encourager les avancées de chacun.
Quand Trello remplace le Bujo
Ne lui dites pas trop fort à mon Bujo (aka Bullet Journal) mais je crois bien que je lui préfère désormais mon Trello. La fonctionnalité la plus intéressante du Bullet journal en comparaison à un agenda standard est la possibilité de planifier des tâches et de prévoir à l’année les grands jalons de la vie d’un service, puis mois par mois et même semaine par semaine la to-do à accomplir.
Pour mon organisation personnelle dans le pilotage d’un service ce sont donc ces fonctionnalités que j’ai cherché à redévelopper dans mon Trello. Au début de mon tableau j’aime avoir les grands objectifs et le cap pour l’année en cours. Une manière chaque matin de m’assurer que l’énergie que je déploie se concentre sur les bonnes actions. Pour les autres colonnes après plusieurs mois d’expérimentations, j’ai choisi pour ma part la répartition suivante : aujourd’hui, cours, moyen et long terme. Si pour vous chaque mois est marqué par des temps forts vous pouvez créer douze colonnes pour visualiser dans un tableau les grandes tâches à accomplir dans l’année.
Si vous souhaitez vous inspirer de ce principe pour créer votre propre Trello vous pouvez retrouver le modèle que j’ai créé pour vous.
Piloter la gestion des tâches de son équipe
Trello est un outil de gestion de projet, il est donc particulièrement utile pour animer la vie d’un service ou d’un groupe de travail. Comme un tableau sans fin n’est pas forcement digeste,il est plus utile d’utiliser un tableau par groupe projet sachant que tous les membres d’une équipe peuvent accéder à l’ensemble des tableaux présents sur Trello. Le choix d’une thématique est plus motivant car on peut véritablement voir l’avancement du projet sur lequel on est positionné. La liste interminable des choses à faire finie par alimenter la colonne des accomplissements, ce qui est très satisfaisant.
Les cartes permettent le suivi : de l’ordre du jour des réunions, d’archiver les documents de compte-rendus, de créer des boîtes à idées, de faire des listes de tâches. Il est également possible de lier son Trello avec d’autres outils tels que Google Drive, un agenda ou la messagerie instantanée Slack pour automatiser certaines tâches ou faciliter les liens entre les différentes plateforme.
L’avantage de cet outil en ligne est qu’il est parfaitement adapté au travailleur nomade ou au télétravail, il est très intéressant pour suivre l’avancement de chacun lorsqu’il n’est pas forcement possible d’être tous en présentiel.
Pour vous aider à constituer votre premier Trello pour le suivi des projets de votre équipe vous pouvez utiliser ce modèle.
J’espère que cet article vous aura donné des idées pour explorer les potentialités de l’outil Trello et qu’il vous permettra d’avancer vers la réalisation de vos projets. N’hésitez pas à partager vos conseils sur la manière dont vous utilisez Trello ou les autres outils de gestion de projet qui vous aident au quotidien.
Récite ta poésie ! As-tu appris ton poème ? Le premier rapport à la poésie est dans l’enfance souvent celui de la contrainte. Les mots qui s’enchaînent ne font pas toujours autant sens que les contes et les histoires. Les maîtres.ses ont beau inviter à les illustrer, à les mettre en chanson, les poésies quand elles ne sont pas fables restent souvent des incantations. Il y a ceux qui excellent dans l’art de la récitation et qui deviennent à ce titre une gloire familiale et d’autres à qui échappent toujours un quatrain. Pourtant en poésie, point de compétition et peut-être que l’oubli d’une partie d’un poème en est déjà une sublimation.
C’est souvent aux premières heures de l’adolescence que la poésie entre vraiment dans nos vies. Ses rimes, son phrasé, sa cadence, sa complexité sont du baume au cœur et la porte ouverte vers un ailleurs pour ces nouvelles âmes. Les premiers textes composés sont d’ailleurs souvent des poèmes qui sont le langage de l’être, du devenir au monde. Quand tout est flou, confus, complexe, lorsque l’avenir est incertain ; la poésie par sa forme quelque peu mystérieuse permet d’avancer. Tel un magicien, un peintre, un savant cuisinier, allongée sur mon lit j’assemblais adolescente des mots. Il suffisait que le stylo touche le cahier pour que l’alchimie opère. Noms, verbes, adverbes, adjectifs et autres conjonctions de coordination devenaient alors des formules aux grands pouvoirs. Coucher ces quelques mots sur le papier, les voir se matérialiser, entrevoir leur beauté et savoir qu’ils nous racontent bien plus que l’on ne le pense, qu’ils nous mettent à nu, tout en restant finalement suffisamment obscurs, comme s’ils n’avaient pas complètement levé le voile de la vérité.
Voilà l’effet cathartique de l’écriture poétique.
Puis le nuage de doutes qui entoure l’adolescence se lève. Se forment alors des certitudes qui, si elles permettent d’avancer, rendent la connexion avec la poésie plus difficile. La quête de l’utilité commence et avec elle l’envie de construire son avenir. L’ère « adulte » s’ouvre. Les mots doivent avoir un sens, leur arrangement former un propos construit et la lecture doit avoir un objectif précis. Les assemblages, les jeux, les images, les assonances, perdent alors de leurs pouvoirs. Ce ne sont plus les idées qui sont obscures, mais les poèmes qui nous deviennent opaques. Nous nous trouvons bien naïfs d’avoir noirci tant de cahiers de vers, de rimes et d’espoir. L’aspiration est désormais celle du roman, avec sa trame narrative qui nous fait croire que l’existence serait un enchaînement de causalités conduisant à une suite logique d’événements et, évidemment, à une fin hautement désirable. Ah le romantisme, celui qui nous fait croire que l’on peut avancer dans la vie selon un canevas bien dessiné, puis une péripétie arrive et chamboule toute l’histoire. C’est alors que l’on prend conscience des limites de la narration.
C’est là, dans l’incertitude de l’existence, dans les périodes de crise, quand plus rien ne semble tenir, que la poésie revient. Comme une nécessité, comme la seule manière de comprendre l’incompréhensible, comme une prière de reconnaissance pour le précieux des petites choses. Les poèmes reviennent dans nos vies quand toutes les certitudes ont été déconstruites et lorsque derrière les masques se révèlent de nouveau l’âme de l’enfant qui sommeille en chacun de nous. Quelques mots pour consoler des plus grands chagrins. Dans les grands bouleversements, il y a peu de choses que l’on puisse faire, il y a peu de peines qu’un poème ne puisse consoler. Chagrins d’amour, disparitions de proche, échecs, questions existentielles, tout dans le poème permet de trouver des réponses ou plutôt de ne plus en chercher activement. La puissance du poème, c’est comme la puissance d’un tableau en comparaison à la photographie. La poésie laisse dans les interstices libres du vers, toute sa place au vagabondage de l’esprit. Le poème ne devient pas tant dans l’action de son auteur, que dans la libre interprétation qu’en fait son lecteur. Tout devient alors possible, manger un pied, remplacer un mot, oublier un quatrain, quand nous lisons ou murmurons un poème.
Lorsque le monde semble perdre pied, que tous les exercices de rationalité semblent vains, la plume du poète vient réordonnancer l’univers. Cette plume refait du lien là où la beauté et l’amour avaient été effacés. Elle se fait aussi arme de résistance contre la froideur d’un droit rédigé par une minorité ou d’une plume acerbe utilisée à l’encontre de la fraternité. Pour écrire des poèmes, il n’y a pas toujours besoin d’encre, car la poésie c’est surtout un regard porté sur le monde. C’est voir dans l’infiniment modeste, dans le petit, dans le quotidien, la beauté de l’être, l’esthétique du rien qui donnent pourtant à chaque seconde son importance.
À l’heure de la performance, des conditions générales de vente imposées, des mails à traiter, des bouleversements qui s’opèrent… lire, écrire et vivre des poèmes, apparaît comme le plus grand acte de résistance, de courage. Qu’ils soient haïku, alexandrin, en forme libre, ou pièce de théâtre, les poèmes par leur simplicité, vacuité et beauté sont devenus d’autant plus nécessaires. Nous ne sommes pas nés pour être seulement utiles et productifs, l’expérience d’être sur Terre, d’être au monde, est aussi une expérience plus spirituelle. La beauté des poèmes permet de se reconnecter à sa présence au monde.
Il en faut du courage pour écrire des poèmes, il en faut des poèmes pour se donner du courage, sans courage point de poèmes. Pour accompagner ces heures nouvellement libérées de quelques poèmes je vous glisse ici les recueils qui m’ont récemment le plus touchés :
Il y a le monde, d’Alain Serres, qui est en si peu de page l’histoire d’une vie pleine d’aventure et de cœur et dont les vers parleront aux plus jeunes comme aux plus grands.
Enfin le royaume, de François Cheng, dont les vers empreints de spiritualité et d’optimisme donneront matière à penser nos expériences contemporaines. « Car vivre / C’est savoir que tout instant de vie est rayon d’or / Sur une mer de ténèbres, c’est savoir dire merci ».
Bright star, de John Keath, comme une méditation et une invitation à nous rapprocher de la nature.
Le plâtrier siffleur, de Christian Bobin qui par la singularité de son regard au monde nous permet de voir la poésie dans chaque choses et invite à retrouver de l’estime dans les actions du quotidien.
Les outils numériques, auparavant présentés essentiellement comme un moyen d’augmenter sa productivité et comme un risque de remettre en cause la séparation entre vie professionnelle et vie personnelle, se révèlent dans le contexte de confinement plus essentiels que jamais. Si certaines organisations de travail disposent d’outils et de suites de logiciels qui permettent de faire cette transition facilement du présentiel au distanciel, il n’en est pas de même pour toutes les structures. Dans cet article je vous partage les outils que j’ai pu mettre en place avec mes collaborateurs depuis plusieurs mois et ceux que nous utilisons de manière plus récente pour maintenir l’activité de notre structure et maintenir le lien au sein de toute l’équipe.
Whatsapp pour informer
L’outil le plus simple à mettre en place lorsque ses collaborateurs disposent d’un smartphone ou d’un ordinateur est évidement Whatsapp. Cet outil de messagerie instantanée permet de créer facilement un groupe de communication qui est un fil ininterrompu et non thématisé. De part ses caractéristiques, Whatsapp est donc plus approprié pour une information générale sur la situation actuelle, pour porter une assistance technique sur la connexion aux autres outils du télétravail et pour entretenir la vie de l’équipe. Pour que ce genre de groupe d’échange ne soit pas un lieu de propagation des fausses informations à un moment où le doute et la peur peuvent faire loi, il est important d’assurer un respect de certaines règles de publications. Ainsi Whatsapp peut servir à diffuser des photos rigolotes de ses animaux en télétravail ou les jolis paysages aperçus par la fenêtre mais pas à diffuser des rumeurs non fondées.
Slack pour communiquer
Slack est un messagerie instantanée professionnelle qui permet au quotidien de se délester d’une partie des mails qui s’accumulent dans nos boîtes de réception et ne comportent que quelques mots de réponse à une demande faite. Pour un « OK » ou « Bien pris note » ou « En cours de mise en œuvre » il n’y a pas besoin de s’envoyer un mail au quotidien. Slack permet aussi une communication plus facile dans des espaces de travail multi-sites ou lorsque l’on ne veut pas sans cesse se lever pour déranger un collègue. En mode télétravail, Slack devient l’outil de communication qui remplace les échanges verbaux. Il y a, comme sur Whatsapp, un fil de conversation général qui peut suppléer un mail groupé et permettre une information générale. En plus de cela il y a les fils thématiques qui peuvent permettre à une équipe projet d’échanger sur un point particulier, auxquels s’ajoutent les groupes de messages et messages directs. Slack ne permet pas de remplacer le contact humain, mais permet de faciliter la collaboration à distance et de pouvoir appréhender en tant que manager comment mobiliser ses équipes.
Discord pour se réunir
Si la voix de vos collègues vous manque, car oui parfois les mots ne permettent pas toujours de retranscrire une pensée qui se construit chemin faisant, il est temps de passer à un outil pour organiser des téléconférences. Beaucoup de solutions existent comme Skype, Hangout ou Jitsi Meet pour la visioconférence. Nous avons fait de notre côté le choix de Discord, bien connu des gamers et déjà adopté par plusieurs membres de mon équipe travaillant sur les manifestations vidéoludiques. Discord recoupe certaines fonctions de Slack et en propose d’autres comme la création de chaînes de discussion qui permettent de réaliser des réunions vocales ou vidéo à distance. L’outil permet également un partage d’écran facile, ce qui peut se révéler fort pratique pour porter assistance à un collègue à distance.
Trello pour s’organiser
Trello, que ne peux-tu pas faire ? Cet outil est véritablement génial. Je m’en sers depuis quelque temps comme une sorte de Bulletjournal digital et voilà qu’il est redevenu mon meilleur ami pour la programmation des tâches. Si en amont de la mise en place du télétravail, un plan de charge pour chaque collaborateur a été élaboré, la situation évolue et les choses sont amenées à être réactualisées avec de nouvelles idées qui germent ! Trello, dans le cadre du télétravail, permet de faire une liste des tâches par thématiques, d’y notifier les personnes en charge du pilotage, de se fixer des priorités ou des dates limites et surtout chacun peut alimenter ce tableau de bord. C’est évolutif, esthétique, grâce à ses jolis fonds d’écrans et même ludiques avec des petits stickers pour se féliciter de la réussite d’un projet.
Un drive pour échanger
J’ai la chance d’être dans un établissement qui dispose de son propre NAS et qui a donc son propre drive, permettant le stockage et la collaboration sur des documents. Nous avons donc accès à distance à nos dossiers sur lesquels nous avions l’habitude de collaborer. Dans le cadre de la mise en place d’un télétravail généralisé, le drive est un allié essentiel pour partager des documents, collaborer à des rédactions, faire des modifications. Si vous n’avez pas de système de partage de document en ligne, Google Drive avec une adresse mail commune, peut se révéler une option simple et efficace pour une courte durée du fait de la limitation de stockage de l’option gratuite (15 Go à ce jour). L’option de Microsoft One Drive peut également être intéressante si votre équipe est habituée à la suite Office.
Un calendrier partagé
Prévoir de futures manifestations, fixer des temps d’échange ou encore des rendez-vous avec des partenaires, autant d’informations qu’il est important de pouvoir partager avec l’ensemble d’une équipe d’autant plus lorsque l’on travail à distance. Les suites de messagerie professionnelles proposent des Calendrier groupés qui peuvent permettre à une équipe entière de collaborer. Des solutions en ligne existent également et l’option de Google Agenda permet de visualiser plusieurs calendrier dans un même outil (mea culpa pour ne proposer que des solutions non-libres mais par temps de crise je suis pragmatique).
Calm pour respirer
Le télétravail peut permettre d’adopter de nouvelles habitudes et pour traverser cette tempête qui nous arrive, je vous propose de tester la méditation. En lieu et place de la pause café ou de la pause clope, pourquoi ne pas essayer un exercice de respiration ou une courte session de méditation ? Avec Calm vous serez accompagné dans votre séance avec beaucoup de douceur et l’application propose même des exercices de yoga ou de gym douce, un petit complément qui peut permettre de mieux vivre le confinement.
J’espère que cet article vous donnera des pistes d’outils à mettre en place pour accompagner le travail de vos équipes en ces moments si particuliers. Si vous connaissez d’autres outils qui pourraient être utiles, n’hésite pas à les partager !
Comme un cadeau, elles flottent dans l’air, quelques notes de piano qui réconfortent les voyageurs, les petits matins de départ ou les soirs d’arrivées après de longs voyages. Les artistes de quelques instants se succèdent, jeunes enfants venus faire leurs gammes, amis se lançant des défis, un homme qu’on croyait là pour faire la manche, la femme d’affaire avant de partir au travail. Ils ne jouent pas à guichet fermé, pour autant des milliers de spectateurs sont là. Ils ne jouent que pour eux, des petites notes et de beaux accords pour rendre le quotidien moins gris et incertain.
Lui donner rendez-vous et l’embrasser sous la statue de Jean Moulin, dans cette poignée de secondes, s’incarne tout ce que cette gare représente pour moi, un nouveau souffle, un élan de liberté.
Peu importe si les couloirs sont sombres, les amoureux trouveront toujours refuge, joie de l’attente et consolation face aux départs dans tes murs épais, témoins des plus sincères histoires. Tu as des petits airs de glaive planté dans la terre et tu te la joues plus belle gare de France. Tu le mérites c’est sûre, la belle gothique. Celle qui t’a précédée n’avait pas ton faste, ni ta carrure, alors que toi dans tes entrelacements tu tiens toute la complexité de ce territoire nourri et bouleversé par cet héritage franco-allemand. J’aimerais bien un jour visiter ton lanternon et y apercevoir de loin la cathédrale et peut-être de l’autre côté le Centre Pompidou. Je te promets de ne pas attendre, comme j’ai attendu pour visiter le toit de la Cathédrale Notre-Dame de Paris. C’est une erreur de se dire avec vous, les vieilles pierres, qu’on a tout le temps devant nous pour vous visiter. Vous étiez là avant nous et nous vivons ainsi dans l’illusion que vous nous survivrez, alors qu’une flamme, un tremblement et vous voilà reléguées à la carte postale souvenir dans les fonds d’archives patrimoniales.
Tu es de ces personnages, dans la vie, ces adjuvants dans la trame narrative, dont on ne sait plus tout à fait à quel moment ils sont rentrés dans l’histoire. Mon premier souvenir de toi n’est pas si lointain et pourtant il appartient déjà à une autre époque, celle où l’on pouvait parcourir la France en train de nuit, ballottés et bercés sur des centaines de kilomètres pour atterrir au matin sous un autre ciel et toujours l’espérer, sous un autre soleil. La généralisation du TGV et l’arrivée des lignes à bas coût leur a fait du mal à ces villages éphémères mobiles.
Je suis arrivée Gare de Metz fin août 2010 avec quelques affaires et ma mère, pour partir emménager à Toulouse et y commencer mes études. Places assises et non couchées, changement à Montpellier, dos douloureux et sommeil impossible malgré les bouchons d’oreille et le masque sur les yeux. Tu es la gare des nouveaux départs, de ces sauts vers l’inconnu. A l’arrivée m’attendait une vie toute neuve et un avenir à construire. Pour ma mère-louve, cela marquait la fin de quelques chose, elle avait su accompagner son petit louveteau vers l’indépendance, la suite de l’histoire, c’était désormais à elle de l’écrire.
Prendre le train c’est partir à l’aventure, c’est se laisser guider par un autre, vers une destination que l’on souhaite meilleure. C’est aussi parfois se laisser tellement transporter par le moment présent, que la destination anticipée ne se trouve pas être celle vers laquelle on se dirige. Entre toutes tes voies, j’y perds parfois un peu mon latin et un soir d’hiver alors que je voulais effectuer le trajet Metz-Thionville, je me suis retrouvée dans le TGV partant sur le chemin inverse. Il suffit parfois d’un train en retard annoncé sur la même voie qu’un train déjà à quai, pour faire d’un soir de semaine anodin le début d’un scénario rocambolesque. Cette histoire n’aurait jamais pu arriver si j’avais pris ma voiture. Certes j’aurai pu me perdre à la sortie de l’autoroute ou alors vouloir emprunter les routes de campagnes et me perdre entre Rombas et d’autres charmantes bourgades en « -ange ». Mais là, grâce à la magie des rails, à l’humanité des contrôleurs et au grand cœur de mon amie un mardi soir à 20h je partais pour Paris.
Les gares, ces endroits où il est donné de rentrer dans la vie des gens, de découvrir ces petits moments de vie. Gare de Metz, train TER direction Nancy, au pieds de l’escalator un jeune homme et une jeune femme, les yeux rougis, ils pleurent, un collier souvenir d’un amour que l’on appellera bientôt passé, est rendu, le contrôleur annonce le départ imminent du train. Ils se séparent, la voie 7 ne leur aura pas portée bonheur. Elle part, il reste, il prends le couloir pour sortir de la gare en noyant son regard dans la succession de pixels sur son écran de téléphone. On vit tous cette rupture, la gare n’offre que peu d’abris pour ce genre de moments, nous sommes tous là à partager ces moments de vie avec eux. Les gares nous rappellent que sur les rails de l’existence, on est finalement tous bien similaires. Qui n’a pas vécu de séparation larmoyantes sur les quais, qui n’a pas retrouvé un amour attendu pendant de longues semaines à la sortie d’un train, qui n’a jamais vidé toutes les larmes de son corps assis sur son siège la tête appuyée sur la vitre du train ?
Je n’imaginais pas qu’après avoir avalé des milliers de kilomètres en train, je reviendrais à toi qui m’a servie de point de départ. Des gares, ici et ailleurs j’en ai vu, j’en ai aimé des belles et des lointaines, mais voilà le billet pris devait prévoir un jour, un retour. Tu es devenue aujourd’hui ma plus belle armure. Tu rends possible le fait de ne pas vivre où je travaille et m’offres ainsi une prise de distance, une protection. Tu me permets d’avoir une vie a moi, d’avoir 27 ans et de vivre l’inconséquence de mon âge.
En matière de politique culturelle il y a la théorie, ce pays parfait où l’on souhaiterait tous habiter, et la pratique.
Penser et conduire une politique culturelle c’est faire un diagnostic de l’existant, définir des objectifs stratégiques en lien avec les enjeux identifiés, penser une déclinaison en objectifs opérationnels puis en actions et enfin prévoir un dispositif d’évaluation.
En tant que managers culturels, nous maîtrisons à peu près les enjeux de la conduite de politiques culturelles. Mais cette connaissance n’est pas forcément diffusée largement dans nos structures, aussi la mise en place de tels projets peut vite apparaître comme secondaire. Dans ces circonstances, la construction, puis le pilotage d’une politique culturelle doit s’adapter aux contraintes de moyens, sans pour autant renoncer à son ambition.
Je ne vais pas ici me lancer dans de grandes leçons sur tout ce qu’il vous faudrait faire. Je vais plutôt vous proposer quelques pistes de réflexion pour, quand noyés dans le quotidien, vous souhaitez malgré tout prendre un peu de hauteur sur la conduite de vos actions.
1 / S’appuyer sur d’autres acteurs pour réaliser un diagnostic
Le temps du diagnostic est essentiel pour connaître son public, ses problématiques, les acteurs du territoire, les leviers d’action… Le diagnostic permet de comprendre le passé en établissant un état des faits – les forces, les faiblesses et les opportunités d’un territoire – , de nouer un dialogue entre les acteurs et de définir des propositions d’actions.
La réalisation d’un diagnostic implique une collecte de données quantitatives et qualitatives, c’est donc une étape complexe à mener lorsque l’on arrive sur de nouvelles fonctions ou que l’on manque de moyens. Réaliser cette analyse du territoire pour en comprendre les forces et les faiblesses est chronophage en temps et en ressources humaines.
Comme il n’est pas toujours possible de recourir à une aide extérieure pour le conduire je vous propose de vous nourrir d’autres sources pour établir votre cartographie de données quantitatives :
L’INSEE pour avoir une analyse des grandes tendances socio-démographiques
Les CCAS et CIAS pour les villes et intercommunalités travaillent sur des diagnostics sur la santé publique dans le cadre des contrats locaux de santé, au niveau plus macro les agences régionales de santé réalisent des études qui peuvent également être exploitées.
Pôle emploi propose une carte interactive des différentes données ayant attrait à l’insertion et à l’emploi
Une fois ces données collectées reste la partie qualitative de votre diagnostic à réaliser. Une solution a minima consiste à réaliser une enquête en ligne et/ou un focus group avec un panel représentatif d’usagers et partenaires. L’élaboration d’une trame d’enquête et la méthodologie pour animer un groupe de réflexion avec des usagers peut demander un travail dans la durée. Il est alors intéressant de voir les possibilités de collaboration avec les départements de sciences humaines d’universités pour impliquer des étudiants et chercheurs dans la démarche. S’il n’est pas possible de réaliser l’approche qualitative à ce stade, il sera toujours possible de l’éprouver au niveau de la formulation de vos objectifs stratégiques.
Pour en savoir plus sur la méthodologie de travail du diagnostic de territoire, je vous conseille le site Diagnostic-Territoire qui propose des ressources pédagogiques libres pour vous accompagner dans votre démarche.
2/ Mobiliser le terrain et éprouver ses objectifs stratégiques
Même si à ce stade vous avez une vision relativement claire des grands objectifs que vous souhaitez porter, il est important en amont de la formalisation de la politique culturelle de mobiliser autour de soi les acteurs qui seront des leviers du changement.
Faute de pouvoir s’engager dans une grande démarche participative, il est possible de travailler en amont les objectifs stratégiques et de réunir un groupe de travail réunissant l’ensemble des parties prenantes pour éprouver vos propositions. Veillez à réunir dans ces groupes des personnes représentatives des différentes parties prenantes (tutelles, agents, partenaires socio-éducatifs, usagers etc…). À l’issue de cette réunion il faut que les objectifs qui auront été définis répondent aux critères SMART (spécifique, mesurable, acceptable, réaliste, temporellement défini), soient écrits au présent et ne soient pas le reflets de préjugés mais bien issus du diagnostic partagé par les acteurs.
En associant les futurs partenaires sur l’élaboration des objectifs, ont s’assure qu’ils seront bien mobilisés pour monter les actions. Le travail collaboratif sur la définition des objectifs doit également permettre un travail plus pertinent et parfois même plus rapide.
3/ Contribuer au développement d’une culture projet partagée
Piloter une politique culturelle à vents contraires, c’est aussi faire en sorte de diffuser un maximum la culture projet au sein des équipes afin qu’une fois impulsé le projet puisse être pérennisé. La culture projet n’est pas toujours une évidence parmi les équipes, elle bouleverse parfois les manières traditionnelles de travailler car elle conduit à mettre autour de la table des acteurs différents souvent en dehors des organisations hiérarchiques.
Faire accepter la culture projet nécessite de déconstruire ces a priori et de faire percevoir que le mode projet permet de mener à bien les actions en ayant également un suivi. Pour se faire avoir une approche ludique et visuelle peut faciliter la compréhension et l’appropriation. Quelques outils vous seront nécessaire pour pouvoir assurer la mise en œuvre et le suivi de votre politique culturelle : un tableau de suivi des axes, des fiches projet pour les grandes actions, des fiches actions pour permettre à chacun de connaître les animations mises en place. Vous trouverez en ressources complémentaires à cet article un exemple de fiche projet à mettre en place. Une appropriation de ses outils par les équipes est nécessaire pour vous permettre de limiter votre intervention à chaque étape d’un projet dans un contexte où votre temps est compté.
La réalisation d’un tableau de suivi doit vous permettre de réaliser un bilan des actions menées par le biais d’indicateurs et de réaliser un bilan annuel de l’avancement du projet culturel qui servira d’outil de suivi pour vos tutelles. Comment matériellement réaliser ce suivi dans une situation contrainte ?
4/ Formaliser un retour du terrain
Pour s’assurer du bien fondé du déroulement d’une action et de son intégration dans le cadre d’une politique culturelle, il est important de pouvoir l’évaluer. Si le sujet de l’évaluation appel ici un article en lui-même, j’en profite tout de même pour vous glisser une vidéo permettant d’aborder les grandes étapes de la mise en place d’une stratégie d’évaluation incluant des données qualitatives.
Quelques pistes de travail pour mettre en place une stratégie d’évaluation.
L’évaluation est une manière d’éprouver la validité des axes de politique culturelle fixés au début de la démarche. Cela permet également au besoin de faire des réajustements et de faire évoluer le projet culturel dans le temps. En effet toute stratégie de politique culturelle devrait avoir un horizon temporel défini à l’issu duquel il importe d’établir si les objectifs stratégiques fixés sont atteints, à maintenir ou à revoir.
Les clefs de la conduite d’une politique culturelle dans un contexte contraint est donc un exercice empreint de pragmatisme. Partir de données existantes, s’appuyer sur les acteurs du territoires, diffuser une culture projet et d’évaluation autant d’étapes clefs qui vous permettront de porter une politique culturelle que chacune des parties prenantes puisse s’approprier.
Aussi cliché que cela puisse paraître, j’aime beaucoup le principe des résolutions, enfin appelons les plutôt des intentions. La différence ? L’intention est une chose plus positive qu’une résolution qui sous-entend souvent que l’on est pas assez bien et que l’on doit s’imposer un programme drastique pour changer.
Pour fixer une intention, il faut déterminer pourquoi vous souhaitez mettre en place une nouvelle habitude ou une nouvelle manière d’agir. Une fois que vous avez trouvé le sens de votre intention, il faut qu’elle s’exprime en une affirmation. Plutôt que de dire « je veux être plus à l’écoute cette année », il convient de dire « je suis à l’écoute ». Les amateurs de yoga connaissent bien l’idée de l’intention ou sankalpa en Sanskrit, qui guide la pratique des différentes poses. Une fois que vous avez défini votre intention vous pouvez alors travailler à une déclinaison en actions plus précises à mettre en œuvre tout au long de l’année à venir.
Les intentions concernent votre vie de manière globale et ne sont donc pas réservées au champ personnel. Aussi pour 2019 pourquoi ne pas penser à une intention qui vous guidera en tant que manager culturel ! Pour nourrir votre réflexion voici quelques idées d’intentions pour vous inspirer.
Je continue à me former et j’apprends chaque jour.
Dans le flot du quotidien, faisant face aux différentes contraintes, il est facile de faire descendre la formation tout en bas de sa liste de priorités. Pourtant se former c’est investir du temps pour son propre développement – personnel et professionnel – ce qui permet de devenir un meilleur manager et collaborateur. En somme on est loin de perdre son temps. Continuer à se former est un état d’esprit et ne nécessite pas forcément d’investir des milliers d’euros dans des certifications et autre MBA. Continuer à apprendre est aussi une position d’humilité au sein de son équipe car elle montre que nous sommes tous dans un processus d’amélioration et d’élargissement de notre panel de compétences. Si vous n’avez pas la possibilité de partir en formation, je suis sûre qu’il vous est possible d’apprendre de vos collègues ou de rentrer en contact avec des professionnels au sein d’autres services ou établissements que le vôtre. Une bonne occasion pour échanger avec eux sur leurs pratiques et les compétences que vous souhaiteriez développer. S’ajoute à ces rencontres en personne la possibilité de se nourrir de lectures, de veille professionnelle et des différentes formations accessible via des MOOC.
Je suis entourée d’une communauté professionnelle qui me nourrit.
La solitude du manager est loin d’être un mythe, entre sa hiérarchie et son équipe, il lui est parfois difficile de faire part de ses difficultés et de trouver un maïeuticien pour l’aider à accoucher des bonnes solutions. Il est possible de se sentir isolé mais ce n’est pas une fatalité ! Rapprochez vous des paires qui exercent le même type de fonctions que vous qu’ils soient en proximité ou même géographiquement plus éloignés. Comment faire ? Les associations professionnelles sont là pour vous aider. Il y a aussi les communautés professionnelles en ligne, allez-donc faire un tour sur Facebook, Linkedin, Meetup ou encore Shapr pour rentrer en contact avec des personnes avec qui vous partagez les mêmes enjeux. Une autre possibilité est de se rendre à des événements organisés autour des sujets auxquels vous êtes sensibles, pour sûre vous y rencontrerez des personnes intéressantes.
Je vois le positif et capitalise dessus.
Parce que l’on vise une amélioration constante de notre manière de faire, des actions menées, des politiques conduites, en tant que manager on a tendance à se concentrer sur le négatif, sur ce qu’il convient d’améliorer, de changer. Cet état d’esprit est certes positif car il permet une remise en question permanente, néanmoins pour s’améliorer il faut aussi savoir capitaliser sur ses acquis, sur ce que l’on sait bien faire, sur ce que l’on a accompli. Il appartient donc au manager de savoir féliciter les réussites et célébrer les succès. Pour rendre les choses plus tangibles et notamment dans le cadre d’une conduite de changement, il est aussi possible de matérialiser ces victoires par « un mur des succès » sous la forme d’un panneau d’affichage sur lequel on vient coller un post-it ou punaiser un texte ou une photo qui symbolise le progrès accompli. C’est un peu comme l’exercice de développement personnel qui consiste à inscrire trois choses pour lesquelles on est reconnaissant chaque jour mais à l’échelle d’une équipe. Les plus créatifs pourront également en profiter pour exprimer leurs talents graphiques.
Je suis résolu sur mes priorités.
Difficile de garder le cap sur les projets de fond que l’on souhaite mener lorsque la gestion des affaires courantes semble prendre tout notre temps. Pourtant savoir où l’on veut aller en tant que manager est essentiel. Alors pour 2019, je vous propose deux nouvelles habitudes qui pourraient faciliter votre quotidien et vous permettre de maintenir votre intention :
A chaque fin de journée notez les trois tâches prioritaires que vous souhaitez accomplir le lendemain. Soyez réaliste et précis dans la définition de ces tâches. Si vous souhaitez venir à bout d’un gros dossier, découpez le en plusieurs petites actions. Cette technique vous permet de faire des priorités et en plus vous aurez satisfaction d’avoir pu rayer les trois points que vous vous étiez fixé.
Pour les six prochains mois, fixez-vous un objectif que vous souhaitez vraiment réaliser. Faites le point chaque mois pour évaluer si vous avez mis en place les actions nécessaires à sa mise en œuvre. Vous manquez d’inspiration ? Pourquoi ne pas chercher à améliorer la communication interne ou les processus au sein de votre structure, je vous invite à lire les articles en lien avec ses thématiques pour vous donner des idées d’actions pratiques à mettre en place.
Le concept des intentions managériales vous inspire ? N’hésitez pas à partager cet article et à me dire en commentaire quelle est l’intention guidera votre année 2019 !
La bulle informationnelle, voilà un sujet qui fait couler aujourd’hui beaucoup d’encre, fût-elle numérique. La question de la massification de la production de l’information, de sa bonne circulation et de la lutte contre les fake news n’est pas qu’un enjeu pour les journalistes, c’est également un enjeu quotidien pour le manager.
Comment s’assurer, au sein d’une équipe que chacun soit informé à la même mesure ? Sens des missions, conduite du changement, mise en oeuvre de projets… autant de cas de figure où la bonne diffusion de l’information joue un rôle essentiel dans la conduite de l’action.
Que votre équipe se résume à un duo, ou à un paquebot qu’il faut faire avancer dans des eaux quelque fois tumultueuses, avoir une bonne stratégie de communication interne est essentiel. Faire circuler l’information c’est assurer que l’on vise bien le même objectif, que l’on est capable de prendre la relève si un collègue s’absente, que l’on sait qui est en charge de réaliser quelle tâche et pour quand. Une bonne circulation de l’information c’est la seule manière de limiter les rumeurs et le sentiment d’incertitude qui peut naître parmi les équipes dans le cadre de la conduite du changement. Améliorer l’information au sein de son organisation c’est aussi verbaliser le fait que tout ne peut pas être dit à tous dans l’immédiat. En effet, dans la conduite de projet la partie conception nécessite des échanges et une construction des propositionsau sein d’un collectif de direction afin de pouvoir être diffusé à l’ensemble de l’équipe.
L’information c’est le pouvoir dit l’adage. Cette phrase est souvent utilisée pour justifier la rétention d’information comme moyen d’assurer ou de maintenir un avantage sur les autres. Dans cet article je voudrais vous inviter à lire différemment ce dicton et vous montrer qu’une bonne circulation de l’information entraîne le pouvoir : celui de l’intelligence collective. Pas de secret ou de formule magique, pour améliorer la communication interne dans une organisation cela doit passer par les managers, qui dans les méthodes de travail comme dans leurs attitudes, doivent incarner cette volonté d’une bonne circulation de l’information.
Dans cet article je passerai en revue quelques outils pour vous aider à améliorer votre communication interne au quotidien, dans la gestion de projet et dans la conduite de changement.
La communication pour accompagner la conduite du changement
La conduite de changement est l’un des moments les plus propices à la propagation de rumeurs. La crainte d’une perte d’une situation acquise depuis de nombreuses années et de la remise en cause de pratique professionnelles explique que cela peut être une moment crispant. Toute conduite de changement doit donc s’accompagner d’une stratégie de la communication bien pensée.
Il est important de verbaliser les règles de la communication et les faire connaître à l’ensemble des équipes dans le cadre d’une réunion de lancement de projet. Il faut notammentmentionner le fait que dans le cadre de la conduite de changement il y a nécessairement des cercles de confidentialité. Au démarrage et au cours de l’élaboration d’un tel projet il n’est pas forcément opportun d’associer l’ensemble d’une équipe car les pistes de travail évoquées sont encore trop embryonnaires. En amont de toute démarche il faudra fixer les temps d’échange avec l’équipe pour le suivi de ce projet en session plénière ou en groupe de travail en fonction de l’objectif à atteindre. L’important sera de faire en sorte d’encourager un maximum la participation de chacun afin que le maximum d’interrogations aient été soulevées lors de ces échanges. Un compte-rendu diffusé largement permettra de revenir confirmer un point si un doute émerge. Pour sécuriser chacun, il est important de rappeler la temporalité du projet, ses objectifs et de matérialiser cela pourquoi pas par une frise chronologique pour visualiser la progression. Pour la conduite de projet sur des structures de taille importante on peut se lancer dans la rédaction d’un blog (comme ce fut le cas dans le réseau des bibliothèques de Bordeaux sur la question des horaires d’ouverture) qui permette d’archiver toutes les informations relatives au projet et pour les plus visuels d’entre vous pourquoi pas même un compte Instagram !
L’enjeu de la communication dans la gestion de projet
La réussite d’une conduite de projet repose sur la connaissance par chacun des participants de ses missions, sur le partage des informations par tous ainsi que sur le respect des différentes échéances. En somme le succès d’un projet est garanti par une bonne communication au sein de l’équipe projet.
Pour un projet où plusieurs personnes sont amenées à prendre connaissance d’un même contenu ou encore à collaborer à la réalisation d’un même contenu : un outil de partage de note peut se révéler essentiel. Je vous ai déjà parlé d’outils comme Onenote ou Evernote pour votre organisation personnelle, et bien vous pouvez également utiliser ses outils de manière collaborative. En parallèle vous pouvez évidemment avoir recours à un applicatif de rédaction de documents en ligne (type Google doc, MyPad ou ZohoDoc).
Gérer les échéances et la répartition des tâches peut se révéler encore plus ardue lorsque les membres d’une équipe travaillent en distanciel. C’est alors qu’entre en scène des applications de gestion de projet, j’invoque ici Asana et Azendo, mais il existe d’autres solutions qui peuvent également vous convenir (Trello, Clickup). Ces applications vous permettent de diviser un grand projet en sous-tâches, d’attribuer des responsabilités pour chaque tâche, de définir un échéancier (attention, c’est souvent une option offerte avec l’offre premium) et surtout pour le coordinateur du projet de s’assurer d’une visibilité de l’avancée du projet en quelques clics ! Pour voir comment ça se passe je vous conseille les vidéos de démo à consulter pour Asana et Azendo.
Comment mieux communiquer au quotidien ?
Je ne vais pas vous rappeler ici l’intérêt de réunir régulièrement son équipe. Organiser de manière régulière et sur un temps court des réunions permet de favoriser la circulation de l’information au sein de votre équipe et de s’assurer que le niveau d’information est le même pour chacun. Il est également possible de proposer à chacun de prendre la parole, de formuler ses inquiétudes et ses projets, de demander de l’aide ou encore même d’en offrir. Lorsque l’on travaille dans des organisations dont la taille ne permet pas de réunir facilement l’ensemble des collaborateurs, l’alternative est une lettre d’information électronique. En la matière c’est le “less is more” qui prime. Les longs textes sous format Word risquent fortement de rester lettre morte. Une des alternative possibles consiste chaque semaine à retenir 5 points marquants sur lesquels on communique à l’aide d’un petit pictogramme, en utilisant piktochart ou du sketchnote pour les plus talentueux d’entre vous.
Rien de mieux qu’un bon calendrier partagé au sein du service pour savoir qui fait quoi. Plusieurs solutions existent en fonction de la nature de vos services : les calendriers des suites de messagerie, des applicatifs métier ou encore un bon calendrier en ligne peuvent faire l’affaire (Google Agenda ou Framagenda) . L’important c’est de fixer les règles de qui le remplit et surtout de s’assurer que sa consultation soit suffisamment simple pour permettre à chacun de se l’approprier.
Si vous aussi vous avez été confronté à une information envoyée par un collaborateur mais qui s’est retrouvée noyée dans un flot de mails non lus, alors il est peut-être temps de passer à un service de messagerie instantanée. C’est le moment d’investiguer si vous avez à disposition un outil de développé en interne. Si ce n’est pas le cas, pas d’inquiétudes car il existe de très bonnes solutions en ligne : évidement il y a Slack mais aussi d’autres alternatives comme Discord ou encore le petit français talkSpirit.
Mieux communiquer est un engagement au quotidien qui est loin d’être facile ! J’espère néanmoins que ces quelques outils seront pour vous des sources d’inspirations et vous aideront au quotidien !
Et vous quels sont les outils que vous utilisez pour mieux communiquer au sein de votre équipe ? Partagez vos expériences dans les commentaires !
